Manajemen waktu pada dasarnya adalah suatu proses yang berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan tertentu maupun sasaran yang sebelumnya telah ditentukan untuk bisa dicapai dalam suatu periode tertentu dengan penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. Manajemen waktu proyek yang baik akan berdampak besar bagi kesuksesan proyek atas obyektif lainnya seperti biaya, kualitas, sumber daya, dan kepuasan pelanggan.
Obyek waktu yang dikelola memiliki karakteristik khusus, yakni waktu akan terus berjalan apapun yang terjadi dan tidak akan pernah bisa untuk dikembalikan dengan cara apapun. Keterlambatan waktu akan bermakna lebih dari sekedar kehilangan waktu. Hal ini karena keterlambatan akan berdampak pada perlunya percepatan yang membutuhkan biaya lebih mahal dan potensi penurunan tingkat kualitas. Keterlambatan juga akan menyebabkan potensi hilangnya kesempatan pendapatan (revenue opportunity) dan penurunan kredibilitas organisasi terhadap konsumen atau klien yang akan berujung pada brand image perusahaan tersebut. Elemen waktu pada akhirnya merupakan elemen proyek yang sangat bernilai bagi organisasi.
Dalam manajemen waktu proyek terdapat suatu konsep penting dalam schedulling yaitu konsep elemen aktivitas. Aktivitas merupakan hal-hal yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu produk barang atau jasa atau hasil tertentu dari proyek. Aktivitas dirinci dari elemen WBS yang terkecil. Konsep ini sangat kritis karena dalam aktivitas akan diberikan berbagai data-data rinci waktu dan biaya proyek, seperti :
- Volume produk barang atau jasa atau hasil, termasuk metode pengukuran volumenya.
- Jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan pada tiap aktivitas.
- Harga satuan aktivitas yang dihitung berdasarkan biaya satuan sumber daya dan tingkat produktifitasnya.
- Ketergantungan suatu aktivitas dengan aktivitas lainnya.
- Durasi pelaksanaan aktivitas.
- Risiko dan peluang beserta perkiraan nilainya.
Tujuan utama manajemen waktu pada proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai lingkupnya dapat memenuhi target waktu proyek yang telah ditentukan. Fokus manajemen waktu adalah membuat perencanaan jadwal proyek yang handal dan optimum atas sumber daya dan biaya serta pengendalian jadwal yang mampu mengidentifikasi dini keterlambatan untuk penanganan yang efektif dan efisien.
Manajemen waktu proyek berdasarkan standar PMBOK 5th Edition terdiri atas tujuh proses. Rincian, alur proses, dan hubungan ke-tujuh proses tersebut dijelaskan pada Tabel di bawah ini :
Berdasarkan Tabel di atas, terdapat tujuh proses dalam manajemen waktu. Prinsip masing-masing proses dapat disimpulkan garis-besarnya sebagai berikut :
Merencanakan manajemen waktu – Merupakan proses yang merencanakan bagaimana jadwal akan dikelola di proyek melalui berbagai tahap proses perencanaan jadwal dan proses pengendalian jadwal.
Mendefinisikan aktivitas – Merupakan proses perencanaan yang akan mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan suatu elemen WBS yang telah terdefinisi pada proses pembuatan WBS.
Mengurutkan aktivitas – Proses ini termasuk proses perencanaan yang akan menghubungkan aktivitas-aktivitas berdasarkan metode pembuatan atau pelaksanaan produk atau pekerjaan dan hubungan logisnya dalam bentuk suatu rangkaian hubungan antar aktivitas. Hubungan antar aktivitas dapat secara internal dari dalam suatu elemen WBS maupun dari aktivitas elemen WBS lainnya.
Estimasi sumber daya aktivitas – Proses ini termasuk proses perencanaan yang memperkirakan jumlah sumber daya yang akan digunakan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk menghasilkan suatu elemen WBS. Perkiraan sumber daya akan sangat tergantung dari volume pekerjaan dan best practice pelaksanaan pekerjaan sejenis atau serupa.
Estimasi durasi aktivitas – Proses ini termasuk proses perencanaan yang menghitung kebutuhan durasi yang diperlukan dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas dalam menghasilkan suatu elemen WBS. Perhitungan durasi akan sangat tergantung dari volume pekerjaan dan rencana sumber daya aktivitas.
Membuat jadwal – Proses ini merupakan proses perencanaan yang mentabulasi seluruh data dan informasi hasil proses perencanaan jadwal sebelumnya ke dalam suatu model jadwal proyek. Proses ini dilakukan secara iteratif agar realistis, logis, efektif dan efisien, serta optimum atas pencapaian obyektif waktu dengan aspek biaya, kualitas, dan aspek lain yang terkait. Proses ini akan menghasilkan acuan jadwal yang harus disetujui oleh key stakeholders.
Pengendalian jadwal – Proses ini proses pengendalian yang berupaya menjaga waktu pelaksanaan agar dapat sesuai dengan rencana atau acuan jadwal yang telah ditetapkan.
Pada Tabel di atas, terlihat umumnya proses-proses manajemen waktu bersifat sekuensial kecuali pada proses pengurutan aktivitas dan estimasi sumber daya aktivitas yang dapat dilakukan secara paralel atau overlapping.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery