Untuk mengatasi terjadinya scope creep, terdapat banyak cara yang pada dasarnya perlu komitmen yang kuat dari stakeholder kunci dan tim proyek. Berbagai cara tersebut diambil dari beberapa referensi dan pengalaman yang dikelompokkan berdasarkan proses-proses manajemen proyek yang terkait yang ditampilkan pada Tabel di bawah ini :

Strategi Mengatasi Scope Creep

Berdasarkan Tabel di atas, dapat disimpulkan bahwa dengan banyaknya faktor risiko atas scope creep, maka terdapat banyak tindakan yang harus dilakukan untuk mengantisipasinya. Walaupun demikian, banyaknya tindakan tersebut dapat disederhanakan dengan mengelompokkannya berdasarkan proses-proses manajemen proyek terkait. Untuk memudahkan, dapat dibuat suatu checklist atau memasukkan sebanyak mungkin rekomendasi tindakan ke dalam standar prosedur pada proses-proses manajemen proyek terkait.

Terdapat empat elemen yang di luar dari proses-proses pengelolaan lingkup, yaitu manajemen waktu, manajemen risiko, perencanaan pengadaan, dan quality assurance. Ketiganya dinilai sangat berperan dalam mengatasi scope creep. Waktu yang tidak realistis, sering menyebabkan perlunya perubahan-perubahan untuk mencapai target waktu yang tidak normal. Di samping itu, pelaksanaan yang tidak sesuai waktu pada tiap aktivitas, akan menyebabkan keterlambatan yang akhirnya akan memerlukan percepatan waktu (schedule compression). Percepatan waktu sering menyebabkan scope creep.

Elemen manajemen risiko diharapkan untuk dapat mengidentifikasi potensi risiko scope creep, penyebab dan dampaknya. Di samping itu, diperlukan strategi mitigasi risiko scope creep yang kuat yang dipantau dan dimonitor pelaksanaan strategi tersebut secara terus-menerus.

Elemen pengadaan akan menjadi salah satu key point dalam mengelola lingkup secara stratejik. Pemilihan jenis kontrak yang sesuai akan menjadi strategi utama pengelolaan lingkup. Lingkup harus harus dikerjakan harus dipastikan termasuk dalam lingkup kontrak. Sebaliknya, lingkup yang tidak perlu dikerjakan, harus dipastikan tidak termasuk dalam lingkup kontrak karena merupakan bagian dari scope creep yang akan menambah biaya dan waktu.

Elemen quality assurance akan berperan untuk menghindari hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan syarat kualitas yang telah ditentukan yang berpotensi menghasilkan scope creep. Quality assurance yang stratejik akan fokus pada pekerjaan-pekerjaan yang dengan frekuensi yang tinggi dan atau dampak yang signifikan mengalami kegagalan kualitas. Berbagai alternatif rekomendasi tindakan tersebut juga harus dipilih dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi proyek. Pemilihan harus mengacu pada efektifitas dan efisiensi tindakan dalam mengatasi scope creep.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code