Dalam mengelola proyek, terdapat begitu banyak faktor-faktor yang mempengaruhi proyek yang harus diperhatikan. Faktor-faktor tersebut dapat berasal dari internal maupun eksternal organisasi proyek. Faktor-faktor pengaruh akan berbeda-beda untuk tiap proyek, tiap fase proyek, tiap knowledge proyek, dan tiap proses proyek.
Mengelola keseluruhan faktor-faktor tersebut membuat pengelolaan proyek menjadi tidak efektif dan tidak efisien secara waktu. Sehingga harus dianalisis pada faktor mana saja yang memiliki dampak dan pengaruh yang signifikan bagi proyek. Pada pengalaman pelaksanaan proyek, diketahui bahwa suatu proyek memiliki hanya beberapa faktor kunci atau kritis (key factors) baik faktor kritis keberhasilan (critical success factors) maupun faktor kritis kegagalan (critical failure factors).
Faktor-faktor tersebut bersifat unik pada tiap proyek. Key factors dapat dikatakan sebagai faktor pareto yang mempengaruhi proyek yang harus dikelola dengan tingkat fokus yang tinggi. Critical success factors (CSF’s) merupakan jenis key factors yang paling sering digunakan. CSF’s juga merupakan salah satu alat yang penting dalam manajemen stratejik.
Terkait dengan tujuan utama proyek yaitu project success, para praktisi dan akademisi manajemen proyek berusaha untuk mendapatkan faktor kunci (CSF’s) atas project success. Berikut ini adalah resume dari suatu riset terkini terhadap faktor sukses (CSF’s) atas project success (BMG research, 2014), yaitu :
- Tata kelola organisasi yang efektif (effective governance).
- Definisi dan komunikasi tujuan dan sasaran proyek yang efektif.
- Tim proyek yang kompeten.
- Perencanaan proyek dan review-nya.
- Komitmen atas project success.
- Tersedianya metode dan tools yang proven.
- Kemampuan Project sponsor atau owner.
- Kepastian pendanaan.
- Pengguna akhir (end users) dan operator.
- Rantai pasok yang sejalan (aligned supply chain).
- Dukungan organisasi (supportive organization).
- Standar yang sesuai (appropriate standards).
Perbedaan kelompok seperti jenis pemilik proyek dan jenis industri atau sektor akan memiliki tingkat kepentingan (importance level) yang sedikit bervariasi atas seluruh poin di atas. Hal ini adalah wajar dan dapat dipahami. Sebagai contoh, untuk sektor konstruksi menempatkan pendanaan yang pasti sebagai yang paling penting. Sedangkan owner pemerintah menempatkan tata kelola organisasi yang efektif sebagai yang utama. Dengan demikian penting untuk memperhatikan perbadaan jenis owner dan jenis sektor dalam menentukan tingkat penting CSF’s.
Perencanaan proyek yang mengacu pada CSF’s di atas akan menghasilkan perencanaan proyek yang strategis terlebih jika ditambah dengan analisis untuk mendapatkan rencana skenario masa depan. Banyak praktisi yang melakukan perencanaan proyek dengan tidak mengacu pada CSF’s sehingga perencanaan pengelolaan proyek menjadi tidak optimal bahkan sering terjadi kegagalan atas proyek yang dikelola. Terkait dengan implementasi manajemen proyek, terdapat beberapa faktor kritis (CSF’s) yang harus menjadi perhatian, yaitu :
- Dukung top management yang kuat dan konsisten.
- Adanya standar dan norma perusahaan yang memadai.
- Adanya sistem penghargaan dan pengakuan atas personil manajemen proyek.
- Tersedianya alat-alat software manajemen proyek yang mendukung atau memadai.
- Edukasi staf atas manajemen proyek.
- Adanya organisasi PMO yang berperan optimal dalam mengelola portofolio proyek dalam organisasi.
Terdapat tiga langkah proses untuk menentukan CSF’s yang sangat berguna dalam proses manajemen proyek yang strategis, yaitu :
- Gunakan beberapa macam framework untuk memeriksa elemen kunci atas tujuan jangka panjang, yang dapat berupa : Pernyataan OAS (Objective, Advantage, Scope), Analisis SWOT (Strengthness, Weakness, Opportunity, Threats), dan Rencana strategis organisasi termasuk agenda perubahan organisasi dan atau scenario planning.
- Tentukan faktor mana yang merupakan kunci dalam mencapai rencana jangka panjang atau yang bersifat menyeluruh atau berdampak paling besar bagi organisasi atau manajemen proyek. Proses ini disarankan dilakukan dengan brainstorming atau expert judgment.
- Validasi critical success factors yang telah terdefinisi dengan cara benchmarking proyek yang dengan kasus atau kondisi yang serupa.
Dengan terdefinisinya CSF’s untuk manajemen suatu proyek, maka akan sangat membantu project manager dalam merencanakan manajemen proyek, menentukan prioritas, mengambil keputusan atas strategi atau alternatif pilihan yang terbaik, menentukan dan mengarahkan tim proyek, berkomunikasi dan bernegosiasi dengan key stakeholder, dan mengendalikan proyek, serta menentukan perubahan-perubahan yang tepat.
Pada akhirnya, dengan terdefinisinya CSF’s suatu proyek, maka akan membantu project manager dalam menentukan strategi terbaik dalam mengelola proyek untuk mencapai kesuksesan proyek. CSF’s yang telah terdefinisi harus dikelola pada proses perencanaan dan pelaksanaan. CSF’s juga harus diperhatikan saat pemantauan dan pengendalian proyek.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery