Rekomendasi Langkah Peningkatan Sistem Pengendalian Biaya Tidak Langsung

Pengendalian biaya tidak langsung adalah proses yang sangat lemah dilakukan oleh pelaku konstruksi. Bisa jadi karena item biaya yang banyak dan begitu variatif serta tingkat kesulitan yang tinggi dalam proses pengendaliannya. Sehingga banyak pelaku konstruksi memilih untuk melakukan pengendalian seara general karena ketiadaan waktu yang cukup untuk melakukannya.

 

Faktor penting dalam sistem pengendalian biaya ini terletak pada efektifitas. Hal ini bertujuan agar sistem pengendalian dapat dengan mudah diaplikasikan. Berikut rekomendasi langkah peningkatan sistem pengendalian biaya tidak langsung yang dibuat berdasarkan faktor penting biaya tidak langsung dan bagaimana perencanaan biaya tidak langsung ini dibuat.

 

  1. Pengelompokan biaya yang tepat untuk memudahkan proses rekap biaya. Dapat disepakati WBS atas komponen biaya ini.
  2. Menentukan dan menyepakati harga satuan tiap item biaya ini di awal proyek. Hal ini untuk memudahkan proses pengendalian.
  3. Menentukan batasan-batasan penggunaan biaya tidak langsung. Seperti kelas rate pesawat, kelas hotel untuk kebutuhan menginap, biaya makan jika sedang dinas, dan lain-lain
  4. Adanya item biaya yang belum ditentukan harga satuannya agar mendapat persetujuan manajemen proyek.
  5. Membuat rencana biaya ini secara bulanan. disarankan untuk menentukan kelompok item biaya yang terkait dengan waktu, jumlah karyawan, dan aspek lain yang bertujuan untuk memudahkan dalam proses perencanaan dan pengendalian biaya. Rencana biaya bulanan ini sangat penting sebagai cost baseline untuk pengendalian biaya.
  6. Di akhir tiap bulan, membuat rencana biaya ini untuk satu bulan kedepan sebagai guidance dalam penggunaan biaya.
  7. Proses approval biaya dilakukan pada periode tertentu yang telah disepakati, misalnya tiap 2 minggu dan item biaya dikelompokkan berdasarkan pengelompokan biaya ini saat perencanaan biayanya. Keduanya untuk memudahkan proses kontrol.
  8. Dalam tiap berkas biaya yang sedang dalam proses approval, agar dilampirkan evaluasi sederhana oleh cost control yang menunjukkan apakah realisasi biaya telah sesuai dengan rencana atau terjadi penyimpangan. Sehingga dapat diketahui sejak dini jika ada penyimpangan.
  9. Menjadikan item biaya yang menyimpang sebagai bahan evaluasi untuk dicarikan langkah efisiensinya.
  10. Membuat evaluasi biaya ini secara bulanan sebagai masukan dalam pengembangan sistem pengendalian selanjutnya.
  11. Membuat kesepakatan dalam bentuk aturan main penggunaan biaya tidak langsung ini di tingkat proyek atas adanya penyimpangan biaya yang terjadi. Contoh membuat kesepakatan atas jadwal cuti yang pada saat tiket pesawat paling murah dan metode pemesanan yang dilakukan jauh hari sebelumnya.
  12. Pada item biaya pareto atau yang dianggap sering menyimpang, membuat sistem pengendalian khusus.
  13. Memberikan intensif khusus kepada karyawan atas efisiensi yang terjadi. Hal ini lebih baik karena seringkali pemborosan dilakukan oleh karyawan dan ini sulit untuk diatasi. Mengembalikan sebagian efisiensi yang terjadi kepada karyawan akan membuat karyawan ikut mengendalikan biaya ini.
  14. Memperbanyak item biaya yang dibuat menjadi lump sum atau unit price sebagai hasil atas evaluasi pelaksanaan.
  15. Mengontrol kondisi cashflow sebagai bagian dari program kerja agar tidak terjadi defisit cashflow. Adanya kondisi yang berpotensi defisit cashflow, maka harus segera diantisipasi seperti percepatan proses termijn atau renegosiasi pembayaran kepada vendor.
(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)

 

Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>