Sistem manajemen yang dalam konteks ini adalah manajemen proyek suatu organisasi, pada dasarnya berevolusi menuju suatu sistem manajemen yang semakin baik dan efektif dalam menjalankan atau melaksanakan proyek. Hal ini karena keberhasilan pelaksanaan proyek sangat dipengaruhi oleh tingkat efektivitas sistem manajemen proyek yang ada pada suatu organisasi.

Perjalanan atas perkembangan kemampuan manajemen proyek pada kondisi atau milestone tertentu disebut sebagai project management maturity level atau tingkat maturitas manajemen proyek. Bagi organisasi yang banyak dipengaruhi oleh proyek atau project-based, sangat penting memahami bagaimana mengembangkan kemampuan organisasi mengelola proyek dengan memahami model perkembangannya atau disebut sebagai project management maturity model.

Beberapa lembaga internasional seperti PMI, PM Solution, Pricewaterhouse Coopers, termasuk para ahli telah mengembangkan beberapa model tingkat maturitas manajemen proyek. Namun dari semuanya dapat disimpulkan bahwa ada lima tahap pengembangan yang memiliki ciri khas atau syarat tertentu pada tiap tahap atau milestone yang dapat disimpulkan pada Gambar sebagai berikut :

Project Management Maturity Level

Adapun penjelasan singkat atas lima level tingkat maturitas manajemen proyek seperti pada Gambar  di atas adalah sebagai berikut:

Level Inisial – Awal, Ad-Hoc, Sporadis

  • Proses-proses bersifat bebas atas opini sehingga hasil menjadi unpredictable.
  • Alat manajerial yang digunakan dalam pengelolaan pada fase ini tidak konsisten.
  • Sering tanpa perencanaan,  kontrol yang lemah, sehingga sulit untuk memastikan status proyek dan peramalan kinerja akhir proyek.
  • Sangat reaktif, pelaksanaan proyek terkadang secara ad-hoc sehingga kacau balau.
  • Project success sering atas usaha yang heroic oleh individu.

Pengelolaan Proses Eksisting – Kesadaran, Mulai pengelolaan, Menjaga konsistensi

  • Kesadaran mulai muncul.
  • Proses proyek telah mulai diinstitusikan walaupun pelaksanaannya terkadang masih berbeda dari proyek ke proyek.
  • Petunjuk pelaksanaan (guideline) ada namun sering konflik dengan prioritas lain.
  • Pemenuhan atas standart manajemen proyek telah dilakukan sebagian.
  • Kemampuan untuk konsisten telah ditingkatkan.
  • Alat manajerial telah digunakan secara konsisten atas biaya, mutu, dan waktu pada laporan status proyek.

Proses Standarisasi dan Integrasi – Pendefinisian standart, Benchmarking standar, Pengelolaan infrastruktur proses, Proses pengelolaan standar, Integrasi

  • Mulai bersifat proaktif.
  • Proses-proses telah dikelompokkan untuk organisasi, diformalkan, terdokumentasi dan mulai konsisten.
  • Training telah ada dan mulai aktif, telah dipilih SDM yang sesuai berdasarkan kemampuannya untuk proyek.
  • Alat manajerial telah dianggap sebagai aset perusahaan yang fokus pada pengukuran kinerja.
  • Data manajemen proyek perusahaan telah ada, namun analisis dan pengambilan keputusan yang proaktif masih terbatas.

Standarisasi dan Integrasi Efektif – Quantitatively Managed

  • Proses-proses telah terukur dan terkendali baik.
  • Kinerja proyek telah terintegrasi menjadi pengambilan keputusan manajemen untuk mencapai sasaran bisnis yang lebih baik.
  • Kompetensi manajemen proyek telah diformalkan.
  • Proyek dianggap sebagai jalur cepat atas jenjang karir.
  • Proses-proses yang terbukti digunakan untuk analisa cost-benefit, resources, dan value hasil.
  • Integrasi sistem bisnis dan manajemen proyek meningkatkan prediksi, analisis, dan benchmarking.
  • Sasaran proyek dikelola secara kuantitatif.

Optimasi dan Inovasi Proses – Pengembangan terus-menerus, Inovasi proses yang efektif

  • Perhatian bergeser pada pengembangan manajemen proyek yang terus-menerus dan inovatif yang sejalan dengan sasaran bisnis terkini sebagai business enabler.
  • Training berupa advanced skill.
  • Sumber daya atau keahlian ditempatkan berdasarkan value.
  • Manajemen proyek dan proses bisnis inti telah terintegrasi penuh yang fokus pada value bisnis.
  • Manajemen proyek, bisnis dan kolaborasi alat manajerial telah terintegrasi secara penuh dan digunakan pada semua level organisasi.
  • Proyek dikelola sebagai portofolio strategis.

Manfaat model tingkat maturitas atas project management adalah untuk proses menyadari, persamaan persepsi, acuan memulai, framework atau roadmap untuk prioritas pengembangan, hingga kesepahaman tujuan pengembangan. Adapun langkah-langkah untuk melakukan pengembangan sistem manajemen proyek yang berdasarkan tingkat maturitas adalah sebagai berikut :

  1. Penentuan posisi eksisting.
  2. Penentuan tujuan pengembangan.
  3. Penentuan cara mencapai tujuan.
  4. Penentuan progres pengembangan dan cara pengukurannya.

Pada suatu organisasi terutama yang berciri project-based, adalah kritis untuk memahami di posisi mana mereka berada berdasarkan kondisi tingkat maturitas atas manajemen proyek mereka sebagai acuan atau titik tolak mengembangkan sistem manajemen proyek untuk meningkatkan kinerja proyek yang dilakukan secara efektif.

Banyak penelitian telah membuktikan bahwa terdapat korelasi yang tinggi antara tingkat maturitas atas manajemen proyek dan kinerja proyek secara keseluruhan. Pengembangan manajemen proyek merupakan sebuah perjalanan dan investasi. Pemahaman konseptual atas potensi manfaat memulai dan mendorong perubahan. Pemahaman manfaat dan konteks model pengembangan adalah kunci untuk menentukan apakah perbaikan adalah solusi yang diinginkan.

Lambatnya pengembangan manajemen proyek adalah sangat mungkin karena faktor budaya organisasi di samping faktor masih barunya disiplin ilmu ini, dan perlunya waktu untuk melakukan pengembangan atas materi yang cukup kompleks seperti manajemen proyek.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code