Bagaimana Manajemen Proyek yang Efektif ?

Perkembangan dan kemajuan zaman hingga abad ke-21 saat ini, telah mensyaratkan investasi proyek dengan fungsi yang lebih baik, handal, semakin efisien, cepat, berkualitas tinggi, aman bagi keselamatan kerja dan memperhatikan kelestarian lingkungan. Tuntutan tersebut sering menimbulkan berbagai konflik sumber daya yang berdampak pada kenaikan biaya dan risiko proyek. Faktor-faktor lain seperti banyaknya jenis pekerjaan proyek yang harus dikerjakan, banyaknya pihak yang harus dikelola dan dikomunikasikan, tingginya ketidakpastian, dan penguasaan teknologi modern, telah membuat proyek menjadi semakin menantang dan kompleks.

Kenyataan tersebut membutuhkan suatu pendekatan pengelolaan proyek yang baru, dimana membutuhkan racikan atau portofolio atas proses-proses yang harus komprehensif. Proses-proses tersebut berupa perencanaan yang strategis, handal, dan aplikatif serta pelaksanaan yang terorganisir dan terkendali dengan baik agar pengelolaan proyek menjadi efektif (effective project management). Proses-proses tersebut membutuhkan pengetahuan dan keahlian yang memadai baik teknis maupun manajerial pada tim proyek. Manajemen proyek yang efektif tidak hanya mengelola proyek secara lebih baik, namun juga dapat meminimalkan dan menyelesaikan berbagai permasalahan yang sering terjadi di proyek.

Untuk memahami definisi atas manajemen proyek, berikut ini diberikan beberapa definisi atas manajemen proyek yang diberikan oleh berbagai ahli dan institusi yang terlibat dalam proyek, yaitu :

• Aplikasi atas pengetahuan, keahlian, alat dan teknik pada aktifitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek (PMBOK 5^th Edition).
• Perencanaan, pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya perusahaan untuk mencapai obyektif jangka pendek yang telah ditetapkan dan untuk menyelesaikan tujuan dan obyektif yang spesifik (Kerzner, 2001).
• Aplikasi proses, metode, pengetahuan, keahlian, dan pengalaman untuk mencapai sasaran organisasi (Association for Project Management).
• Merupakan bukan tugas sederhana yang telah terdefinisi awal dan akhirnya dan bukan merupakan proses yang terus menerus yang menggunakan berbagai alat untuk mengukur penyelesaian dan tracking pekerjaan proyek (WBS, Gantt Charts, PERT), membutuhkan sumber daya yang tinggi secara ad-hoc, dan mengurangi risiko dan meningkatkan peluang kesuksesan proyek (Projectsmart).

Dari berbagai pendapat atas definisi manajemen proyek di atas, terdapat beberapa persamaan sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah :

• Suatu disiplin ilmu.
• Aplikasi berbagai metode, pengetahuan, keahlian, pengalaman, alat dan teknik.
• Kompleks dan bukan tugas sederhana.
• Meliputi proses inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan pengendalian, dan penutupan.
• Bertujuan untuk memenuhi persyaratan proyek atau sasaran organisasi.

Kesimpulan di atas menunjukkan definisi manajemen proyek secara lengkap yaitu suatu disiplin ilmu yang mengaplikasikan berbagai metode, pengetahuan, keahlian, pengalaman, alat dan teknik dalam berbagai proses-proses yang dikelompokkan atas inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan penutupan dalam rangka tujuan untuk memenuhi persyaratan proyek atau sasaran organisasi.

Manajemen proyek berbeda dengan manajemen operasi terutama karena perbedaan atas obyek yang dikelola yaitu proyek dan operasi. Manajemen proyek memiliki tantangan yang lebih berat dari pada manajemen operasi. Hal ini terutama karena manajemen proyek mengelola keunikan, tingginya tingkat perubahan, dan juga tingginya tingkat kompleksitas proyek. Seiring dengan semakin tingginya dinamika yang terjadi pada manajemen operasi bisnis, maka pada dasarnya manajemen operasi juga secara perlahan-lahan mulai bergeser pada manajemen proyek.

Manajemen proyek efektif adalah suatu pengelolaan proyek yang fokus pada pencapaian obyektif proyek dengan berbagai perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang sesuai. Konsep manajemen proyek efektif adalah konsep yang harus menjadi pedoman bagi Project manager dalam mengelola proyek. Salah satunya dengan menentukan dan mengembangkan metodologi manajemen proyek yang sesuai dengan jenis dan kondisi proyek yang dikerjakan. Terdapat beberapa metodologi manajemen proyek yang dianggap efektif dan mudah dipelajari serta diadopsi oleh para praktisi saat ini, yaitu :

• Waterfall Methodology
• PMBOK Guide
• Prince2
• Agile Project Management
• Critical Path Methods
• Critical Chain Project Management
• Lean

Terdapat cukup banyak metodologi manajemen proyek yang efektif. Namun suatu organisasi tidak perlu mencari yang terbaik diantara mereka karena masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.  Pada dasarnya, tiap organisasi harus mencari metodologi yang paling sesuai dengan kebutuhan, jenis, situasi atau persyaratan proyek yang ada. Sehingga memilih salah satu yang paling sesuai adalah hal yang kritis berdasarkan beberapa faktor penentu yang harus dipertimbangkan, agar manajemen proyek dapat menjadi efisien disamping efektif. Untuk menunjang proses pelaksanaan manajemen proyek yang efektif, dibutuhkan setidaknya 12 kompetensi, yaitu :

1. Leadership
2. Communication
3. Planning
4. Personal Organization
5. Problem Solving
6. Effective Decision Making
7. Time Management
8. Negotiation
9. Sound Judgment
10. Team Management
11. Expertise
12. Vision

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery