Tujuan utama pengelolaan kualitas pada proyek adalah untuk memastikan dan memvalidasi pelaksanaan proyek memenuhi persyaratan proyek termasuk persyaratan produk. Fokus manajemen kualitas adalah membuat perencanaan kualitas yang memadai yang diikuti oleh pelaksanaan yang memenuhi persyaratan agar didapat hasil pekerjaan yang memenuhi ekspektasi atau kepuasan pelanggan. Semua perusahaan direkomendasikan untuk mengembangkan proses ini secara terus menerus hingga mencapai tingkat maturitas pengelolaan kualitas yang tinggi yang akan menjadi daya saing yang tinggi dimasa depan atas kuatnya branding kualitas yang dimilikinya.
Untuk mengembangkan sistem pengelolaan kualitas proyek perlu memperhatikan beberapa faktor kritis sukses agar dapat lebih efektif dan lebih cepat berkembang. Berdasarkan berbagai pengalaman dan lesson learned serta berbagai referensi, terdapat sepuluh faktor kritis dalam pengelolaan kualitas proyek, yaitu :
- Dukungan top management – Merupakan faktor utama dalam manajemen kualitas di organisasi atau perusahaan yang memegang peran penetapan kebijakan dan otoritas penggunaan sumber daya yang mendukung tercapainya target kualitas. Top management juga memberikan dukungan secara aktif atas kesadaran kualitas, dan mengarahkan pada kinerja kualitas yang lebih baik dengan quality policy dan atau tindakan lainnya. Faktor ini juga sangat berperan dalam membentuk budaya kualitas perusahaan yang diperlukan. Termasuk dalam faktor ini adalah dukungan top management atas pengakuan dan penghargaan pada karyawan yang berhasil menjaga dan meningkatkan kualitas.
- Kepemimpinan proyek – Merupakan faktor utama dalam manajemen kualitas di proyek yang memegang peran menjalankan quality policy dan kebijakan top management lainnya yang terkait kualitas. Kepemimpinan proyek juga mengarahkan penggunaan sumber daya yang mendukung tercapainya target kualitas di proyek.
- Efektifitas Manajemen Kualitas – Merupakan tingkat efektifitas manajemen kualitas yang ada di organisasi atau yang diimplementasikan oleh proyek.
- Perencanaan dan disain produk/proses – Merupakan faktor yang mengembangkan suatu produk yang memenuhi kebutuhan pasar dengan keuntungan kompetitif. Disain produk atau proses yang baik untuk manajemen kualitas adalah produk atau proses yang sedemikian akan menghasilkan disain atau produk yang memenuhi target kualitas dengan tingkat penyimpangan yang kecil.
- Pendidikan dan training – Merupakan faktor yang berusaha meningkatkan kemampuan pekerja dan tim proyek untuk menghasilkan kinerja kualitas di atas batas bawah yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.
- Komunikasi – Terutama adalah ketersediaan informasi terkait kualitas. Aliran informasi kualitas yang memadai akan mengarahkan suatu organisasi dalam meningkatkan kinerja. Hal ini akan meningkatkan pengendalian proses dan mengurangi produk yang gagal. Dengan problem-solving yang cepat atas ketersediaan informasi kualitas tersebut, maka pengendalian kualitas akan berjalan dengan lebih baik.
- Pengembangan yang terus-menerus – Merupakan roda dalam kendaraan organisasi yang akan membuat kendaraan dapat terus maju. Pengembangan yang terus-menerus akan dapat meningkatkan kinerja kualitas untuk memenuhi target atau persyaratan kualitas yang diperlukan pada suatu proyek atau pekerjaan proyek.
- Kualitas vendor – Merupakan faktor yang menentukan kualitas proyek. Material atau bagian dari suatu proses yang di-supply oleh vendor dalam pekerjaan di proyek harus berkualitas baik untuk menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang memenuhi persyaratan. Kualitas material yang jelek, menjadi penyebab utama kegagalan kualitas pekerjaan proyek. Penyebab kualitas vendor yang jelek yang sering terjadi adalah karena tingginya tingkat kompetisi dengan sistem tender yang terlalu fokus pada harga.
- Keterlibatan dan kerja sama tim proyek – Merupakan faktor seberapa banyak dan tinggi keterlibatan dan tim proyek. Keterlibatan tim proyek akan meningkatkan dukungan mereka. Keterlibatan tim proyek yang tinggi terkait pengelolaan kualitas, akan meningkatkan dukungan tim proyek dalam mengelola kualitas, sehingga akan berdampak signifikan atas keberhasilan pengelolaan kualitas. Sedangkan kerja sama tim (teamwork) akan menyatukan semangat tim dalam kesuksesan peningkatan kualitas.
- Fokus pada kepuasan pelanggan – Tujuan utama suatu disain produk atau hasil adalah untuk memenuhi kepuasan pelanggan dalam mendapatkan keuntungan yang reasonable. Pelanggan merupakan pendorong utama atas disain produk atau jasa. Fokus pada pelanggan akan meningkatkan keuntungan kompetitif.
Keseluruhan faktor kritis pengelolaan kualitas proyek di atas, sangat direkomendasikan untuk menjadi perhatian dalam pengembangan sistem pengelolaan kualitas proyek untuk mendapatkan hasil yang optimal sedemikian dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan pengembangan market di masa akan datang.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery