Critical Success Factors Pelaksaaan Proyek EPC Gas Engine Power Plant (PLTMG)

Setelah hampir menyelesaikan pengalaman pertama mengerjakan proyek EPC Gas Engine Power Plant yang begitu luar biasa, dicoba untuk dirumuskan faktor-faktor kritis (CSF’s) pelaksanaannya sebagai lesson learn pada pelaksanaan proyek berikutnya.

Secara sederhana, faktor-faktor kritis pelaksanaan proyek atau dikenal dengan istilah critical success factors (CSF’s) atau project success factor (klik disini) adalah sejumlah faktor-faktor yang dianggap terpenting dan paling menentukan dalam keberhasilan pelaksanaan proyek. Menentukan CSF’s sebelum pelaksanaan proyek adalah sangat penting dalam menunjang pelaksanaan proyek. Lalu setelahnya, perlu evaluasi sebagai langkah validasi atas CSF’s yang telah ditentukan di awal proyek.

Berdasarkan pengalaman memimpin proyek EPC pada Gas engine power plant project yang seringkali dituntut harus dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, saya merumuskan 13 faktor-faktor kritis tersebut hasil perencanaan awal dan evaluasi akhir proyek dalam penjelasan di bawah ini:

1. Tersedianya WBS yang lengkap dan komprehensif untuk jenis proyek EPC Power plant. WBS pada proyek ini menjadi sangat vital lantaran proses EPC menyebabkan adanya beberapa perubahan design dalam proses engineering dimana proses procurement juga harus tetap jalan dalam rangka proses percepatan.

2. Tersedia Master schedule yang benar dan dapat diandalkan sebagai alat perencanaan dan pengendalian waktu pelaksanaan. Dengan batas waktu yang sangat terbatas, peran master schedule sebagai alat penting perencanaan dan pengendalian waktu menjadi sangat penting. Terutama dalam hal percepatan semua proses pada item critical.

3. Design yang detil, berkualitas dan memiliki kehandalan cukup baik namun cepat diselesaikan. Design yang detil, berkualitas tinggi dan memiliki kehandalan yang cukup baik akan berperan besar dalam kesuksesan dan kelancaran proses commissioning. Dalam EPC, puncak dari segala aktifitas adalah tahap commissioning dimana banyak sekali permasalahan design baru muncul saat mulai proses commissioning. Sulitnya, mengubah design yang keliru saat proses commissioning adalah sangat sulit dan jelas memakan waktu yang lama sehingga menimbulkan kterlambatan yang banyak jika terjadi.

4. Percepatan proses procurement dan construction Engine + auxiliaries dan transformator. Kedua item ini adalah item yang tiap prosesnya adalah paling lama pada proyek EPC Gas engine power plant. Sehingga harus menjadi prioritas sejak awal proyek pada tiap prosesnya.

5. Percepatan proses pekerjaan sipil. Pekerjaan sipil sering menjadi penghambat utama yang berdampak pada keterlambatan proyek EPC. Harus dilakukan langkah khusus pada semua proses pekerjaan ini yang berupa proses design, procurement, dan pelaksanaan.

6. Metode dan persiapan pengiriman engine yang tepat. Dimensi dan berat gas engine sangat besar dan berat. Memperhatikan keterbatasan infrastruktur yang ada, maka sangat diperlukan metode dan persiapan pengiriman engine yang tepat dan detil serta antisipatif terhadap segala permasalahan yang terjadi didalam prosesnya.

7. Sistem procurement dengan schedule dan standart kontrak yang baik. Walaupun item critical ada pada engine, trafo, dan pekerjaan sipil, namun dalam proses item yang lain diperlukan sistem procurement yang memadai agar tidak terlambat sedemikian menggeser jalur kritis pada item yang seharusnya tidak kritis. Problem umum pada sistem procurement yaitu pada perencanaan waktu dan tersedianya standart kontrak yang sesuai.

8. Pemilihan vendor yang tepat pada item pekerjaan kritis. Pada item pekerjaan kritis seperti engine, trafo ,dan pekerjaan sipil perlu dipilih vendor yang sudah terbukti mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Hal ini diperlukan dalam rangka menunjang proses percepatan proyek yang sangat terbatas.

9. Risk Management yang memadai terutama pada aspek kontraktual dan financial risk. Risiko proyek EPC sangat besar terutama pada besarnya denda akibat keterlambatan dan tidak terpenuhinya target output dengan nominal yang besar. Besarnya denda tersebut tidak dapat ditransfer sepenuhnya kepada vendor. Sehingga perlu langkah-langkah antisipatif yang kuat. Disamping itu nilai kontrak pembelian import engine+auxiliaries yang mencapai 70% terhadap nilai kontrak, sangat rentan terhadap risiko selisih kurs.

10. Kemampuan tim proyek atas aspek teknis, perencanaan, dan problem solving  yang tinggi. Tingkat kompleksitas dan target waktu yang umumnya sempit pada proyek ini, mensyaratkan tim proyek yang memiliki kemampuan teknis, perencanaan, dan problem solving yang tinggi. Hal ini karena proyek tidak memiliki ruang yang cukup banyak jika terjadi kesalahan perencanaan. Kalaupun ada kesalahan, harus dengan cepat diatasi dengan solusi yang tepat pula.

11. Semangat juang dan kebersamaan tim proyek yang kuat. Harus bekerja dengan high skill-competence dan high speed sejak awal proyek, membuat tim harus memiliki semangat juang tinggi yang pantang menyerah jika terjadi masalah yang beruntun dalam jangka waktu yang panjang. Sehingga perlu membina kebersamaan yang saling isi diantara anggota tim.

12. Kompleksitas yang manageable. Ini termasuk variabel umum proyek EPC yang sudah diakui memiliki kompleksitas tertinggi (klik disini). Perencanaan proyek harus memperhatikan konsep bahwa segala keputusan haruslah membentuk kondisi kompleksitas proyek yang masih dapat dikelola. Contoh keputusan yang menyalahi konsep ini adalah memecah pekerjaan elektrical dalam beberapa vendor apalagi dengan cara procurement “make” yang begitu ribet.

13. Terlaksananya program project smart efficiency. Aspek ini adalah aspek yang menjadi penyelamat ketika terjadi risiko yang tidak terkendali atau yang sulit dikendalikan seperti risiko kurs.

Semoga informasi dan penjelasan ini dapat menjadi pelajaran yang berharga dan bermanfaat bagi pelaku proyek dengan proyek yang sejenis.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}