Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian alternatif dan penjelasannya diberikan pada Tabel di bawah ini :

Alat dan Teknik Identifikasi Stakeholder

Dalam analisis stakeholder dilakukan pula identifikasi kepentingan, harapan, dan pengaruh stakeholder dan hubungan mereka terhadap tujuan proyek. PMBOK 5th Edition memberikan teknik analisis stakeholder dengan langkah-langkah sebagai berikut :

  • Identifikasi stakeholder proyekTermasuk informasi penting terkait seperti peran, departemen, kepentingan, pengetahuan, harapan, dan tingkat pengaruh. Stakeholder utama umumnya adalah sponsor, manajer proyek, dan pelanggan utama. Stakeholder lainnya diidentifikasi dengan cara wawancara dengan stakeholder yang telah diidentifikasi atau cara lain sehingga semua stakeholder dapat diidentifikasikan.
  • Analisis dampak atau dukungan atas stakeholder – Untuk dianalisa dalam menentukan strategi melakukan pendekatan pada stakeholder. Perlu diprioritaskan secara khusus untuk stakeholder yang berbentuk komunitas besar, karena dampaknya yang besar yang memerlukan usaha yang tidak sedikit yang harus ditentukan agar efektif dan efisien.
  • Menilai bagaimana para stakeholder kunci cenderung bereaksi atau merespon berbagai situasi – Untuk merencanakan bagaimana cara mempengaruhi mereka agar meningkatkan dukungan mereka dan mengurangi potensi dampak negatif.

Terdapat beberapa model klasifikasi yang dapat digunakan untuk analisis stakeholder, seperti yang terdapat pada PMBOK 5th Edition sebagai berikut :

  • Grid kekuatan/kepentingan (power/interest) – Pengelompokan stakeholder berdasarkan tingkat otoritas dan tingkat kepentingannya terhadap hasil proyek,
  • Grid kekuatan/pengaruh (power/influence) – Pengelompokan stakeholder berdasarkan tingkat otoritas dan tingkat pengaruhnya pada proyek,
  • Grid pengaruh/dampak (influence/impact) – Pengelompokan stakeholder berdasarkan tingkat pengaruh pada proyek dan dampaknya pada perencanaan dan pelaksanaan proyek,
  • Grid model ciri khas (salience model)Menggambarkan kelas stakeholder berdasarkan kekuatan mereka (kemampuan untuk memaksakan keinginan mereka), urgensi (perlu segera mendapatkan perhatian), dan legitimasi (keterlibatan mereka yang tepat).

Penjelasan dan contoh mengenai pengelompokan stakeholder dapat dilihat pada Gambar di bawah ini :

Contoh Pengelompokan dan Strategi Mengelola Stakeholder atas Power/Interest

Pengelompokan yang lebih lengkap akan memberikan informasi yang lebih lengkap dalam pengambilan keputusan atas strategi yang efektif dan efisien dalam pengelolaan stakeholder.  

Dalam proses pengelompokan stakeholder dan penentuan strategi dapat menggunakan teknik pendapat ahli terutama yang pernah berinteraksi dengan stakeholder terkait. Project manager harus menggunakan ahli yang diyakini kemampuan dan pengalamannya dalam menilai stakeholder dan memberikan saran mengenai strategi yang tepat terutama atas pengalaman ahli tersebut. Rekomendasi ahli berdasarkan PMBOK 5th Edition adalah sebagai berikut :

  • Manajemen senior.
  • Anggota unit lain dalam organisasi (yang memiliki kemampuan dan pengalaman terkait).
  • Stakeholder inti yang telah teridentifikasi terutama yang terdapat dalam project charter.
  • Project manager lain yang telah berpengalaman menangani stakeholder terkait pada proyek sebelumnya yang dapat memberikan lesson learned penting.
  • Ahli terkait kekhususan proyek yang dikerjakan.
  • Konsultan.
  • Asosiasi teknis dan profesional, badan regulasi, dan organisasi non-pemerintah yang terkait.

Teknik rapat dapat menjadi opsi penting terkait untuk lebih memahami stakeholder utama proyek terutama terkait dalam analisis penilaian atas peran, kepentingan, pengetahuan, dan informasi penting lainnya untuk pengelolaan stakeholder. Pendapat peserta rapat dapat menyempurnakan proses identifikasi, penilaian, dan rencana strategi atau mitigasi terkait pengelolaan stakeholder.

Keluaran Proses

Hasil pada proses ini adalah suatu daftar stakeholder yang berisi beberapa informasi penting terkait identifikasi stakeholder, yaitu :

  • Informasi identifikasi – Berupa nama, posisi dalam organisasi, peran dalam proyek, dan informasi kontak.
  • Informasi hasil penilaian – Berupa kebutuhan utama, ekspektasi utama, pengaruh potensial dalam proyek, kepentingan utama, dan lain-lain sesuai kebutuhan.
  • Pengelompokan stakeholder – Berupa internal atau eksternal, pendukung atau netral atau penghambat, dan lain-lain sesuai kebutuhan.

Berbagai alat dan teknik pada proses identifikasi stakeholder di atas harus dipilih dengan menilai mana yang paling efektif dan efisien untuk dilakukan oleh Tim Proyek / Project Manager.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code