Problem dan Faktor Penghambat Komunikasi Project Manager

Komunikasi adalah aspek yang telah diketahui sangat penting dan sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek. Seorang project manager menghabiskan sebagian besar waktunya bekerja mengelola proyek pada aspek komunikasi. Sehingga kemampuan komunikasi menjadi sangat krusial bagi para project manager. Namun, siapa sangka bahwa banyak yang tidak tahu dan tidak mengerti penyebab kenapa komunikasi para project manager menjadi jelek.

Komunikasi merupakan faktor utama penyebab kegagalan proyek. Faktor komunikasi bahkan lebih penting dari faktor perencanaan proyek seperti yang terlihat pada hasil survey di bawah ini:

Gambar 1. Penyebab Kegagalan Proyek yang Utama

Penting bagi para project manager untuk mengetahui sejauh mana kemampuan komunikasinya dan seberapa efektif cara komunikasi yang dia pilih. Masalahnya para project manager sering tidak tahu basic knowledge atas komunikasi ini. Mereka lalu mengembangkan kemampuan mereka dengan cara pikir dan gaya masing-masing berdasarkan pengalaman bekerja di proyek.

Gambar 2. Akibat Fatal Kurangnya Kemampuan Komunikasi

Dikarenakan ketidaktahuan itu, lalu muncul beragam masalah dengan komunikasi para project manager. Beberapa yang sering terjadi yang diambil dari berbagai sumber dan pengalaman adalah :

  • Berbicara terlalu banyak daripada mendengar
  • Komunikasi yang cenderung tertulis (bbm, email) ketimbang face to face communication
  • Yes-man padahal tahu persis bahwa jawaban seharusnya adalah NO
  • Memberikan terlalu banyak informasi yg terlalu detail
  • Tidak meminta feed-back / masukan dalam setiap komunikasi
  • Membuat pernyataan yang kontroversial tanpa melakukan sesuatu yang mendasar terlebih dahulu
  • Sering berbohong atas statement. Kadang ini karena maksud tertentu.
  • Mengabaikan kemampuan audience
  • Proses yang membingungkan tanpa hasil
  • Menggunakan format, cara dan style yang keliru dalam berbagai tujuan komunikasi di proyek. Contoh sederhana adalah cara berkomunikasi ke staf dibawa ke customer
  • Mengabaikan faktor motivasi audience dalam berkomunikasi.
  • Salah menentukan prioritas dalam berkomunikasi
  • Memimpin rapat tidak efektif. Terlalu lama, porsi memotivasi atau mengarahkan lebih lama daripada pembahasan esensi materi rapat, hingga kekeliruan menentukan jadwal rapat.
  • Bermaksud memotivasi namun yang terjadi adalah menjatuhkan semangat kerja.
  • Tidak membuat resume sebagai penegasan dalam tiap komunikasi

Masalah-masalah komunikasi di atas utamanya disebabkan oleh tingkat pengetahuan para project manager atas communication knowledge. Pada proyek konstruksi, mereka lebih diajarkan mengenai aspek teknis dan sangat minim sekali aspek soft competences. Inilah salah satu akar masalah yang utama.

Di samping itu, perlu diketahui beberapa penyebab lain atau hambatan yang tidak kalah penting untuk segera diperbaiki atau diatasi, yaitu :

  • Lack of clear communication channel – Ini adalah ketidakjelasan mengenai jalur komunikasi apa yang harus digunakan dalam berkomunikasi. Sehingga sebaiknya dibuatkan guidance singkat – jelas mengenai cara berkomunikasi di proyek seperti basic communication atau prosedur lainnya seperti project communication plan.

Gambar 3. Communication Channel Recomendation

  • The speed of speech and the rhythm of thought – Maksudnya adalah kecepatan pengarahan dan ritme pikiran. Hal ini karena kemampuan audience dalam mendengar dan mencerna suatu komunikasi adalah berbeda-beda. Ada yang cepat dan ada yang lambat. Sehingga project manager harus terlebih dahulu mengukur kemampuan audience sebelum memberikan pengarahan dan diskusi dalam meeting lalu menala speed yg sesuai.

Gambar 4. Speed of Speech Setting

  • Physical distance or the amount of time – Kondisi jarak adalah problem terutama jika harus melakukan komunikasi face to face secara baik. Di samping itu, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk bisa berkomunikasi baik juga menjadi hambatan karena tidak tiap orang memiliki waktu yang cukup sesuai harapan dalam berkomunikasi.

Gambar 5. Physical Distance Zone

  • Inadequate use of technical language – Kesalahan menggunakan bahasa teknis dapat membuat kesalahan persepsi. Sehingga kemampuan bahasa teknis harus dimiliki oleh project manager.
  • Factors in the surroundings that might cause distraction – Kondisi lingkungan adalah hambatan komunikasi yang berdampak pada gangguan kelancaran proses komunikasi. Contoh adalah memilih meeting di restoran dengan live music adalah suatu kekeliruan.
  • Harmful attitude such as disbelief and prejudice – Kondisi kepribadian yang cenderung TIDAK PERCAYA dan PENUH PRASANGKA merupakan problem yang sering terjadi dalam berkomunikasi. Pada banyak kasus, problem ini hampir tidak dapat diselesaikan selain dengan psycological treatment. Project manager harus bebas atas problem kepribadian ini karena komunikasi mustahil dapat dilakukan dengan baik jika terjadi masalah ini.

Gambar 6. Ilustrasi Disbelief dan Prejudice

  • Excessive information – Terlalu banyak informasi yang diberikan dalam suatu komunikasi dinilai tidak efektif karena hanya sebagian informasi yang akan terserap oleh audience dalam tiap kali meeting atau percakapan. Sehingga project manager harus mampu menentukan informasi apasaja yang dapat diberikan dalam satu kali komunikasi.
  • Lack of knowledge regarding the subject that is being communicated – Lemahnya pengetahuan terkait topik komunikasi jelas akan menjadi penghambat berkomunikasi. Project manager dituntut untuk mempelajari terlebih dahulu materi yang akan dikomunikasikan.
  • Cultural differences – Perbedaan budaya adalah hambatan utama dalam berkomunikasi pada lingkungan internasional. Project manager harus memahami budaya lawan biacaranya yang berasal dari negara lain. Gambar di bawah ini menunjukkan budaya tiap negara.

Gambar 7. Perbedaan Budaya Tiap Negara

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Komunikasi and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>