Pada artikel terdahulu telah dibahas mengenai pengantar manajemen stratejik. Salah satu artikel yang dapat dilihat kembali adalah Dasar-dasaar Manajemen Stratejik. Dalam pembahasan disebutkan bahwa manajemen stratejik bertujuan untuk menghasilkan strategi-strategi yang tepat dan jitu hasil dari berbagai analisis lingkungan. Strategi-strategi tersebut kemudian dikelola dan dievaluasi untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Manajemen stratejik, terlihat berfokus pada tingkatan organisasi atau perusahaan.
Tanpa melihat fokus dari manajemen stratejik pada level organisasi yang besar seperti perusahaan, pada dasarnya konsep manajemen stratejik dapat digunakan pada tingkatan yang lebih kecil atau rinci termasuk proyek. Hal ini karena strategic approach pada dasarnya merupakan cara pikir dan bertindak. Sehingga walaupun proyek merupakan bagian dari strategic management suatu korporasi yaitu berada pada level taktikal, namun dalam pengelolaan proyek dapat diterapkan pola pikir dan tindakan yang stratejik.
Adaptasi konsep manajemen stratejik ke dalam pengelolaan proyek merupakan ide cerdas dalam rangka pengelolaan proyek yang lebih efektif. Adaptasi dapat dilakukan dengan melihat bahwa proyek adalah suatu organisasi yang lebih kecil yang juga memiliki beberapa tujuan dan dengan berbagai keterbatasan sumberdaya serta dengan berbagai faktor internal dan eksternal, sehingga dapat dan perlu dikelola secara stratejik.
Pada pembahasan sebelumnya seperti yang dijelaskan pada artikel Faktor-faktor kompleksitas proyek telah dijelaskan bahwa proyek memiliki kompleksitas yang relatif tinggi. Kompleksitas proyek tersebut merupakan indikator perlunya proyek untuk dikelola secara stratejik. Manajemen proyek secara stratejik yang diusulkan dalam pembahasan subbagian ini adalah implementasi konsep manajemen stratejik pada aspek-aspek tertentu yang bersifat makro yang ada dalam manajemen proyek.
Pada standar manajemen proyek tertentu seperti PMBOK 5th Edition, di dalamnya telah mengadopsi beberapa konsep strategic management. Adapun tiga aspek yang bersifat makro pada manajemen proyek antara lain adalah :
- Visi dan misi proyek (project’s vision and mission) – Visi proyek merupakan tujuan akhir atau umum suatu proyek dalam waktu yang sesuai dengan masa hidup proyek. Sedangkan misi proyek adalah cara dan langkah yang harus dilakukan dalam rangka mencapai visi proyek.
- Faktor lingkungan perusahaan (enterprise environmental factors) – Merupakan semua faktor-faktor yang dianggap mempengaruhi perencanaan dan pelaksanaan proyek. Faktor-faktor ini dapat berasal dari internal maupun eksternal proyek.
- Strategi-strategi makro proyek (macro project planning strategies) – Merupakan serangkaian strategi-strategi yang bersifat makro yang diperlukan dalam proses perencanaan proyek yang berdasarkan analisis situasi proyek.
Mengelola proyek merupakan pekerjaan yang sangat kompleks bagi seorang project manager. Banyak hal yang harus dipikirkan, dikerjakan, dimonitor, dan dikendalikan sekaligus. Tentu saja potensi gagal fokus menjadi tinggi dan alih-alih pekerjaan selesai, malah kinerja proyek yang tidak sesuai target. Ini berarti tujuan mendasar dari manajemen proyek justru tidak tercapai.
Oleh karena itu, penting bagi project manager untuk memahami kondisi eksisting, mengidentifikasi tujuan akhir proyek, dan memikirkan apa cara terbaik untuk menghubungkan antara kondisi eksisting ke tujuan akhir proyek di tengah kondisi keterbatasan sumber daya yang sering terjadi.
Mungkin ada tersedia begitu banyak jalan atau cara, bahkan yang rumit sekalipun. Namun dalam menentukan cara tersebut, project manager juga harus mencarikan cara atau jalan yang jitu. Maksudnya adalah cara yang membutuhkan sumber daya dan waktu yang sedikit atau efisien, namun dengan dampak pencapaian atas tujuan proyek yang tinggi.
Dengan tanpa memperhatikan time-frame proyek yang seringkali singkat, maka pemikiran di atas, sudah bisa dikatakan berfikir strategis. Bahkan berdasarkan pengalaman, hanya dengan pendekatan tindakan yang strategis-lah tingkat kesuksesan proyek akan lebih tinggi. Dewasa ini telah cukup banyak dikembangkan model Strategic Project Management seperti yang terlihat pada contoh di bawah ini
Menjadi strategic project manager bisa jadi merupakan hal yang sangat penting dalam meningkatkan kesuksesan proyek seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini yang akan dibahas pada artikel selanjutnya. Beberapa contoh di bawah ini menunjukkan pendekatan strategis yang dapat dilakukan oleh project manager yang menunjukkan bahwa pendekatan strategis merupakan suatu keharusan bagi project manager :
- Memahami dan berusaha menjadikan tujuan bisnis sebagai ultimate goal dalam mengelola proyek
- Memahami dan menggali peluang pada pasal-pasal kontrak yang kritikal
- Fokus pengelolaan biaya pada komponen pareto
- Pengambilan keputusan basis pekerjaan jalur kritis
- Fokus pengelolaan risiko pada top risks
- Effort maksimal pada pengadaan long-lead materials & equipments
- Menjaga performa dan produktivitas tim proyek
- Mengelola stakeholder kritikal termasuk berkomunikasi aktif
- Berusaha mendapatkan terobosan berupa inovasi atau implementasi teknologi
- Fokus pada aspek kritis penentu kesuksesan atau kegagalan proyek
- Intensif melakukan review / evaluasi dan menarik lesson learned serta memperbaharui strategi proyek
- Dll
Berdasarkan penjelasan di atas, menjadi jelas bahwa project manager yang sukses adalah project manager yang berfikir dan bertindak stratejik. Bagaimana dengan Anda ?
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery