Proses pembuatan jadwal pada dasarnya adalah proses yang memasukkan dan mengintegrasikan semua hasil proses perencanaan waktu terdahulu. Proses ini akan membentuk suatu model jadwal yang unik pada tiap proyek. Pemodelan jadwal akan diiterasi dan dioptimasi sebelum proses approval untuk memastikan efektifitas jadwal proyek menjadi schedule baseline.
Proses ini dilakukan berdasarkan metodologi rencana manajemen waktu dan menggunakan acuan proses yang ada dalam aset proses organisasi. Data dan informasi yang akan diproses berasal dari daftar aktivitas beserta atributnya, diagram jaringan jadwal proyek, faktor lingkungan perusahaan, kebutuhan sumber daya aktivitas, resource breakdown structure (RBS), estimasi durasi aktivitas, daftar risiko, pernyataan lingkup proyek, dan kalender sumber daya.
Proses pembuatan jadwal proyek merupakan proses yang iteratif. Sering dilakukan review atau revisi atas estimasi durasi dan estimasi sumber daya. Proses ini direkomendasikan untuk diuraikan menjadi rangkaian kegiatan-kegiatan untuk memudahkan pemahaman dan implementasi proses ini. Penjelasan rinci tiap kegiatan dibahas khusus pada bagian lain subbab ini. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
- Membuat model jadwal proyek.
- Membuat jalur kritis (critical path).
- Review dan optimasi jadwal proyek.
- Review dan optimasi sumber daya.
Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik berdasarkan standar PMBOK 5th Edition yang dapat digunakan. Rincian alternatif beserta definisi dan tujuan diberikan pada Tabel berikut :
Penjelasan-penjelasan tambahan berikut contoh atas alat dan teknik yang ada pada tabel di atas, disampaikan sebagai berikut :
CPM (Critical Path Method) – Critical path method (CPM) merupakan alogaritma berbasis matematika yang membuat jadwal kelompok aktivitas-aktivitas proyek yang menentukan jalur kritis atas aktivitas-aktivitas tertentu. CPM merupakan salah satu alat paling penting dalam manajemen proyek modern. Metode ini dikembangkan tahun 1950-an oleh Morgan R. Walker dari DuPont dan James E. Kelley, Jr. dari Remington Rand. Di saat yang hampir bersamaan, Booz Allen Hamilton dan angkatan laut AS juga mengembangkan Program Evaluation and Review Technique.
CCM (Critical Chain Method) – Metode Rantai Kritis dikenalkan oleh Dr. Elliyahu Goldratt pada tahun 1997. Ini merupakan suatu metode baru dalam penjadualan proyek agar selesai tepat pada waktunya. CCPM tidak hanya melakukan penjadualan proyek seperti yang dilakukan oleh CPM/PERT tetapi juga melakukan pendekatan manajemen. Semua ini bisa ditempuh dengan cara menghilangkan multitasking, student syndrome, parkinson’s law serta memberi buffer di waktu akhir proyek.
Caranya yaitu dengan mengumpulkan data jadual dan biaya proyek, jumlah tenaga kerja serta segala peralatan (sumber daya) yang digunakan. Langkah pertama dalam merencanakan jadual proyek berdasarkan Metode Rantai Kritis (CCPM) ialah memindahkan waktu pengaman dari akhir masing-masing pekerjaan ke akhir proyek. Setelah itu memindahkan pekerjaan yang tidak mendesak ke belakang sesuai dengan asas as late as possible (ALAP) seperti yang disarankan oleh Metode Rantai Kritis (CCPM). Contoh metode rantai kritis dapat dilihat pada Gambar berikut :
Teknik optimasi sumber daya – Terdapat dua teknik yang paling sering digunakan dalam melakukan optimalisasi sumber daya yang dapat digunakan untuk menyesuaikan model jadwal pada permintaan dan pasokan sumber daya, yaitu :
Resource levelling – Teknik di mana tanggal mulai dan selesai proyek disesuaikan berdasarkan keterbatasan sumber daya dengan tujuan menyeimbangkan kebutuhan sumber daya dengan pasokan yang tersedia. Teknik ini digunakan ketika sumber daya yang diperlukan hanya tersedia pada waktu tertentu, atau dalam jumlah terbatas, atau alokasi berlebihan, atau untuk menjaga penggunaan sumber daya pada tingkat yang konstan. Perataan sumber daya dapat menyebabkan jalur kritis awal bertambah dan menambah durasi total pelaksanaan proyek.
Resource Smoothing – Teknik yang menyesuaikan aktivitas model jadwal agar kebutuhan sumber daya pada proyek tidak melebihi batas yang telah ditetapkan sumber daya tertentu. Pada teknik ini, jalur kritis proyek tidak berubah dan tanggal penyelesaian tidak akan tertunda. Aktivitas hanya dapat ditunda selama free float dan total float. Sehingga teknik ini mungkin tidak dapat mengoptimalkan semua sumber daya.
Teknik pemodelan – Dapat berupa analisis what-if scenario dan simulasi.
Analisis what-if scenario – Proses mengevaluasi skenario untuk memprediksi efeknya, positif atau negatif, pada tujuan proyek. Contoh skenario seperti mempercepat pekerjaan pondasi, mengubah hubungan logis tertentu, atau memperlama durasi aktivitas tertentu. Hasil analisis ini dapat digunakan untuk menilai kelayakan jadwal proyek, dan penentuan cadangan kontingensi.
Simulasi – Perhitungan beberapa durasi proyek dengan set yang berbeda dari asumsi kegiatan, biasanya menggunakan distribusi kemungkinan yang dibangun dari perkiraan tiga titik untuk menghitung ketidakpastian. Teknik simulasi yang paling umum adalah analisis Monte Carlo.
Percepatan waktu – Teknik percepatan waktu yang sering digunakan ada dua yaitu Crashing dan Fast Tracking yang dijelaskan sebagai berikut :
- Crashing – Teknik yang mempersingkat durasi jadwal dengan menambahkan sumber daya. Contoh adalah lembur, tambahan sumber daya, atau melakukan pengiriman cepat pada aktivitas jalur kritis. Crashing hanya untuk kegiatan pada jalur kritis di mana sumber daya tambahan akan mempersingkat durasi kegiatan ini. Crashing mengakibatkan peningkatan risiko dan atau biaya. Bentuk grafis metode ini diperlihatkan pada Gambar di bawah ini :
- Fast Tracking – Teknik yang mempersingkat durasi jadwal dengan membuat menjadi paralel dua atau lebih aktivitas dari kondisi yang awalnya tidak paralel dengan durasi penuh atau sebagian. Contoh adalah membangun pondasi suatu bangunan sebelum menyelesaikan semua gambar arsitektur. Teknik ini berisiko tinggi dan dapat menyebabkan reject. Bentuk grafis metode ini diperlihatkan pada Gambar di bawah ini
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery