Step by Step Negotiation : Persiapan & Memulai

Tahap persiapan dan memulai negosiasi merupakan tahap pertama dari keseluruhan proses negosiasi. Tahap ini walaupun dikatakan yang pertama, sebaiknya didahului oleh proses analisis permasalahan / problem analysis yang sangat penting bagi seorang negotiator ulung. Adapun penjelasan mengenai ini dapat dilihat kembali artikel “Step by Step Negotiation : Problem Analysis“.

Tahap persiapan dan memulai negosiasi pada dasarnya adalah tahap dimana seorang negosiator merencanakan proses negosiasi berdasarkan hasil problem analysis. Hasil perencanaan berupa rencana alur pembicaraan sejak pembukaan, rencana penawaran pembuka, pemilihan waktu negosiasi, alat bantu yang dibutuhkan, mitigasi taktik negatif lawan, dan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Adakalanya penentuan tempat negosiasi, peserta yang mengikuti, dan langkah awal pendahuluan sebelum proses negosiasi dimulai juga perlu direncanakan.

Berikut ini adalah penjelasan rinci mengenai rencana negosiasi dan proses memulainya.

Organisir Pokok Pembicaraan – Langkah ini pada dasarnya adalah seni tindakan bagaimana merealisasikan tahap demi tahap proses negosiasi berdasarkan strategi yang telah dipilih. Alur pembicaraan yang baik akan menggiring lawan ke arah yang diinginkan.

Rencana penawaran pembuka – Rencana ini akan menentukan hasil akhir. Negosiator tidak akan mendapatkan lebih dari yang diminta. Rencana penawaran pembuka ini haruslah dengan sasaran setinggi mungkin karena akan mendapatkan hasil yang lebih baik dari target. Pelajari pula posisi pembuka lawan. Menurut riset, negosiator yang lebih dulu melakukan penawaran pembuka mendapatkan keuntungan karena secara psikologis penawaran pembuka menjadi penentu atau titik referensi, dan penawaran sering membuat lawan memikirkan ulang tuntutan mereka dan menjadi pihak yang mengendalikan ruang penawaran. Namun hati-hati terhadap penawaran pembuka dengan sasaran yang bisa jadi justru terlalu lemah yang akan dinilai menjadi kelemahan.

Pemilihan Waktu yang Tepat – Suatu strategi sangat terkait dengan momentum atau waktu yang tepat. Untuk itu pilihlah waktu yang tepat untuk setiap tahap dari rangkaian strategi yang dilakukan. Keberhasilan tiap strategi akan tinggi jika dilakukan pada waktu yang tepat. Perlu diwaspadai adanya tekanan waktu yang diberikan oleh lawan. Antisipasi dengan trik untuk memperpanjang tenggat waktu atau buying time strategy.

Penggunaan Alat bantu – Jika diperlukan, gunakanlah alat bantu yang sesuai untuk lebih meyakinkan dan mendukung strategi yang telah ditetapkan. Alat bantu dapat berupa suatu lembar data atau fakta yang tak terbantahkan, foto, kliping media, surat resmi, dan lain-lain.

Mengatasi taktik negatif lawan – Antisipasi taktik negatif lawan yang bermaksud agar negosiator menerima kurang dari yang seharusnya diperoleh. Tujuan taknik negatif adalah memanipulasi dan mempengaruhi lawan agar berfikiran bahwa menerima perjanjian tersebut adalah kemungkinan terbaik.

Permintaan kecil yang banyak – Jika memungkinkan, mintalah permintaan kecil yang banyak karena permintaan kecil umumnya dianggap bernilai kecil yang berpeluang disanggupi oleh lawan. Buatlah lawan tidak sadar adanya beberapa permintaan kecil sebagai antisipasi berkurangnya target dalam negosiasi.

Penggunaan Isu – Berdasarkan prinsip strategi dan kepentingan negosiator, buatlah isu yang mengubah kepentingan yang dapat dipertukarkan dengan prioritas harus, sebaiknya, dan bisa. Perbanyak isu untuk fleksibilitas negosiasi.

Netralisir Tekanan Lawan – Dalam proses negosiasi, tak jarang lawan memberi tekanan. Untuk itu perlu diketahui berbagai teknik untuk menentralisir tekanan yang diberikan oleh lawan.

Strategi Harga Tinggi Lalu Setujui Perlahan – Strategi negosiasi ini dianggap paling banyak berhasil. Negosiator menutup negosiasi dengan lebih banyak kesepakatan dan lawan puas dengan kesepakatan yang terjadi.

Menetapkan ruang tawar menawar – Setelah proses negosiasi berjalan dan mendekati kesepakatan, maka keduanya mulai memasuki ruang tawar menawar atau zona peluang kesepakatan (Zone of Possible Agreement / ZOPA). Penjelasan ZOPA secara grafis ditunjukkan pada Gambar 6.10 berikut.

Rincian hal-hal yang dilakukan di atas terkait dengan proses persiapan dan memulai negosiasi merupakan sebagian yang dibutuhkan. Pada kondisi tertentu, kadang diperlukan beberapa langkah lain dan sangat tergantung kebutuhan atas negosiasi itu sendiri. Namun yang penting adalah bahwa bagaimana mempersiapkan dan memulai negosiasi sangat menentukan keberhasilan negosiasi. Pada negosiasi dengan dampak sangat besar, perlu analisis dan persiapan yang matang untuk meningkatkan peluang keberhasilan negosiasi.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}