Implementasi manajemen proyek pada dasarnya memiliki banyak obyektif dan manfaat. Adapun tujuan atau obyektif atas implementasi manajemen proyek berdasarkan bidang pengetahuan yang utama yang ada pada PMBOK 5th Edition diberikan pada Tabel di bawah. Pada Tabel tersebut, terdapat banyak tujuan dan manfaat atas implementasi manajemen proyek. Oleh karena itu, implementasi manajemen proyek yang efektif harus dikuasai oleh project manager dan seluruh anggota tim proyek.
Untuk memahami manfaat manajemen proyek secara keseluruhan secara lebih mudah, berikut ini adalah perbandingan yang menunjukkan berbagai perbedaan kondisi proyek antara tanpa aplikasi manajemen proyek dan dengan aplikasi manajemen proyek pada semua aspek atau knowledge manajemen proyek seperti ditunjukkan pada Tabel di bawah
Manajemen proyek atau lebih tepatnya manajemen proyek modern merupakan disiplin ilmu yang diprediksikan akan dibutuhkan oleh kebanyakan organisasi pada masa depan sebagai konsekuensi atas pergeseran aktifitas yang semula bersifat operational-based menjadi project-based seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Manajemen proyek penting untuk dilakukan karena dapat membuat praktisi mampu untuk memetakan rangkaian tindakan yang perlu dilakukan yang dihasilkan dari pemikiran yang sistematis atas kondisi proyek yang bersifat unik dan memiliki obyektif yang spesifik. Di samping itu juga karena begitu beragamnya sumber daya yang diperlukan proyek dalam batasan waktu yang cukup ketat. Namun, terdapat beberapa syarat agar manajemen proyek dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi, yaitu :
- Pendefinisian tujuan yang terukur dan dapat diraih yang harus tercapai dalam periode waktu yang spesifik.
- Pendefinisian kriteria kesuksesan proyek yang sesuai yang akan memotivasi personil proyek untuk mencapai tujuan bisnis organisasi.
- Aplikasi software manajemen proyek yang akan membantu perencanaan, analisis, dan pengendalian eksekusi proyek.
- Implementasi struktur organisasi yang mendukung proses-proses manajemen proyek,
- Implementasi penghargaan pada peserta proyek yang dapat memotivasi tim proyek untuk mencapai tujuan proyek.
Penggunaan software manajemen proyek adalah untuk mengatasi tingginya kompleksitas proyek yang berupa banyaknya pekerjaan yang harus dikelola. Di samping itu untuk dapat mempercepat beberapa proses yang sering dilakukan seperti menghitung persyaratan material, tenaga kerja, dan alat yang diperlukan, menghitung biaya dan pendanaan yang diperlukan. Software juga diperlukan untuk mengumpulkan berbagai data kinerja proyek untuk diolah menjadi informasi kinerja proyek secara cepat sehingga mudah untuk dikendalikan. Sebagai tambahan, software juga dapat melakukan analisis kecenderungan dan peramalan secara cepat dan akurat sehingga akan sangat membantu praktisi manajemen proyek dalam mengelola proyek.
Terdapat tiga tahap dalam proses implementasi manajemen proyek pada suatu organisasi secara best practice (Spider Project Team), yaitu :
Inisiasi – Merupakan proses pengenalan manajemen proyek pada organisasi dan proses persiapan implementasi. Pada tahap ini dilakukan edukasi pada top management dan key project staff. Harus dibuat suatu rencana proyek yang sesuai dengan gaya manajemen proyek yang diperlukan. Pada tahap ini dibentuk komite manajemen proyek. Kemudian dilakukan pula pengembangan atas project charter, dan mengembangkan berbagai templates, format standar, dan spreadsheets. Langkah selanjutnya adalah memilih satu proyek untuk dijadikan pilot project. Kemudian melakukan implementasi perencanaan dan budgeting pada pilot project tersebut.
Pilot Project – Pilot project penting untuk aplikasi atas alat dan teknik manajemen proyek untuk mengetahui bagaimana pengelolaan proyek secara nyata dalam organisasi. Pendekatan dan teknik manajemen proyek akan digunakan pada tahap ini dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Keberhasilan tahap ini akan membantu personil yang resisten untuk berubah.
Corporate project management system – Pelaksanaan pilot project membantu dalam mengembangkan norma dan standar internal organisasi untuk dapat digunakan pada proyek lainnya. Pada tahap akan dibentuk PMO dan implementasi pengelolaan sumber daya proyek dalam perusahaan. Implementasi diperkirakan akan berlangsung dalam 1-2 tahun untuk dapat dirasakan manfaat implementasi manajemen proyek.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery