Tradisi Jungkir-Balik Mengerjakan Proyek, Gak Sadar atau Gak SMART?

Ini terutama ditujukan kepada para kontraktor yang sering mengerjakan proyek dengan cara jungkir-balik. Herannya, kenapa selalu berulang tanpa perubahan berarti? Bukannya salah yang sama itu hanya boleh terjadi sekali? Kalau sampai berkali2 artinya…?

Siapapun yang jadi kontraktor pasti setuju jika dikatakan bahwa hampir setiap proyek dikerjakan dengan jungkir-balik, ngos-ngosan, lembur sampai tertidur di proyek, dan seterusnya. Mending kalau dikasih appreciate, tapi malah selalu dimarahin dan ditegur atas ketidakpuasan dalam bentuk apapun.

Kalau terjadi sekali, mungkin bisa dimengerti jika itu karena proses belajar. Herannya ini selalu berkali-kali. Jarang sekali proyek dikerjakan tanpa unsur jungkir-balik tadi. Tidakkah pernah sekali saja mencari biang keladi utamanya demi pelaksanaan proyek yang lebih sehat rohani dan jasmani? Mari kita analisis bagaimana cara mengerjakan proyek dengan cara yang SMART.

Kompleksitas Proyek

Karakter proyek yang bisa menjadi penyebab dari situasi itu hanya satu, yaitu KOMPLEKSITAS (Project Complexity). Perlu diketahui bahwa kompleksitas proyek yang tertinggi terdapat pada proyek konstruksi dan diantara jenis proyek konstruksi yang memiliki tingkat kompleksitas tertinggi adalah proyek EPC (engineering, procurement, dan constrution).

Jika banyak proyek EPC yang bermasalah, maka itu wajar karena proyek tersebut memiliki tingkat kompleksitas tertinggi. Saking tingginya, maka banyak perusahaan konstruksi yang fokus pada pelaksanaan proyek EPC saat ini kolaps dan atau sekarat.

Kembali pada aspek kompleksitas. Jika variabel ini adalah ukuran untuk memperkirakan bagaimana jungkir-baliknya nanti saat dikerjakan, mengapa banyak yang tidak tahu apalagi mencoba untuk menilai atau mengukurnya? Saya yakin sekali se-Indonesia Raya ini, tidak ada satu perusahaan konstruksi yang telah cukup baik mengenal dan menilai variabel kompleksitas. Maka pelaku konstruksipun menjalankan proyek tanpa peta yang jelas padahal rute jalan yang ada begitu rumit bagai benang kusut.

Masalah yang Terjadi dan Dampaknya

Untuk mengurai benang kusut tadi dengan baik dan berjalan pada rute yang benar sehingga mencapai tujuan yang diharapkan, pelaku proyek harusnya tidak saja memiliki basic knowledge mengenai disiplin ilmu yang dipelajari di bangku kuliah dan pengetahuan mengenai metode pelaksanaan, tapi yang terpenting adalah MANAJEMEN PROYEK.

Secara khusus saya menyinggung mengenai minimnya pengetahuan mengenai manajemen proyek. Banyak sekali pelaku proyek yang didominasi oleh insinyur teknik sipil, mesin, elektro, arsitektur, dan lingkungan hanya mengandalkan basic knowledge yang dipelajari saat kuliah. Agak bersyukur jika teknik sipil dan arsitektur, sempat mempelajari sebagian dari aspek Manajemen Proyek. Tapi jurusan yang lain, tidak mengenal schedule, kontrak, apalagi manajemen proyek. Insinyur kontraktor saat ini lebih menyukai pekerjaan yang terkait langsung dengan disiplin ilmu yang dikuasai.

Setelah masuk ke perusahaan konstruksi sebagai kontraktor, mereka tidak diajarkan mengenai manajemen proyek. Materi paling sering yang diajarkan hanyalah metode pelaksanaan konstruksi. Oke, itu penting..tapi bukan yang terpenting. Mau bukti? Ini dia sebagian kejadian yang perlu direnungkan.

• Panik ketika ada alat atau material yang belum dibeli tapi sangat penting untuk mencapai target (Scope Management)
• Membuat planning berdasarkan schedule yang dibuat dalam bentuk tabel excel sehingga menjadikan perencanaan tersebut tidak membuat prioritas atas jalur kritis karena tidak terdeteksi (Time Management)
• Item yang tertera pada Master Schedule tidak dapat dimanage menjadi resources yang harus diurai dan dikendalikan (Time Management)
• Tidak tahu cara memunculkan critical path pada software schedule dan critical path atas Master Schedule tidak logis sehingga salah menentukan prioritas pekerjaan (Time Management)
• Pusing tujuh keliling ketika terjadi risiko yang semula tidak dilakukan upaya identifikasi dan rencana mitigasi yang membuat segala hasil menjadi buyar seperti kejadian currency risk yang sedang hot terjadi (Risk Management)
• Dan kejadian melelahkan lainnya

Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat kejadian-kejadian yang menunjukkan betapa lemahnya pemahaman dan aplikasi MANAJEMEN PROYEK oleh kontraktor di posting yang lain (klik disini). Hal yang terpenting untuk menjadi kesimpulan adalah bahwa hampir semua kejadian yang membuat tim proyek jungkir-balik menyelesaikan proyek berikut masalahnya adalah karena tidak atau kurangnya pemahaman dan aplikasi manajemen proyek.

Lalu apa dampak atas berbagai kejadian di atas? Di bawah ini mungkin yang sering terjadi di proyek:

• Keterlambatan proyek akibat ada item pekerjaan yang miss untuk dibeli dan didatangkan. Penyebab lain yang sering adalah kurang diantisipasinya vendor yang kurang kompeten dalam pekerjaan dan berbagai risiko yang tidak diidentifikasi dan diantisipasi. Jika ini terjadi, maka tim proyek baru mati-matian melakukan percepatan alias jungkir-balik.
• Proyek mengalami kerugian lantaran tambahan biaya yang tidak disadari karena lemahnya perencanaan dan kendali proyek. Hampir semua kontraktor sangat mengandalkan discount khusus dengan berbagai cara. Tapi dikarenakan sistem yang ada tidak baik dan tidak ada early warning system. Maka penyimpangan biaya menjadi tidak disadari. Setelah menyadari adanya penyimpangan yang terlanjur terjadi, tim proyek lalu sibuk mencari sisa peluang yang ada yang seringkali dengan cara-cara yang salah disamping terpaksa lembur melakukan berbagai analisa ini-itu yang sebenarnya hanya akan memberikan hasil yang sedikit. Yang pasti jika awalnya melaporkan bahwa biaya sesuai target kepada management, maka terjadinya penyimpangan biaya yang cenderung tidak kecil karena tidak disadari dalam jangka waktu lama maka tim proyek sering diminta pertanggung jawabannya dalam bentuk laporan-laporan yang cukup banyak. Jungkir-balik lagi…
• Mengatasi masalah dengan masalah lain atau dengan cara kosmetik. Sehingga kualitas tidak tercapai bahkan sangat jelek hingga terjadi rework hingga reject. Jeleknya perencanaan membuat masalah lebih gampang terjadi. Sayangnya perencanaan yang tidak baik sering membuat situasi dimana terjadinya suatu masalah pada saat-saat yang kritis. Jalan singkat yang ditempuh tim proyek seringkali mengatasi dengan masalah baru untuk sekedar terlihat bahwa masalah telah selesai. Kepanikan saat terjadi masalah saat situasi kritis, jelas membuat tim proyek kembali jungkir-balik mencari jalan keluarnya.

Apakah masih mau situasi JUNGKIR-BALIK tersebut terjadi terus-menerus hingga puluhan tahun ke depan selama bekerja di kontraktor? Mana yang akan Anda pilih, Jungkir-balik selama bekerja di kontrakto atau Melaksanakan atau aplikasi Manajemen Proyek yang benar di proyek? Jawabannya adalah salah satu diantara “I want to work smart or work very hard because not smart“

Peningkatan Kinerja Personil Proyek

Lalu apa yang dibutuhkan dari personil proyek yang dalam hal ini sebagai kontraktor untuk bekerja secara SMART? Rumusan paling sederhana agar mudah dipahami dan diikuti adalah sebagai berikut:

1. Menguasai dengan baik filosofi disiplin ilmu yang menjadi “strong area”. Ditekankan disini adalah FILOSOFI TEKNIS bukan hapalan rumus atau yang lainnya.
2. Menguasai METODE PELAKSANAAN pekerjaan yang menjadi bidangnya dan memahami INTERFACE AREA dengan disiplin ilmu atau bidang yang lain.
3. Belajar dan memahami MANAJEMEN PROYEK dan berusaha aplikasi knowledge ini secara aktual dalam pelaksanaan proyek secara bertahap namun kontinyu.
4. Selalu membuat PROGRAM KERJA dalam 1st time frame secara monthly dan 2nd time frame secara weekly. Selalu menyisipkan waktu dalam program kerja untuk belajar dan peningkatan skill dan kompetensi.
5. Meningkatkan kemampuan PROBLEM SOLVING, KREATIFITAS, dan TEKNIK KOMUNIKASI – NEGOSIASI. Ketiganya adalah kelemahan lulusan baru saat ini.
6. Selalu mengukur dan meningkatkan PRODUKTIFITAS pekerjaan.
7. Selalu berfikir menjadikan pekerjaan yang berulang untuk sangat mudah dan cepat serta akurat dilakukan dalam berbagai cara. Seperti membuat program sederhana, menyiapkan berbagai template dengan menggunakan excel. Just make them MORE SIMPLE – FASTER
8. Memperbanyak RELASI sesama kontraktor. Ini berguna untuk mendapatkan informasi sebanyak mungkin mengenai permasalahan di proyek yang sejenis untuk diantisipasi sejak dini.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}