Menurut PMBOK 5th Edition, Stakeholder proyek adalah individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil dari suatu proyek yang dapat secara aktif terlibat dalam proyek atau memiliki kepentingan yang mungkin positif atau negatif atas kinerja proyek. Tiap stakeholder dapat memiliki ekspektasi yang berlawanan, overlapping dan bersinggungan atau saling berkaitan yang dapat memicu konflik yang umumnya merugikan proyek.
Pada proyek tertentu seperti konstruksi, engineering, dan R&D seringkali memiliki jumlah stakeholder yang sangat banyak. Hal ini jelas akan meningkatkan kompleksitas proyek yang semakin sulit untuk dikelola dan pada akhirnya menurunkan kepuasan stakeholder. Lebih jauh, stakeholder yang pada dasarnya bersifat supportif bisa berubah menjadi resistor. Jika ini terjadi, maka mengelola proyek akan jadi lebih sulit. Kualitas pengelolaan stakeholder juga menjadi bagian penting dalam mitigasi kegagalan proyek seperti yang tampak pasda gambar di bawah
Hal ini menyebabkan pengelolaan stakeholder menjadi bagian penting dalam manajemen proyek yang efektif dan efisien. Tabel di bawah memberikan gambaran mengenai stakeholder utama proyek harus menjadi perhatian utama.
Pengelolaan stakeholder yang berupa identifikasi stakeholder, menilai pengaruh mereka pada proyek, menyeimbangkan tuntutan, kebutuhan, dan harapan mereka sangat penting untuk keberhasilan proyek. Project manager bertugas untuk mengelola stakeholder dengan atau tanpa project sponsor dan tim proyek. Project manager juga harus mengelola dampak atas berbagai stakeholder yang berhubungan dengan persyaratan proyek untuk memastikan hasil yang memuaskan atau berhasil.
Adakalanya project manager harus menyeimbangkan kebutuhan dan harapan stakeholder, yang merupakan salah satu hal kritis bagi kesuksesan proyek. Tugas penting project manager ini kadang menjadi sangat sulit karena stakeholder sering memiliki objective yang berbeda, bahkan konflik antar stakeholder. Project manager bertanggung jawab dalam menyeimbangkan perbedaan dan konflik tersebut. Project manager dapat memperhatikan gambaran umum mengenai pengelolaan stakeholder pada stakeholder management.
Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:
- Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak disetujuinya langkah percepatan yang diperlukan.
- Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah untuk mengatasi risiko proyek.
- Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang tidak teratasi.
- Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat konflik yang sudah terlalu tinggi.
Penjelasan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan stakeholder adalah salah satu kunci sukses pelaksanaan proyek sedemikian harus dikelola dengan baik dengan koordinatornya adalah project manager.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery