Rekomendasi Langkah Peningkatan Sistem Pengendalian Biaya Material

Dalam sistem pengendalian biaya secara keseluruhan, pengendalian biaya material bisa jadi yang paling sulit karena banyaknya faktor dan jenis material yang harus dikendalikan. Sehingga sistem pengendalian akan lebih kompleks namun dituntut pula efektif. Tulisan ini merekomendasikan langkah-langkahnya.

Pengendalian biaya material memiliki tantangan yang tinggi untuk berhasil diaplikasikan. Besarnya porsi biaya dan tingginya risiko serta kemungkinan yang rendah untuk transfer atau sharing risiko dan kompleksitasnya, membuat sistem pengendalian harus dirancang dengan sebaik-mungkin. Berikut langkah-langkah pengendalian biaya material yang dibagi dalam tiga tahap seperti halnya pada perencanaan biayanya yang memperhatikan faktor penting biaya material.

A. Procurement Material

1. Memastikan volume pemesanan material hasil perhitungan gambar dengan uji perhitungan volume secara random.
2. Menghitung volume material secara bertahap (dua-tiga kali). Tahap awal diperhitungkan volume secara agak kasar. Tujuannya untuk mempercepat pengiriman material ke site tanpa terjadi over volume pemesanan. Pemesanan material dilakukan bertahap. Misalnya 70%:30%, 80%-20%, atau 90%:10%. Hal ini dimaksudkan agar dapat dilakukan perhitungan volume tahap berikutnya atas sisa pekerjaan. Dikarenakan sisa pekerjaan dalam porsi 10%-30%, maka adanya kesalahan perhitungan akan semakin kecil. Di samping itu pula akan dapat divalidasi akurasi perhitungan volume sebelumnya. Dalam hal ini, pengiriman juga dilakukan bertahap. Hal ini untuk menghindari risiko pemborosan dan pencurian atau kerusakan material di site.
3. Melakukan kunjungan khusus ke sumber material sebelum pengiriman untuk memastikan kualitas material yang akan digunakan.
4. Memantau perkembangan cuaca untuk memastikan material yang terpengaruh pengirimannya terhadap cuaca tetap sesuai rencana.
5. Melakukan opname material dalam periode tertentu. Misalnya tiap bulan atau tiga bulan atau dalam periode fisik proyek tertentu seperti 10%, 30%, 50%, 70%, dan 90%. Dalam proses opname ini akan dapat diketahui adanya penyimpangan biaya material sejak dini. Lakukan langkah2 yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan biaya tersebut.
6. Mengikat harga diawal untuk menghindari kenaikan harga karena perubahan kondisi pasar dan ekonomi. Ini dapat dilakukan dengan pemberian uang muka atau pembayaran pertama.
7. Melakukan kendali proses procurement dan juga updating schedule berdasarkan hasil kondisi aktual lapangan. Membuat program kerja lebih rinci berdasarkan program / schedule procurement untuk menghindari keterlambatan pengiriman material ke proyek.
8. Mengevaluasi kualitas material yang didatangkan ke proyek sesuai dengan standart evaluasi kualitas. Koordinasi dengan vendor apabila terjadi material yang tidak sesuai kualitas yang direncanakan.
9. Kunjungan berkala ke lokasi sumber material yang dianggap kritis dalam pengadaannya.
10. Aktif mencari vendor baru yang dianggap potensial.
11. Mengupayakan cara pengiriman material yang dapat terlacak posisinya. Hal ini penting untuk mengendalikan schedule pendatangannya di site.
12. Melakukan survey lokasi untuk memastikan apakah material dipacking dengan cara yang aman untuk menghindari kerusakan material dalam proses pengiriman. Ini terutama pada material yang dianggap rentan patah, gores, penyok, dan lainnya.

B. Penggunaan Material

1. Secara periodik melakukan pengamatan proses penanganan material saat handling. Cek apakah penanganan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
2. Melakukan pengecekan berkala apakah material dipasang sesuai dengan metode pelaksanaan yang telah ditentukan.
3. Diperlukan juga cek terhadap material yang disimpan sementara di beberapa lokasi pekerjaan untuk mengetahui tingkat keamanannya terhadap kehilangan dan kerusakan.

C. Pengendalian Pemborosan dan Penyimpanan Material

1. Pengecekan terhadap kondisi stok material pada gudang terbuka untuk mengetahui apakah material aman terhadap kerusakan dan pencurian.
2. Mengamati apakah pemotongan material telah sesuai dengan pedoman yang diberikan. Pengamatan dapat dengan melihat sisa potongan material.
3. Mengevaluasi data atau fitur pengendalian biaya material apakah terjadi penyimpangan pada material tertentu.
4. Melihat secara berkala kamera cctv untuk memastikan keamanan material dari pencurian.
5. Mengupayakan untuk tidak menjual sampah potongan material dengan memanfaatkan sampah material untuk pekerjaan lainnya. Menjual sampah material lalu membagikan uangnya kepada personil proyek akan menjadi hal yang tidak baik dari sisi pengendalian biaya. Sampah material yang dijual harus dilakukan terakhir atau dipastikan sampah material sudah tidak dapat digunakan. Dimana dana hasil penjualan menjadi milik proyek.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}