Project Manager harus menjelaskan secara prinsip tentang proyek, bagaimana para pelaku akan bekerja dan tanggung jawabnya, serta menyamakan semangat dan komitmen dalam suatu rapat pendahuluan yang sangat penting, yakni Kick-off Meeting yang pada dasarnya adalah menala tone sebelum orkestra memainkan suatu symphoni.

Kick-off Meeting adalah rapat resmi yang pertama atau di awal proyek yang merupakan meeting terpenting sebagai tanda dimulainya proyek yang dihadiri oleh minimal pihak inti yang terkait dengan proyek dimana sebaiknya tidak lebih dari 15 orang dan harus menjadi meeting prioritas untuk dihadiri. Meeting ini merupakan produk perencanaan penting yang pertama. Meeting ini dapat berlangsung cukup lama. Tergantung dari kompleksitasnya.

Tujuan Kick-off Meeting adalah untuk klarifikasi dan mempertegas serta memahami tujuan dan objective proyek, aturan main dan tanggung jawab, interdependensi dengan proyek lainnya, komitmen untuk kesuksesan proyek, dan penegasan harapan semua pihak. Tujuan lain adalah sebagai pemberitahuan bahwa proyek telah dimulai dan sebagai “ice-breaker” yang tepat. Meeting ini juga berfungsi sebagai dimulainya proses team-building. Tujuan utama meeting ini adalah untuk mendefinisikan proyek dan melakukan perencanaan tingkat tinggi yang esensial. Beberapa agenda yang sebaiknya ada pada kick-off meeting adalah:

  • Meeting Objectives: Terkait apa yang ingin dicapai pada akhir meeting
  • Project Objectives:  Menentukan apa yang ingin diraih pada akhir proyek
  • Project Approach: Mendefinisikan komponen utama proyek, apa yang diharapkan selama proyek berjalan, metodologi spesifik apa yang harus dilakukan.
  • Deliverables: Bicarakan dan diskusikan serta dokumentasikan pencapaian apa yang diharapkan dari proyek. Sedemikian hingga tidak ada misunderstanding terhadap hal-hal yang akan dihasilkan.
  • Project Team: Menentukan struktur organisasi proyek, termasuk stakeholder utama, tenaga ahli yang diperlukan, dan lain-lain.
  • Roles & Responsibilities: Membuat aturan dan tanggung jawab pada masing-masing anggota tim
  • Change Control: Mendefinisikan proses yang akan digunakan untuk memanage perubahan terutama perubahan lingkup.
  • Communication Plan: Mendefinisikan bagaiman komunikasi proyek akan dilakukan, status laporan, frekuensi meeting, dan lainnya.
  • Risks: Identifikasi risiko utama proyek. Buatlah risk assesment sederhana pada sesi khusus meeting.
  • High-level Requirements: Sangat penting untuk mendefinisikan masing-masing persyaratan yang kemudian diberikan kode dan dinilai dalam bentuk indicator high, medium, low.
  • Timeline: Diskusikan timeline tentative untuk proyek. Yakinkan peserta untuk mengetahui timeline tersebut diperlukan untuk memvalidasi detail schedule proyek telah terselesaikan.

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code