Aset Proses Organisasi / Organizational Process Assets (OPAs)
Menurut PMBOK 5th Edition, aset-aset proses organisasi merupakan rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus yang mencakup artefak, praktik, atau pengetahuan dari salah satu atau semua organisasi yang terlibat dalam proyek yang dapat digunakan untuk mengatur proyek. Aset-aset proses ini termasuk rencana formal dan informal, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan, khusus untuk dan digunakan oleh melakukan organisasi. Aset-aset proses organisasi juga mencakup basis pengetahuan organisasi seperti pelajaran dan informasi historis terutama atas pengalaman pelaksanaan proyek sebelumnya.
Aset-aset proses organisasi dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yaitu proses atau prosedur, dan basis pengetahuan perusahaan. Contoh proses dan prosedur antara lain (PMBOK 5th Edition) :
- Inisiasi dan Perencanaan
- Petunjuk dan kriteria untuk mengarahkan organisasi dapat membuat rangkaian proses da prosedur standar untuk memenuhi kebutuhan proyek yang spesifik.
- Standar-standar organisasi yang spesifik seperti kebijakan, produk, siklus hidup proyek, prosedur dan kebijakan kualitas,
- Berbagai templates yang telah dikembangkan oleh organisasi.
2. Pelaksanaan, Pemantauan, dan Pengendalian
- Prosedur pengendalian perubahan,
- Prosedur pengendalian keuangan
- Prosedur pengelolaan defect dan issue
- Prosedur kendali risiko
- Persyaratan komunikasi organisasi
- Pedoman standar, work instruction, kriteria evaluasi proposal, kriteria pengukuran kinerja
3. Penutupan
- Pedoman penutupan proyek,
- Petunjuk pelaksanaan pekerjaan proyek, dan lain-lain
Sedangkan beberapa contoh dari basis pengetahuan yang terdapat pada suatu organisasi antara lain (PMBOK 5th Edition) :
- Dasar-dasar pengetahuan manajemen yang berisi versi dan acuan-acuan atas semua standar, kebijakan, prosedur, dan dokumen proyek yang dilaksanakan oleh organisasi.
- Database keuangan yang dapat berisi data-data jam kerja tenaga kerja, biaya yang terjadi, dan berbagai data kerugian proyek.
- Informasi historis dan dasar-dasar pengetahuan lesson learned yang dapat berupa laporan dan dokumen proyek, semua dokumentasi dan informasi penutupan proyek, informasi terkait hasil dan keputusan seleksi proyek dan informasi kinerja proyek sebelumnya, serta informasi terkait risiko aktifitas manajemen.
- Database pengelolaan defect dan isu yang terjadi yang dapat berupa status defect, isu, pengendalian informasi, penyelesaian defect dan isu, dan hasilnya.
- Database pengukuran proses yang digunakan untuk mengumpulkan dan membuat data pengukuran tersedia untuk proses-proses dan produk
- Data-data dari proyek sebelumnya. Dapat berupa lingkup, biaya, jadwal, dan acuan pengukuran kinerja, kalender proyek, daftar risiko, tindakan respon perencanaan, dan dampak risiko yang diketahui.
Hampir seluruh proses dalam manajemen proyek menggunakan aset-aset proses organisasi yang berfungsi sebagai pedoman utama dalam menjalankan proyek. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki dan menjaga serta mengembangkan aset-aset proses organisasi terutama yang terkait dengan manajemen proyek.
Kualitas aset-aset proses organisasi akan menjadi bagian penting dalam tingkat kedewasaan sistem manajemen proyek (project management maturity level) suatu organisasi yang berpengaruh besar dalam kesuksesan pelaksanaan proyek. Kualitas aset-aset proses organisasi yang tinggi berarti tingkat kesuksesan pelaksanaan proyek yang tinggi pula.
Faktor Lingkungan Usaha / Enterprise Environmental Factos (EEFs)
Menurut PMBOK 5th Edition, Faktor lingkungan perusahaan merupakan faktor-faktor yang berada di lingkungan organisasi baik internal maupun eksternal yang diluar kendali tim proyek, yang mempengaruhi, membatasi atau mengarahkan proyek yang harus dipertimbangkan menjadi masukan penting yang dapat menaikkan atau membatasi opsi manajemen proyek dan dapat berdampak positif atau negatif. Beberapa diantaranya adalah :
- Budaya, struktur, dan tata kelola organisasi
- Sebaran geografis atas fasilitas dan sumber daya
- Standart industri atau pemerintah
- Infrastruktur
- Sumber daya manusia dan administrasi personil
- Sistem otorisasi pekerjaan perusahaan
- Kondisi pasar
- Toleransi risiko stakeholder
- Iklim politik
- Jalur komunikasi organisasi dan sistem informasi manajemen proyek
Faktor-faktor lingkungan usaha merupakan faktor yang harus dipertimbangkan keberadaannya dan pengaruhnya terhadap keberhasilan pelaksanaan proyek. Project manager, harus mengidentifikasi dan menentukan faktor yang dominan dalam rangka proses manajemen proyek yang efektif dan efisien. Suatu proyek akan memiliki beberapa faktor dominan yang penting yang harus menjadi perhatian dalam merancang strategi manajemen proyek. Mengidentifikasi dan menentukan serta mengelola faktor dominan pengaruh pada obyektif proyek seringkali menjadi faktor kritis bagi kesuksesan proyek.
Faktor dominan lingkungan usaha yang telah teruji pada berbagai pengalaman mengerjakan proyek akan menjadi modal penting bagi project manager untuk sukses dalam mengelola proyek. Sebagai contoh pada pengembangan sistem efisiensi biaya konstruksi yang strategis (stategic construction cost reduction), memanfaatkan faktor dominan pengaruh biaya berdasarkan pengalaman pelaksanaan proyek sebagai acuan penting dalam menghasilkan ide-ide kreatif untuk mengurangi biaya proyek. Hal yang serupa juga dapat dilakukan pada rencana percepatan proyek (schedule compression).
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery