Proyek EPC memiliki tantangan yang sangat tinggi, mulai dari saling ketergantungaan antar aktifitas yang ada, fase overlaps antar masing-masing aktifitas tersebut, pemecahan aktifitas menjadi aktifitas-aktifitas pekerjaan yang lebih detail, kompleksitas struktur organisasi, dan ketidakpastian dalam akurasi prediksi yang timbul selama masa pelaksanaan. Kegiatan yang paling menantang dalam proyek ini adalah kegiatan dalam pembuatan anggaran dan jadwal pelaksanaan proyek.
Proyek EPC Gas engine power plant sebenarnya salah satu jenis proyek EPC dimana lebih sederhana ketimbang jenis power plant lainnya, apalagi PLTU. Namun dibalik lingkupnya pekerjaannya yang terlihat lebih sederhana, ternyata menyimpan risiko yang sangat besar.
Proyek ini terdiri atas gas engine sebagai main equipment yang utama yang tentu menjadi penentu atas banyak hal, termasuk risiko dan kesuksesan proyek. Ukurannya yang sangat besar berarti memiliki harga yang sangat mahal dan kompleksitas atau risiko pengirimannya yang sangat tinggi, apalagi di Indonesia yang memiliki banyak keterbatasan. Berikut ini adalah beberapa kejadian risiko yang terjadi di negara lain.
Terlihat risiko jenis proyek ini tidak main-main. Secara keseluruhan, terdapat delapan risiko utama pada pekerjaan proyek EPC jenis ini yang perlu untuk dikelola dengan baik menjadi pengalaman penulis saat mengerjakannya, yaitu:
- Risiko kegagalan pengiriman mesin (gas engine) ke site – Hal ini karena proses pengiriman mesin yang sangat sulit akibat dimensi dan berat mesin yang besar dan sangat tergantung dengan cuaca serta membutuhkan infrastruktur yang lebih baik. Banyak sekali permasalahan yang berpotensi terjadi seperti yang pernah terjadi berupa masalah teknis dan non-teknis. Keterlambatan pengiriman mesin ini menyebabkan keterlambatan waktu dan kerugian biaya yang besar.
- Currency Risk – Ini terjadi lantaran sekitar 65-70% komponen biaya adalah komponen import. Jika tidak ada gejolak ekonomi, tentu hal ini tidak terjadi. Terdepresiasinya rupiah terhadap mata uang asing (Euro) sekitar 11%, membuat penyimpangan biaya hampir 7% terhadap nilai kontrak.
- Risiko denda tidak tercapainya output – Hal ini terkait besaran denda secara kontraktual yang cukup besar dimana akan berdampak besar apabila tidak dilakukan transfer risiko ini kepada pihak manufacturer engine.
- Risiko teknis akibat kesalahan design – Hal ini berpotensi terjadi akibat dari masih sedikitnya proyek sejenis di Indonesia. Dampak atas risiko ini cukup banyak terutama pada terhambatnya proses commissioning.
- Risiko akibat kurang cakapnya vendor – Risiko ini juga dapat terjadi dengan penyebab yang sama dengan risiko di atas. Dampaknya adalah keterlambatan pekerjaan.
- Risiko claim delay dari vendor – Ini berpotensi terjadi sebagai dampak dari tingginya potensi keterlambatan akibat beberapa risiko lainnya.
- Risiko claim atau hambatan dari lingkungan – Risiko ini tinggi mengingat pada jenis proyek ini, hampir selalu menggunakan gas engine yang berukuran besar sedemikian dalam proses transportasi akan bersinggungan dengan cukup banyak penduduk pada lokasi yang luas.
Berdasarkan pengalaman memimpin proyek EPC pada Gas engine power plant project yang seringkali dituntut harus dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat dan dengan tingginya tingkat risiko yang ada. Saya merumuskan 12 faktor-faktor kritis tersebut hasil perencanaan awal dan evaluasi akhir proyek dalam penjelasan di bawah ini:
1. Tersedianya WBS yang lengkap dan komprehensif untuk jenis proyek EPC Power plant – WBS pada proyek ini menjadi sangat vital lantaran proses EPC menyebabkan adanya beberapa perubahan design dalam proses engineering dimana proses procurement juga harus tetap jalan dalam rangka proses percepatan.
2. Tersedia Master schedule yang benar dan dapat diandalkan sebagai alat perencanaan dan pengendalian waktu pelaksanaan – Dengan batas waktu yang sangat terbatas, peran master schedule sebagai alat penting perencanaan dan pengendalian waktu menjadi sangat penting. Terutama dalam hal percepatan semua proses pada item critical.
3. Design yang detil, berkualitas dan memiliki kehandalan cukup baik namun cepat diselesaikan – Design yang detil, berkualitas tinggi dan memiliki kehandalan yang cukup baik akan berperan besar dalam kesuksesan dan kelancaran proses commissioning. Dalam EPC, puncak dari segala aktifitas adalah tahap commissioning dimana banyak sekali permasalahan design baru muncul saat mulai proses commissioning. Sulitnya, mengubah design yang keliru saat proses commissioning adalah sangat sulit dan jelas memakan waktu yang lama sehingga menimbulkan kterlambatan yang banyak jika terjadi.
4. Percepatan proses procurement dan construction Engine + auxiliaries dan transformator – Kedua item ini adalah item yang tiap prosesnya adalah paling lama pada proyek EPC Gas engine power plant. Sehingga harus menjadi prioritas sejak awal proyek pada tiap prosesnya.
5. Percepatan proses pekerjaan sipil – Pekerjaan sipil sering menjadi penghambat utama yang berdampak pada keterlambatan proyek EPC. Harus dilakukan langkah khusus pada semua proses pekerjaan ini yang berupa proses design, procurement, dan pelaksanaan.
6. Metode dan persiapan pengiriman engine yang tepat – Dimensi dan berat gas engine sangat besar dan berat. Memperhatikan keterbatasan infrastruktur yang ada, maka sangat diperlukan metode dan persiapan pengiriman engine yang tepat dan detil serta antisipatif terhadap segala permasalahan yang terjadi didalam prosesnya.
7. Sistem procurement dengan schedule dan standart kontrak yang baik – Walaupun item critical ada pada engine, trafo, dan pekerjaan sipil, namun dalam proses item yang lain diperlukan sistem procurement yang memadai agar tidak terlambat sedemikian menggeser jalur kritis pada item yang seharusnya tidak kritis. Problem umum pada sistem procurement yaitu pada perencanaan waktu dan tersedianya standart kontrak yang sesuai.
8. Pemilihan vendor yang tepat pada item pekerjaan kritis – Pada item pekerjaan kritis seperti engine, trafo ,dan pekerjaan sipil perlu dipilih vendor yang sudah terbukti mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Hal ini diperlukan dalam rangka menunjang proses percepatan proyek yang sangat terbatas.
9. Risk Management yang memadai terutama pada aspek kontraktual dan financial risk – Risiko proyek EPC sangat besar terutama pada besarnya denda akibat keterlambatan dan tidak terpenuhinya target output dengan nominal yang besar. Besarnya denda tersebut tidak dapat ditransfer sepenuhnya kepada vendor. Sehingga perlu langkah-langkah antisipatif yang kuat. Disamping itu nilai kontrak pembelian import engine+auxiliaries yang mencapai 70% terhadap nilai kontrak, sangat rentan terhadap risiko selisih kurs.
10. Kemampuan tim proyek atas aspek teknis, perencanaan, dan problem solving yang tinggi – Tingkat kompleksitas dan target waktu yang umumnya sempit pada proyek ini, mensyaratkan tim proyek yang memiliki kemampuan teknis, perencanaan, dan problem solving yang tinggi. Hal ini karena proyek tidak memiliki ruang yang cukup banyak jika terjadi kesalahan perencanaan. Kalaupun ada kesalahan, harus dengan cepat diatasi dengan solusi yang tepat pula.
11. Semangat juang dan kebersamaan tim proyek – Harus bekerja dengan high skill-competence dan high speed sejak awal proyek, membuat tim harus memiliki semangat juang tinggi yang pantang menyerah jika terjadi masalah yang beruntun dalam jangka waktu yang panjang. Sehingga perlu membina kebersamaan yang saling isi diantara anggota tim.
12. Kompleksitas yang manageable – Ini termasuk variabel umum proyek EPC yang sudah diakui memiliki kompleksitas tertinggi (klik disini). Perencanaan proyek harus memperhatikan konsep bahwa segala keputusan haruslah membentuk kondisi kompleksitas proyek yang masih dapat dikelola. Contoh keputusan yang menyalahi konsep ini adalah memecah pekerjaan elektrical dalam beberapa vendor apalagi dengan cara procurement “make” yang begitu ribet.
Semoga informasi dan penjelasan ini dapat menjadi pelajaran yang berharga dan bermanfaat bagi pelaku proyek dengan proyek yang sejenis. Sebagai contoh aktual, berikut ini diberikan hasil analisis atas critical success factors yang dilakukan pada pelaksanaan proyek EPC Pembangkit Listrik Tenaga Masin Gas (PLTMG) yang umumnya ada pada lokasi remote area
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery