Kejadian Melelahkan di Proyek Karena Lemahnya Aplikasi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah knowledge utama yang harus dikuasai oleh kontraktor dalam mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi. Jika tidak, maka proyek akan dikerjakan secara jungkir balik. Mau buktinya? Tulisan ini memberikan secara lebih detil kejadian melelahkan di proyek yang sering terjadi sebagai lesson learn penting.

Sadarkah pelaku kontraktor bahwa hampir semua kejadian yang melelahkan di proyek karena sangat lemahnya aplikasi manajemen proyek? Jika tidak sadar, maka sudah waktunya untuk sadar. Jika tidak mau mengalami, maka seharusnya segera berubah. Kecuali jika memang memiliki pede yang berlebihan, silahkan jika menjadi hard worker dan bukan smart worker adalah pilihan Anda dan bekerja secara jungkir-balik seperti yang dijelaskan pada tulisan sebelumnya (klik disini).

Rincian berikut adalah sebagian kejadian yang sering terjadi berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama bekerja di proyek konstruksi yang dikelompokkan berdasarkan knowledge area pada PMBOK.

 

A. Manajemen Lingkup (Scope Management)

  • Sangat jarang perusahaan konstruksi untuk menjadikan WBS sebagai alat utama perencanaan pelaksanaan proyek dalam prosedur standarnya.
  • Panik ketika ada alat atau material yang tidak tersedia padahal penting untuk penyelesaian suatu pekerjaan dimana waktu tersisa sangat kritis.
  • Elemen aktifitas yang ada di Master Schedule (Bar chart maupun S-Curve) berbeda dengan elemen aktifitas yang menjadi tinjauan biaya, analisa risiko, rencana procurement, dan lainnya. Sehingga sangat sulit untuk mensinkronkan antara schedule vs biaya atau risk vs biaya.
  • Terjadi risiko yang tidak terprediksi yang terjadi pada item pekerjaan yang tidak terdefinisi sebelumnya dalam rencana pelaksanaan proyek
  • Ada tambahan biaya khusus akibat harus membayar pengadaan beberapa item material atau alat yang tidak direncakan akibat dari ketiadaan WBS yang baik.

 

B. Manajemen Waktu (Time Management)

  • Membuat planning berdasarkan schedule yang dibuat dalam bentuk tabel excel sehingga menjadikan perencanaan tersebut tidak membuat prioritas atas jalur kritis karena tidak terdeteksi.
  • Selalu membuat schedule baru jika diminta tanpa memperhatikan master schedule. Padahal seharusnya yang dilakukan adalah updating Master Schedule.
  • Item yang tertera pada Master Schedule tidak dapat dimanage menjadi resources yang harus diurai dan dikendalikan.
  • Tidak tahu cara membuat critical path pada software schedule dan critical path atas Master Schedule tidak logis sehingga salah menentukan prioritas pekerjaan.
  • Berusaha membuat schedule S-Curve dengan berusaha agar garis yang terbentuk semirip mungkin dengan huruf “S”. Ini termasuk yang kebangetan. (Time Management)

 

C. Manajemen Biaya (Cost Management)

  • Perencanaan biaya tender yang seringkali meleset kesalahan menentukan harga satuan yang tidak memperhatikan unsur inflasi dan risiko.
  • Mengendalikan biaya yang cenderung dengan mengandalkan kemampuan mendapatkan discount dari pada vendor, tapi tidak sadar jika ada penyimpangan biaya yang lebih besar dari discount yang didapat sehingga pada akhir proyek didapati biaya akhir proyek yang justru naik yang membuat bingung.
  • Membuat budget berdasarkan penawaran subkontraktor termurah tanpa memperhatikan tingkat kemampuan yang dibutuhkan pada pekerjaan proyek.

 

D. Manajemen Kualitas (Quality Management)

  • Tidak ada standart kualitas yang lengkap pada tiap deliverables. Sehingga terjadi perbedaan persepsi kualitas diantara para pihak.
  • Tidak ada checklist khusus dan hold point untuk memastikan pencapaian kualitas. Sehingga apa yang dicheck dan yang seharusnya tidak sesuai.
  • Tidak melakukan evaluasi beton yang sesuai dengan ketentuan. Pengendalian kualitas beton cukup dengan memastikan tiap test beton telah sesuai.
  • Tidak ada quality plan yang serius dan benar dalam quality plan. Hanya tersedia rencana inspeksi dalam kebanyakan quality plan proyek.

E. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management)

  • Struktur organisasi yang keliru tanpa memperhatikan kompleksitas proyek.
  • Penunjukan personil yang tidak kompeten dalam suatu proyek.
  • Kekeliruan memahami required knowledges – competences – Skill – Attitude yang diperlukan untuk suatu proyek yang unik.
  • Cara dan materi training yang kurang sesuai dengan kebutuhan
  • Penilaian mengacu pada like and dislike tanpa memperhatikan konsep universal bahwa selalu ada potensi dalam tiap personil yang harus dikembangkan untuk menjadi pelengkap dalam suatu teamwork.
  • Memasukkan personil yang dianggap gagal di proyek ke dalam tim tender.

 

F. Manajemen Komunikasi (Communication Management)

  • Anggapan komunikasi adalah bagaimana seorang tim proyek memiliki kemampuan personal approach atau kemampuan influence yang tinggi pada stakeholder.
  • Komunikasi dianggap telah cukup apabila sarana dan prasarana komunikasi telah dipenuhi seperti handy-talky.
  • Tidak ada rencana komunikasi proyek dalam communication plan dan bahkan tidak ada elemen communication plan dalam standart project plan
  • Seringnya terjadi kesalahan dalam hal surat-menyurat
  • Kekeliruan penggunaan fitur komunikasi pada kondisi dan pesan tertentu.

G. Manajemen Risiko (Risk Management)

  • Banyaknya Site Manager yang pusing karena kejadian risiko yang membuyarkan segala rencana.
  • Seringnya terjadi risiko proyek dengan konsekuensi biaya yang besar yang menyebabkan penyimpangan biaya yang besar di proyek.
  • Tidak memperhatikan aturan main dalam polis CAR sehingga ada kejadian risiko yang tidak tercover.
  • Risiko menumpuk di main contractor akibat lemahnya distribusi risiko pada pasal kontrak para vendor.

 

H. Manajemen Pengadaan (Procurement Management)

  • Keterlambatan memutuskan paket pekerjaan yang menyebabkan keterlambatan proyek yang parah akibat ketiadaan schedule atau schedule procurement yang jelek.
  • Subkontraktor yang ditunjuk tidak sesuai dengan tingkat keahlian yang dibutuhkan, sehingga perlu effort yang besar untuk menutupi kelemahan vendor tersebut.
  • Proses pembuatan kontrak yang sangat melelahkan dengan vendor sehingga menyebabkan keterlambatan mulai pekerjaan karena saat lelang tidak diberikan draft kontrak yang akan jadi aturan main.
  • Terjadi banyak klaim dan dispute dari vendor yang tidak diantisipasi saat lelang.
  • Banyaknya kejadian keterlambatan pengiriman alat dan material. Sehingga sisa material yang belum dikirim dipercepat pengirimannya dengan air-freight yang mahal.

 

Manajemen Proyek adalah knowledge yang aslinya sudah cukup tua, tapi mulai berkembang pesat mulai era 1950-an. Knowledge itu adalah kunci dalam mengatasi kompleksitas proyek. Terlebih pada proyek yang memiliki kompleksitas yang tinggi seperti EPC.

Manajemen proyek telah dengan tersusun rapi dan sistematis untuk mengurai benang kusut kompleksitas proyek dalam 9 knowledges area utama. Ini mestinya jadi knowledge penting dan utama bagi perusahaan konstruksi karena kompleksitas proyek memberikan dampak paling besar kepada perusahaan konstruksi. Sayangnya lagi, tidak ada satupun perusahaan konstruksi besar yang benar-benar membuat project plan yang mengacu pada manajemen proyek. Entah sampai kapan ironi ini terjadi, dan entah sampai kapan pelaku proyek konstruksi terutama kontraktor akan terus jungkir-balik dalam pelaksanaan proyek.

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Proyek and tagged , . Bookmark the permalink.

4 Responses to Kejadian Melelahkan di Proyek Karena Lemahnya Aplikasi Manajemen Proyek

  1. Kristanto Adi says:

    Artikel anda membuat saya yakin bahwa kerja lembur(bergadang) belum tentu memberikan konstribusi (seperti lagu Rhoma Irama). Kenyataannya banyak orang masih memiliki pandangan bahwa orang yang tidak lembur, pasti kerjanya malas. Namun opini tersebut bisa jadi benar, dan bisa jadi salah total. Bagaimana bila orang tersebut telah memanajemen waktunya dengan baik, sehingga tidaklah perlu adanya kerja tambahan. Dengan membaca artikel anda saya tertarik untuk mendalami bahwa memanajemen setiap tindakan kita harusnya perlu, jadi ketika suatu kondisi tidak seperti yang diharapkan, kita sudah memilik alternatif lain dan tidak perlu panik apalagi bingung. Terima kasih

  2. nasri adhie says:

    maap gan salam kenal. kebetulan ane kerja di proyek baru. jadi ane masi minim pengalaman. ane pengen kursus gan yang support di kerjaa ane kir2 selain autocad software apa saja yang di butuhkan untuk orang2 proyek ya gan? trimakasih.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>