Manajemen proyek efektif adalah suatu pengelolaan proyek yang fokus pada pencapaian obyektif proyek dengan berbagai perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang sesuai. Konsep manajemen proyek efektif adalah konsep yang harus menjadi pedoman bagi Project manager dalam mengelola proyek. Salah satunya dengan menentukan dan mengembangkan metodologi manajemen proyek yang sesuai dengan jenis dan kondisi proyek yang dikerjakan.
Saat ini, manajemen proyek telah berkembang cukup pesat dan menghasilkan beberapa jenis metodologi manajemen proyek. Berikut ini diberikan beberapa metodologi manajemen proyek yang paling populer, yaitu :
Waterfall Methodology – Metodologi manajemen proyek yang menekankan pengelolaan proyek secara sekuensial atau berurutan (seperti air terjun). Dalam metodologi ini, setiap fase harus diselesaikan secara utuh sebelum fase lain dapat dimulai (tidak ada overlap). Pendekatan modern pertama dalam pengembangan sistem. Diusulkan oleh Royce pada tahun 1970. Proses-proses di dalamnya adalah Penentuan Persyaratan (Requirements Determination), Disain (Design), Implementasi (Implementation), Verifikasi (Verification), dan Pemeliharaan (Maintenance). Model ini ideal digunakan untuk proyek yang menghasilkan obyek fisik, terutama dalam pengembangan software, namun dapat juga digunakan pada konstruksi dan manufaktur. Faktor kritisnya adalah persyaratan awal dan lingkup proyek yang jelas. Model Waterfall dapat dilihat pada Gambar di bawah ini
PMBOK Guide – Singkatan dari Project Management Body of Knowledge. Serangkaian terminologi dan panduan yang dikembangkan berdasarkan best practices. Dikelompokkan ke dalam 5 process group dan 10 knowledge areas. Dipublikasikan oleh Project Management Institute (PMI) mulai 1996. Edisi terbaru adalah edisi ke-5 (2012). PMBOK terdiri atas kelompok proses inisiasi, perencanaan, eksekusi, monitoring dan pengendalian, dan penutupan. PMBOK dapat digunakan di semua jenis proyek. Untuk proyek konstruksi, terdapat knowledge area tambahan khusus. Faktor kritisnya adalah kepemimpinan, pemahaman dan skill tenaga kerja, perencanaan yang baik, monitoring dan pengendalian yang baik.
PRINCE2 – Singkatan dari Projects In Controlled Environments, version 2. Merupakan metodologi manajemen proyek yang berbasis proses, berdasarkan 7 Prinsip, 7 Tema, dan 7 Proses. Dikembangkan di Inggris pada 1996 dan telah menjadi standar di banyak instansi pemerintahan dan badan PBB. Meliputi 6 variabel, yaitu biaya, skala waktu, kualitas, lingkup, risiko, dan manfaat. Terdapat 7 proses, yaitu :
- Memulai Proyek (Starting up a project/SU)
- Mengawali Proyek (Initiating a project/IP)
- Mengarahkan Proyek (Directing a project/DP)
- Mengendalikan Tahapan (Controlling a stage/CS)
- Mengelola Penyampaian Produk (Managing product delivery/MP)
- Mengelola Batasan Tahapan (Managing stage boundaries/SB)
- Menutup Proyek (Closing a project/CP)
Mulanya dikembangkan untuk proyek IT, namun berkembang untuk dapat digunakan di semua jenis proyek. Faktor kritisnya adalah pemahaman terhadap tujuan bisnis, kepemimpinan, pemahaman dan skill tenaga kerja, perencanaan yang baik, monitoring dan pengendalian yang baik. Model PRINCE2 dapat dilihat pada gambar di bawah ini
Agile Project Management – Metodologi manajemen proyek adaptif yang menekankan pada pekerjaan berulang, atau pekerjaan yang digerakkan oleh adanya perubahan yang dilakukan pada siklus proyek. Proyek dibagi menjadi subproses yang lebih kecil, dengan penyampaian produk dihasilkan pada periode singkat untuk mendapatkan masukan dari konsumen dan memungkinkan adanya perubahan pada persyaratan dan lingkup. Dikembangkan melalui Agile Manifesto tahun 2001. Terdiri atas proses scan, analyze, respond, dan change. Ideal untuk proyek pengembangan software yang lingkupnya kecil dan atau proyek dengan pengembangan jadwal yang dipercepat. Faktor kritisnya adalah keterlibatan dan kolaborasi stakeholder. Model Agile Project Management dapat dilihat pada Gambar di bawah
Critical Path Method (CPM) – Merupakan metodologi manajemen proyek yang menekankan pada pengelolaan aktivitas kritis (aktivitas yang mempengaruhi durasi proyek secara keseluruhan) dan float (waktu tenggang) suatu aktivitas. Terdiri atas proses-proses definisi aktivitas, keterkaitan antar aktivitas, identifikasi pekerjaan kritis dan non-kritis, dan penetapan durasi aktivitas dan Proyek. Digunakan dalam proyek yang memiliki banyak aktivitas yang saling terkait dan batasan waktu yang ketat atau yang membutuhkan banyak strategi percepatan yang efektif dan efisien. Faktor kritisnya adalah perencanaan, monitoring dan pengendalian yang baik.
Critical Chain Project Management (CCPM) – Merupakan metodologi manajemen proyek yang prinsipnya sama dengan CPM namun fokus CCPM terletak pada keseimbangan penggunaan sumber daya, berbeda dengan CPM yang fokusnya pada hubungan antarkegiatan proyek. Dalam CCPM, ditekankan adanya buffer (waktu cadangan). Terdapat beberapa proses, yaitu :
- Definisi Aktivitas
- Keterkaitan Antar Aktivitas
- Penetapan Sumber Daya
- Perataan Sumber Daya
- Penetapan Durasi secara Agresif
- Penetapan Buffer.
Metodologi ini akan ideal digunakan pada proyek yang sangat bergantung pada sumber daya, baik jumlah maupun keahlian. Faktor kritis implementasinya adalah perencanaan yang baik, monitoring dan pengendalian yang baik. Perbedaan model CPM dan CCPM dapat dilihat pada Gambar di atas
Lean – Merupakan metodologi manajemen proyek berbasis proses yang berfokus pada pengurangan waste (limbah/aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah) di lingkungan proyek. Optimasi alur kerja dicapai melalui standarisasi proses dan WBS (work breakdown structure). Terdiri atas beberapa proses, yaitu :
- Identifikasi konsumen dan spesifikkan Value atau Nilai.
- Identifikasi dan petakan aliran nilai (Value Stream)
- Ciptakan alur proses dengan mengelimasi waste
- Respon terhadap kebutuhan konsumen (Customer Pull)
- Kejar Kesempurnaan atau continuous improvement.
Secara umum, sering digunakan pada proyek yang memiliki anggaran yang ketat. Digunakan secara luas pada industri otomotif dan manufaktur, namun mulai dikembangkan untuk proyek konstruksi. Faktor kritis implementasi adalah komitmen pada program lean, tenaga kerja yang terlatih, perencanaan yang matang, pengalokasian sumber daya, penggunaan tools dan metode lean. Model Lean Project Management dapat dilihat pada Gambar di bawah ini
Six Sigma – Merupakan metodologi peningkatan proses yang berfokus pada pengurangan cacat pada produk dengan mengidentifikasi variasi yang terjadi pada proses pekerjaan. Proses ini dikembangkan secara statistik. Dikembangkan oleh Smith di Motorola (1986). Terdiri dari 2 metodologi yaitu DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve and Control) – peningkatan proses eksisting, dan DMADV (Define, Measure, Analyze, Design and Verify) atau DFSS (Design for Six Sigma) – penciptaan proses baru. Digunakan secara luas di industri manufaktur, namun dapat pula dikembangkan di industri kesehatan, finansial, hingga militer. Faktor kritis implementasi adalah komitmen manajemen, keterlibatan organisasi, dan pengaturan proyek, pemilihan proyek, perencanaan, dan metodologi implementasi, manajemen dan pengendalian proyek, perubahan budaya, dan perbaikan berkelanjutan dan pelatihan. Model Six Sigma dapat dilihat pada Gambar di bawah ini
SCRUM – Merupakan bagian dari Agile Management, metodologi manajemen proyek iteratif yang mengelola situasi di mana persyaratan berubah secara konstan. Bertujuan menghasilkan produk dengan siklus yang singkat, yang memungkinkan adanya umpan balik yang cepat dan respon segera untuk perubahan. Dikembangkan oleh Sutherland (1993). Terdiri atas proses-proses :
- Membuat Product Backlog – daftar prioritas produk yang akan dikembangkan
- Sprint Planning – perencanaan penyelesaian product backlog
- Sprint – eksekusi untuk menghasilkan produk jadi
- Sprint Review dan Restrospective – evaluasi terhadap sprint.
Metodologi ini digunakan secara spesifik pada pengembangan software, namun dapat juga diaplikasikan pada pengembangan produk lainnya. Faktor kritis implementasi adalah hubungan kerja, lokasi kerja yang sama, dan kemampuan cross-functional team. Model SCRUM dapat dilihat pada Gambar di bawah ini
Terdapat cukup banyak metodologi manajemen proyek. Namun suatu organisasi tidak perlu mencari yang terbaik diantara mereka karena masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Pada dasarnya, tiap organisasi harus mencari metodologi yang paling sesuai dengan kebutuhan, jenis, situasi atau persyaratan proyek dan faktor kritis yang ada. Sehingga memilih salah satu yang paling sesuai adalah hal yang penting berdasarkan beberapa faktor penentu yang harus dipertimbangkan, agar manajemen proyek dapat efektif dan efisien.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery