Proses pelaksanaan dan penutupan negosiasi adalah tahap lanjutan dan penutupan dari keseluruhan proses negosiasi. Proses ini pada dasarnya menjalankan hal-hal yang sudah direncanakan pada tahap awal yaitu problem analysis dan preparation & starting. Walaupun merupakan proses lanjutan, tahap ini apabila dilaksanakan kurang baik, juga tidak akan memberikan kesuksesan yang optimal. Sehingga perlu untuk memahami dan mampu melaksanakan proses ini dengan baik.

Adakalanya apa yang direncanakan tidak sesuai dengan kondisi pelaksanaan. Pada situasi ini, negotiator perlu melakukan penyesuaian atau improvisasi-improvisasi yang seringkali harus dilakukan dengan cepat. Disinilah kenapa negotiator perlu menambah jam terbang melakukan negosiasi untuk meningkatkan kapabilitas terutama improvisasi bernegosiasi.

Tahap Pelaksanaan

Bertukar konsesi demi keuntungan – Lakukan pertukaran konsesi demi keuntungan. Sebelum mulai bertukar konsesi, mintalah agar semua kebutuhan lawan digelar di meja perundingan dan jelaskan bahwa semua konsesi atas satu isu tertentu adalah syarat untuk mencapai kesepakatan dalam isu lain yang sedang dibahas.

Gertakan dan ancaman – Teknik ini dapat dilakukan jika situasi memburuk dan berpotensi deadlock. Namun perlu diperhatikan dan dihitung risiko yang mungkin terjadi. Teknik ini mensyaratkan antisipasi risiko yang matang.

Mengemas usul – Dalam mengemas usul usahakan dapat menggandakan jumlah variabel isu yang akan dibahas. Setiap tambahan variabel isu akan menghasilkan lebih banyak pilihan yang perlu dikemas. Semakin banyak variabel isu, akan semakin kecil terjadinya kemacetan dan semakin besar peluang terjadinya kesepakatan win-win.

Penawaran balik – Penawaran balik adalah teknik negosiasi bersaing paling keras. Cocok jika negosiator pada posisi pembeli. Teknik ini diikuti oleh teknik adu domba sesama penjual oleh pembeli.

Ciptakan suasana nonverbal yang positif – Ini dilakukan dengan cara menciptakan kesan pertama yang positif. Diskusi pembuka menjadi penentu suasana negosiasi selanjutnya. Kadang dalam negosiasi, 90% hádala untuk berdiskusi, berbicara, mendengarkan, dan saling memperhatikan satu dengan lainnya. Suasana diskusi pembuka sering ditentukan oleh sinyal-sinyal nonverbal.

Mengatasi ketegangan – Saat tegang, yang paling penting adalah pengendalian diri untuk tetap tenang namun awas yang dapat dilakukan dengan cara beristirahat sejenak atau minta break atau alihkan perhatian lawan.

Pengaruhi dengan Pertanyaan – Pertanyaan adalah alat bantu komunikasi yang paling efektif bagi negosiator. Negosiator harus tahu bagaimana dan kapan mengajukan pertanyaan serta menggunakannya untuk mengendalikan arah dan isi pertemuan, negosiasi, atau penjualan. Negosiator trampil akan mengajukan pertanyaan dua kali lebih banyak dari pada negosiator lainnya. Negosiator yang berhasil akan menggunakan pertanyaan untuk memasukkan idenya ke dalam benak lawan, dan membuat mereka merasa ide itu adalah milik mereka.

Terjemahkan kata yang tersirat – Pahami kata yang tersirat, namun sebaiknya menghindari penggunaan kata yang tersirat.

Memberikan sinyal Kemajuan – Sinyal kemajuan adalah suatu milestone penting dalam negosiasi. Ketika proses negosiasi berjalan buntu, maka harus digali dan disampaikan adanya sinyal kemajuan. Sinyal ini menjadi langkah pembuka ke langkah negosiasi berikutnya.

Memanfaatkan suasana diam – Suasana diam menciptakan tekanan. Sebaiknya ketika suasana diam tidak segera mengisi suasana diam itu. Lawan akan merasa tidak nyaman dan kikuk sehingga mengisi kekosongan yang kadang dengan mengatakan sesuatu yang diharapkan. Suasana diam adalah senjata negosiasi dan sebagai counter bagi penanya yang sulit dijawab.

Waspadai Perangkap Gender – Lawan negosiasi wanita memiliki kelemahan dalam bernegosiasi karena mereka pada dasarnya tidak suka bernegosiasi dan mereka sering bersikap ”sangat khawatir”. Kesalahan lain mereka adalah mereka tidak bernegosiasi dan tidak minta lebih. Walaupun data ini tidak dapat digeneralisir.

