Perencanaan Biaya Material yang Lebih Baik

Seperti yang diketahui bahwa banyak faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya material. Sehingga perlu prioritas manajemen biaya ini. Tulisan mengusulkan langkah perencanaan biaya material yang lebih baik yang diharapkan akan dapat mengatasi adanya penyimpangan biaya material.

 

Menurut Ahuja, terdapat tiga tahap penting dalam manajemen biaya material, yaitu pembelian material, penggunaan material, dan pengendalian pemborosan dan penyimpanan. Tiga tahap itu harus direncanakan dengan baik. Kombinasi faktor penting biaya material dan pengalaman, akan dijelaskan dalam paparan berikut:

 

A. Procurement Material

  1. Saat awal proses procurement, agar memastikan bahwa dokumen gambar dan spesifikasi material cukup jelas dan komunikatif. Disarankan untuk membuat resume spesifikasi material yang diperlukan.
  2. Cara melakukan estimasi biaya material harus dilakukan dengan lebih akurat. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu menggunakan software khusus dalam menghitung volume pekerjaan, memvalidasi spesifikasi material agar tidak keliru, mendapatkan harga pasar yang reasonable dan sesuai dengan kondisi yang ada, serta memperkirakan tingkat inflasi harga material berdasarkan historical data dan prediksi perubahan perekonomian selama perjalanan proyek.
  3. Memperhatikan pasal penting pada kontrak pembelian material, yaitu lingkup, masa berlaku harga kontrak, tanggung jawab atau risiko kerusakan material dan ketidaksesuaian material terhadap spesifikasi, ketentuan test material, jadwal pengiriman dan ketentuan apabila terjadi keterlambatan.
  4. Membuat schedule procurement yang mengacu pada master schedule pelaksanaan proyek.
  5. Memilih petugas procurement yang mampu mengatasi masalah dan dispute kontrak serta memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik. Melakukan cross check terhadap hal-hal yang dapat menimbulkan dispute pada kontrak beserta dokumen pendukungnya.
  6. Membuat SOP atau prosedur komunikasi terkait procurement material. Ini harus disepakati sejak awal proyek.
  7. Melakukan identifikasi dan langkah-langkah untuk menekan biaya non-teknis yang mungkin terjadi.
  8. Menguji ketersediaan material secara aktual dengan kunjungan ke lokasi sumber material.
  9. Melakukan pemetaan sumber lokasi material yang akan digunakan. Disarankan untuk memilih lokasi sumber material yang terdekat dan paling gampang dari sisi akses ke lokasi proyek untuk mengurangi biaya pengiriman dan risiko transportasi.
  10. Memastikan kualitas material yang akan dibeli dengan cara meminta bukti test kualitas material atau langkah lain yang diperlukan.
  11. Membuat rencana term of payment yang baik untuk menghindari mahalnya material akibat defisit cash flow vendor.
  12. Membuat atau memperbaiki kebijakan perusahaan terkait procurement material yang sedemikian menjadi lebih baik dari sisi harga dan pengendaliannya.
  13. Menentukan strategi procurement terhadap material yang dilakukan berdasarkan kondisi tiap material. Salah satu contoh strategi procurement adalah dengan menambah rekanan potensial pada suatu material tertentu. Ini dapat mengurangi risiko akibat praktik ekonomi yang tidak sehat oleh para supplier.
  14. Melakukan evaluasi atas potensi perubahan material akibat proses pengiriman. Di samping itu juga melakukan tindakan yang diperlukan untuk menghindari perubahan yang bermasalah atas material tersebut.
  15. Melakukan evaluasi atas adanya penyimpangan biaya material. Lakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk menekan penyimpangan yang terjadi.
  16. Antisipasi potensi perubahan kondisi perekonomian negara yang dapat mempengaruhi biaya material. contoh tindakan adalah dengan melakukan kontrak payung, membayar uang muka untuk mengikat harga, dan tindakan lain.
  17. Meningkatkan persaingan antar supplier dengan cara bekerja sama dengan lebih banyak supplier potensial dan melakukan tender terbuka.

 

B. Penggunaan Material

  1. Menentukan metoda pelaksanaan yang paling tepat dimana dapat menekan tingkat kerusakan material, tingkat rework, dan tingkat kegagalan pekerjaan.
  2. Membuat prosedur proses handling yang baik untuk menghindari kerusakan material.
  3. Melakukan perencanaan proyek lainnya dengan baik sedemikian tidak diperlukan percepatan pekerjaan yang dapat meningkatkan biaya material baik biaya proses fabrikasi maupun proses pengirimannya.
  4. Melakukan analisis cuaca pada lokasi fabrikasi material, jalur pengiriman, dan lokasi proyek. Hindari tiap proses material yang tidak kondusif terhadap kondisi cuaca jika memungkinkan.

 

C. Pengendalian Pemborosan dan Penyimpanan Material

  1. Membuat prosedur atau metode penyimpanan yang tepat untuk menghindari kerusakan material.
  2. Membuat prosedur khusus untuk menghindari pemborosan dan sistem pengawasan atau pengendalian yang dapat mengantisipasi terjadinya pemborosan.
  3. Membuat metode penggunaan atau pemotongan material yang efisien. Hal ini dapat dibantu oleh software seperti SOWB.
  4. Membuat secara khusus sistem dan fitur pengendalian biaya material.
  5. Menunjuk personil khusus untuk mengawasi penggunaan material di proyek maupun lokasi fabrikasi.
  6. Membuat sistem khusus untuk mengatasi penipuan berdasarkan jenis material. Contoh untuk mengatasi penipuan volume solar di site, maka dibuat tangki khusus yang telah ditera secara independen yang digunakan sebagai alat kontrol. Lalu untuk mengatasi pencurian, dapat dilakukan dengan sistem pengaman khusus gudang, menunjuk petugas khusus, menempatkan posisi gudang pada lokasi yang terpantau dengan baik dan memasang kamera cctv pada lokasi yang rawan.

 

Penjelasan di atas menunjukkan bahwa tahap procurement material adalah tahap paling penting dalam manajemen biaya material. Sehingga tahap ini harus dilakukan dengan sistem yang terpadu agar prosesnya dapat dilakukan dengan baik. Silahkan dibaca juga rekomendasi langkah peningkatan sistem pengendalian biaya material.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>