Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Project Manager

Dengan fakta bahwa kemampuan komunikasi project manager adalah hal yang utama, maka perlu bagi mereka untuk terus meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Posting kali ini akan memberikan cara dan saran terkait peningkatan kemampuan komunikasi.

1. Memahami dan Mengikuti Model Komunikasi

Tujuan untuk memahami model komunikasi adalah untuk :

• Melukiskan proses komunikasi,
• Menunjukkan hubungan visual,
• Membantu dalam menemukan dan memperbaiki kemacetan komunikasi.

Sedangkan fungsi atas model komunikasi adalah untuk :

• Mengorganisasikan (kemiripan data dan hubungan) yang tadinya tidak teramati,
• Heuristik (menunjukkan fakta-fakta dan metode baru yang tidak diketahui),
• Prediktif, memungkinkan peramalan dari sekedar tipe ya atau tidak hingga kuantitatif yang berkenaan dengan kapan dan seberapa banyak,
• Pengukuran, mengukur fenomena yang diprediksi,

2. Melakukan Komunikasi Informal

Ini terutama bila komunikasi formal dalam meeting dengan para stakeholder hasilnya kurang memuaskan.Project Manager harus mampu menilai apakah aspek diskusi cocok dilakukan dalam komunikasi formal atau informal. Ini sangat tergantung dengan situasi dan kondisi tentunya.

3. Meningkatkan Kemampuan Mendengar yang Efektif

Ternyata seorang pemimpin haruslah lebih banyak mendengar daripada berbicara. Hal ini berkaitan erat dimana pemimpin harus mendapatkan informasi yang memadai secara langsung terlebih dulu sebelum menganalisa dan mengambil keputusan. Di sisi lain, dengan lebih banyak mendengar atau memberikan kesempatan lebih bagi orang lain untuk berbicara, maka orang tersebut akan merasa lebih dihargai dan lebih lanjut akan memberikan penghargaan kepada pemimpin ketika keputusan diambil.

4. Menunjukkan Ketertarikan

Dalam tiap komunikasi, usahakan agar selalu terlihat tertarik atas apa yang sedang dibicarakan. Hal ini akan membuat komunikasi lebih hidup dan orang lain yang sedang berbicara akan merasa dihargai.

5. Kontak Mata

Ketika mendengarkan pembicara, lakukan kontak mata sesering mungkin. Hal ini untuk mendukung upaya terlihat tertarik atas pembicaraan dan keseriusan mendengarkan. Lebih lanjut, pembicara akan merasa didengar dan diperhatikan secara sungguh-sungguh.

6. Put Your Speaker at Ease

Maksudnya adalah usahakan agar pemimpin dalam kondisi yang mudah dan lancara dalam mendengarkan pembicaraan. Posisi harus diusahakan di tengah dan kebisingan harus diatasi terlebih dahulu

7. Recap What The Speaker Said in Your Words

Setelah mendengarkan pembiacaraan dengan seksama dan sesuai dengan beberapa pedoman di atas, maka simpulkanlah apa yang didengar dengan kalimat yang baik, singkat, dan jelas.

8. Jangan Menginterupsi

Inilah yang dirasa sering dilakukan oleh para pemimpin rapat. Menginterupsi hanya akan membuat ide yang sedang keluar menjadi tersendat dan pembicara merasa tidak dihargai walaupun akan menyampaikan suatu hal yang lebih benar.

Cara-cara di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menjadi project manager dengan keahlian GREAT COMMUNICATOR sesuai tuntutannya, harusnya memahami basic knowldege komunikasi dan melakukan komunikasi dengan membuat lawan biacara merasa dihargai, serta mampu melakukan analisa yang tepat dalam mengambil kesimpulan serta paham kapan komunikasi terbaik harus dilakukan. Semoga bermanfaat.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}