Mengamati bahasa tubuh – Seringkali lawan berbohong tentu suatu hal. Sehingga perhatikanlah bahasa tubuhnya. Kadang lawan hanya ingin lebih namun mengatakan belum cukup padahal bahasa tubuh menunjukkan kepuasan atas hasil sementara. Jika bahasa tubuh sudah menunjukkan gejala bahwa lawan sudah terpenuhi, beri tekanan agar segera disepakati. Pada Gambar di bawah ditunjukkan beberapa bahasa tubuh dan maknanya.

Berbagai bahasa tubuh dalam rapat dan negosiasi

Menguji dengan mengajukan usul – Usul perlu dilontarkan ketika ada sinyal positif. Usul bersifat tentatif untuk menuntaskan perbedaan yang terjadi. Usul akan berfungsi untuk fleksibilitas posisi untuk menghapuskan perbedaan menuju kesepakatan.

Bersikap adil – Dalam negosiasi perlu diperhatikan unsur keadilan dimana apapun kontribusinya setiap orang berhak mendapat bagian yang sesuai dengan kontribusinya dan setiap keuntungan harus dibagi sesuai kebutuhan.

Membangun kredibilitas dan reputasi – Kredibilitas harus ada pada diri seorang negosiator. Jika pertemuan adalah yang pertama kali, maka tantangan pertama adalah  memperkuat kredibilitas. Jika lawan tidak mempercayai  fakta yang dikatakan, maka akan mengurangi nilai dari apapun yang disampaikan kemudian. Secara prinsip kredibilitas adalah kepercayaan ditambah keahlian. Sedangkan reputasi akan berpengaruh besar atas cara lawan bernegosiasi.

Berikan perhatian dan empati – Mendengarkan secara aktif, memberikan perhatian sepenuhnya dan menanggapi apa yang mereka katakan, mereka tidak akan menjadi kaku terhadap anda.

Menggunakan bahasa yang persuasif dan kata-kata yang menjual – Negosiator yang efektif menggunakan kata-kata asertif. Pembicara asertif memilih kata-kata yang mengandung kekuatan dan otoritas yang menunjukkan kelebihan posisinya tanpa membuat lawan merasa rendah diri.

Memperbesar kue – Jika ada pertimbangan hubungan jangka panjang, maka usahakan mencapai kesepakatan win-win untuk memperbesar kue dengan cara identifikasi hal-hal yang dapat dipertukarkan dengan memenuhi kebutuhan kedua belah pihak yang murah bagi negosiator namun bernilai bagi lawan. Adapun hal-hal yang dapat dipertukarkan adalah kepentingan, prinsip, sumberdaya, soal nilai, prediksi, sikap terhadap risiko, dan preferensi waktu.

Teknik keterbatasan anggaran – Teknik ini akan memaksa lawan berfikir ulang terhadap permintaannya. Teknik ini harus diikuti dengan memberikan keyakinan kepada lawan bahwa negosiator sungguh-sungguh berusaha untuk memenuhi keinginan lawan namun mengalami keterbatasan anggaran yang jika perlu dibuktikan secara nyata.

Take it or leave it strategy Strategi ini dapat dilakukan jika menghadapi deadlock. Namun lakukanlah dalam kemasan yang baik dan tetap sisakan jalan untuk membuka kembali pembicaraan tanpa kehilangan muka

Tahap Penutupan

Menentukan waktu melakukan penutupan – Waktu untuk menutup perundingan dilihat dari bahasa tubuh lawan. Ciri2 bahasa tubuh saat siap untuk penutupan antara lain senyuman hangat, tangan tidak terlipat, tubuh condong ke depan, tubuh rileks, jas terbuka, kontak mata langsung, telapak tangan terbuka, kedekatan posisi tubuh, duduk di ujung kursi, mengangguk pada kesepakatan.

Membuat ringkasan penutup dan penegasan kesepakatan – Ringkasan penutup dibuat dengan membuat ringkasan tentang semua hal yang telah disepakati, menegaskan konsesi yang dibuat, dan memperlihatkan manfaat dari keputusan lawan ketika menyepakati usul. Jangan pernah meninggalkan meja perundingan hingga telah diperiksa ulang semua pokok dalam perjanjian. Periksa dan cocokkan pemahaman dengan lawan dan tuntaskan masalah interpretasi.

Pada kondisi tertentu, kadang diperlukan beberapa langkah lain dan improvisasi yang sangat tergantung dengan akurasi perencanaan dimana banyak pengalaman menunjukkan situasi yang dinamis akan menantang bagi negotiator. Pada negosiasi dengan dampak sangat besar, perlu untuk perencanaan yang lebih baik dan keahlian negotiator yang lebih tinggi untuk mampu mengendalikan proses eksekusi yang sesuai dengan yang diharapkan.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code