Project manager adalah orang yang memimpin tim yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek yang ditugaskan oleh organisasi. Project manager memiliki peran sentral sangat strategis dalam proyek yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan tugas, kebutuhan tim, dan kebutuhan individu. Untuk dapat melaksanakan manajemen proyek yang efektif, project manager memerlukan kompetensi sebagai berikut (PMBOK 5th Edition):

  • Pengetahuan (Knowledges) – Mengacu apa yang project manager ketahui tentang proyek dan produk baik asepk teknik maupun aspek manajerial
  • Kinerja (Performance) – Mengacu apa yang project manager dapat selesaikan ketika menerapkan pengetahuan atas manajemen proyek
  • Kepribadian (Personality) – Mengacu pada bagaimana project manager berperilaku ketika melaksanakan proyek atau kegiatan yang terkait. Efektifitas kepribadian meliputi sikap, karakteristik kepribadian inti, dan kepemimpinan, yang memberikan kemampuan untuk membimbing tim proyek dalam mencapai tujuan proyek dan menyeimbangkan batasan proyek.
Salah Satu Peran Project Manager Dalam Mengelola Kinerja Waktu Proyek

Project manager yang efektif memerlukan keseimbangan keterampilan etika, interpersonal, dan konseptual yang membantu mereka menganalisa situasi dan berinteraksi dengan stakeholder dengan tepat. Keahlian interpersonal yang penting bagi project manager menurut PMBOK 5th Edition adalah :

  • Kepemimpinan (Leadership) – Merupakan proses memengaruhi atau memberi contoh dari pemimpin kepada bawahannya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Keahlian ini merupakan keahlian interpersonal paling penting karena manajemen proyek sebagian besar mengelola orang.
  • Membangun Tim(Team Building) – Merupakan serangkaian kegiatan yang digunakan untuk meningkatkan hubungan sosial dan menentukan peran dalam tim, yang sering melibatkan tugas kolaboratif. Keahlian ini sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja tim dalam bekerja.
  • Motivasi (Motivation) – Merupakan proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Keahlian ini sering dibutuhkan dalam menjaga kinerja individu atau tim yang sesuai untuk tetap sejalan dengan tujuan proyek.
  • Komunikasi (Communication) – Merupakan proses dalam mana seseorang atau beberapa orang yang menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Keahlian ini vital karena umumnya kegagalan proyek bersumber pada masalah komunikasi.
  • Kemampuan mempengaruhi (Influencing) – Merupakan kemampuan mempengaruhi individu dan atau tim untuk mengubah pemikiran awal mereka menjadi seperti yang diinginkan oleh pemimpin. Kemampuan ini diperlukan terutama ketika menghadapi situasi yang kritis atas suatu keputusan penting proyek.
  • Pengambilan keputusan (Decision Making) – Merupakan hasil proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Keahlian ini termasuk vital bagi proyek karena sepanjang perjalanan proyek, terjadi banyak hal yang harus diputuskan oleh project manager.
  • Kesadaran politis dan budaya (Political and Cultural Awareness) – Merupakan suatu keahlian yang memahami dan peka terhadap adanya pengaruh aspek politis dan budaya organisasi termasuk perubahannya. Keahlian ini diperlukan terkait kemampuan adaptasi dan kecepatan respon project manager atas kondisi dan perubahan organisasi yang dipimpin maupun organisasi yang terkait.
  • Negosiasi (Negotiation) – Merupakan suatu bentuk interaksi sosial pihak – pihak yang terlibat yang berusaha untuk saling menyelesaikan tujuannya yang berbeda dan atau bertentangan untuk dicapai suatu kesepakatan. Keahlian ini sangat diperlukan terutama ketika menghadapi perbedaan tujuan dan ekspektasi dengan para stakeholder proyek.
  • Membangun kepercayaan (Trust Building) – Merupakan serangkaian tindakan yang bertujuan untuk meningkatkan kepercayaan stakeholder pada tindakan dan perkataan project manager. Keahlian ini diperlukan dalam membangun kredibilitas project manager dalam mengelola proyek.
  • Manajemen konflik (Conflict Management) – Merupakan pengelolaan konflik secara efektif, seimbang, optimum dan efisien dengan tujuan menjaga produktifitas dan kinerja yang dibutuhkan organisasi. Keahlian ini diperlukan karena proyek penuh konflik yang harus dikelola oleh project manager.
  • Melatih (Coaching) – Coaching adalah jenis pengembangan di mana pelatih mendukung pelajar dalam mencapai tujuan pribadi atau profesional tertentu. Keahlian ini diperlukan terkait peran project manager dalam meningkatkan kemampuan anggota timnya.

Pada banyak kasus kegagalan proyek, lemahnya pengelolaan stakeholder dan kepemimpinan project manager seringkali menjadi faktor utama. Kompleksitas proyek yang tinggi terutama pada jenis proyek konstruksi dan IT, sering menyebabkan terjadinya konflik antar pihak yang menurunkan motivasi tim proyek. Kondisi ini sangat membutuhkan kompetensi dan keahlian pengelolaan stakeholder, kepemimpinan, dan mengelola tim proyek yang kuat. Project manager harus mampu untuk mengelola stakeholder dalam situasi yang cukup rumit yang membutuhkan karakter pemimpin yang mampu untuk menjadi pendengar yang baik, berintegritas tinggi, menjaga kepercayaan, kritis dan kreatif dalam menyelesaikan permasalahan dan konflik yang terjadi, serta komunikator yang unggul.

Project manager juga harus mampu untuk mengelola tim dan portofolio kompetensi tim secara tepat dengan motivasi yang kuat dengan kepemimpinan dan kemampuan membangun tim. Kedua kompetensi tersebut sangat berperan dalam menggerakkan tim proyek dan akan membuat tim yang mulanya biasa saja, akan menghasilkan kinerja yang luar biasa.

Kompetensi project manager menjadi lengkap apabila diikuti dengan kompetensi dan keahlian atas berbagai aspek teknik dan manajerial lainnya dalam rangka menjalankan tugas sebagai coaching yang baik bagi tim proyek dan mengatasi berbagai permasalahan proyek yang kompleks dan membutuhkan portofolio kompetensi dan keahlian. Sebagai tambahan, menurut Information Technology Project Management 5th Edition tahun 2007, disebutkan 10 kompetensi dan keahlian project manager yang paling penting, yaitu :

  1. People skills,
  2. Leadership,
  3. Listening,
  4. Integrity, ethical behavior, consistent,
  5. Strong trust building,
  6. Verbal communication,
  7. Strong team building,
  8. Effective conflict resolution and conflict management,
  9. Critical thinking and problem solving,
  10. Understanding and balances priorities.

Pada jenis proyek yang lain mungkin akan memiliki daftar yang berbeda, namun tidak akan signifikan. Hal ini karena proyek secara alamiah, mengelola proyek pada dasarnya adalah mengelola orang dan tim proyek dalam mencapai kesuksesan proyek. Adapun penjelasan lebih rinci atas 10 kompetensi di atas dapat dibaca kembali pada artikel Kompetensi yang Harus Dikuasai Oleh Project Manager.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

One thought on “Peran dan Kompetensi PM yang Wajib Diketahui”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code