Proses pengelolaan waktu merupakan salah satu proses manajemen proyek yang paling kompleks sehingga membutuhkan banyak alat dan teknik untuk membantu proses tersebut serta kompetensi yang memadai. Pengelolaan waktu yang baik membutuhkan pengalaman atas jenis proyek yang dikelola, kompetensi manajemen waktu dan schedulling, serta kompetensi detail yang memadai.
Untuk pengelolaan waktu proyek yang statejik, perlu diketahui dan dibuat berbagai rencana dan program proyek yang mengacu pada faktor kritis sukses atas pengelolaan waktu tersebut. Berdasarkan berbagai pengalaman dan lesson learned serta referensi, terdapat beberapa faktor kritis dalam pengelolaan waktu, yaitu :
Efektivitas perencanaan jadwal – Merupakan faktor yang paling utama dalam keseluruhan proses pengelolaan jadwal. Jadwal proyek yang efektif akan sangat menentukan keberhasilan proyek atas obyektif waktu dan obyektif penting proyek lainnya seperti biaya dan kualitas.
Efektivitas pengendalian jadwal – Merupakan faktor yang menentukan dalam menjaga penyimpangan jadwal seawal mungkin sehingga lebih mudah untuk dikelola dan meningkatkan peluang pencapaian obyektif proyek atas waktu.
Efektivitas pengelolaan kompleksitas proyek – Kompleksitas proyek yang tinggi dapat menyebabkan proyek sulit untuk dikelola dan dikendalikan. Pengelolaan waktu merupakan elemen manajemen proyek yang dengan kompleksitas yang tinggi yang harus dikelola agar jadwal proyek manageable.
Tingkat kompetensi penjadwalan – Penjadwalan yang efektif membutuhkan kompetensi yang khusus penjadwalan dan pengalaman yang memadai. Kompetensi ini merupakan kunci penting yang dengan tingkat pengaruh yang luas pada manajemen proyek secara umum.
Tingkat kompetensi problem solving dan inovasi – Kompetensi ini akan berperan penting dalam penyelesaian berbagai permasalahan dalam penjadwalan maupun pengendalian waktu proyek. Permasalahan terkait waktu proyek yang kompleks sering tidak diatasi dengan tepat. Kemampuan problem solving yang kreatif dan inovatif akan sangat menunjang pengelolaan waktu yang handal di proyek terutama proyek yang dengan tingkat kompleksitas yang tinggi.
Ketersediaan sumber daya yang produktif – Sumber daya yang produktif akan sangat diperlukan dalam pengelolaan waktu yang efektif. Hal ini karena salah satu problem utama keterlambatan proyek adalah produktifas sumber daya yang rendah yang tidak sesuai dengan rencana.
Tingkat kelancaran cash flow proyek – Berbagai sumber daya membutuhkan pendanaan yang memadai dalam bekerja di proyek. Hambatan-hambatan dalam pendanaan proyek akan berdampak serius pada produktifitas sumber daya. Hal ini disebabkan oleh adanya demotivasi dan keragu-raguan.
Tingkat perubahan – Tingginya tingkat perubahan akan menjadi hambatan besar dalam pengelolaan waktu. Tiap perubahan akan memerlukan pembaruan perencanaan dan pengendalian. Jumlah perubahan akan terkait dengan peningkatan kompleksitas proyek. Tingkat perubahan yang tinggi akan menghasilkan kompleksitas yang tinggi yang berpotensi di luar kemampuan tim proyek untuk mengelolanya.
Kualitas budaya, struktur, dan aset-aset proses organisasi – Faktor ini dapat berupa kondisi-kondisi budaya, struktur, dan aset-aset proses organisasi yang mendukung pengelolaan waktu di proyek yang efektif dan efisien.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery