Perencanaan Biaya Tidak Langsung yang Lebih Baik

Perencanaan biaya tidak langsung memiliki ruang lebar untuk dikembangkan. Ketiadaan pedoman estimasi biaya ini menuntuk pelaku konstruksi terutama estimator harus menggali lebih banyak mengenai perencanaannya. Semoga tulisan ini membantu dalam melakukan perencanaan biaya tidak langsung.

Biaya tidak langsung (indirect cost) adalah komponen biaya yang sangat kompleks. Proses perencanaan atau estimasi biaya ini menuntuk kehati2an, ketelitian, dan ketekunan. Diperlukan pula pedoman dalam melakukannya. Posting ini berupaya membantu para estimator dalam menghitung biaya ini dengan lebih baik yang mengacu pada faktor penting biaya tidak langsung.

 

A.  Umum

  1. Menyiapkan checklist yang merupakan hasil pengembangan dari pelaksanaan proyek sebelumnya.
  2. Menyiapkan database harga satuan yang terbaru. Disarankan harga satuan terkait biaya tidak langsung dilakukan dalam periode setidak2nya tiap 3 bulan sekali. Hal ini untuk antisipasi pengaruh inflasi terhadap akurasi perhitungan.
  3. Secara periodik melakukan evaluasi terhadap akurasi dan kecepatan perhitungan dengan membuat program perhitungan yang memiliki tingkat otomatisasi yang tinggi.
  4. Membuat format yang mampu memetakan karateristik proyek yang terkait dengan variabel perhitungan biaya tidak langsung
  5. Mengurangi tingkat kompleksitas perhitungan dengan cara pengelompokan banyaknya item biaya dalam beberapa kelompok. Sehingga perhitungan akan dapat dilakukan dengan fokus.
  6. Membuat dan mengevaluasi serta melakukan optimasi metode pelaksanaan sehingga didapatkan metode pelaksanaan yang paling baik dan efisien.
  7. Identifikasi item biaya yang dapat dioutsourcingkan seperti makan karyawan dengan sistem catering, keamanan proyek, pengadaan kendaraan operasional proyek. Lakukan outsourcing sebanyak mungkin secara kompetitif untuk membantu pengendalian biaya.
  8. Memperbanyak item biaya yang semula bersifat unit price menjadi lump sum seperti pengadaan komputer. Ini dapat dilakukan dengan memberikan tunjangan khusus kepada karyawan terhadap penggunaan laptop pribadi. Sedemikian tidak perlu biaya yang besar untuk pengadaan PC kecuali untuk kebutuhan data base atau server.
  9. Membuat sistem pengendalian yang efektif namun cukup akurat dalam memberikan sinyal atas penyimpangan biaya.
  10. Melakukan optimasi biaya pada beberapa item biaya pareto untuk meningkatkan tingkat kompetisi.

 

B.  Overhead

  1. Memilih personil proyek dengan attitude yang baik. Sikap personil yang baik akan dapat menghindari pemborosan biaya ini.
  2. Seleksi personil proyek yang memiliki kemampuan memadai dan jika perlu mampu untuk multitasking dengan kecepatan yang tinggi. Ini akan dapat mengurangi jumlah personil yang diperlukan. Akan lebih baik jumlah karyawan yang sedikit dimana memiliki kemampuan yang tinggi walaupun dengan gaji yang lebih mahal.
  3. Organisasi proyek harus dibentuk dengan prinsip efektifitas. Organisasi yang gemuk cenderung tidak memberi benefit namun biaya yang tinggi.
  4. Menggunakan kebijakan perusahaan dalam menentukan besaran biaya gaji termasuk tunjangannya.
  5. Membuat SOP proyek yang efektif akan dapat mengurangi biaya ini.
  6. Masa pemeliharaan sebaiknya tidak berlebihan karena jika lebih lama dari yang dibutuhkan, akan membuat biaya menjadi lebih besar.
  7. Secara periodik melakukan evaluasi terhadap tingkat efisiensi operasional kantor pusat hingga kantor cabang.
  8. Menentukan durasi proyek yang optimum terhadap biaya. Diusahakan agar durasi pelaksanaan proyek berada dekat dengan durasi optimum.
  9. Menentukan tingkat kecepatan pelaksanaan proyek. Ini terkait dengan item no.8
  10. Menilai dan menekan tingkat pekerjaan yang dilakukan secara overtime karena banyak biaya dengan rate yang lebih mahal apabila dilakukan secara overtime.
  11. Mempelajari kondisi infrastruktur terkait pelaksanaan proyek dan menentukan langkah antisipasi yang efisien dan efektif untuk pelaksanaan proyek.
  12. Memanfaatkan sebanyak mungkin teknologi komunikasi seperti teleconference, chat grup, dan lainnya untuk menekan biaya komunikasi.

 

C.  Persiapan dan Bangunan Sementara Proyek Termasuk Fasilitas dan Operasionalnya.

  1. Melakukan optimasi standart perusahaan atas design bangunan temporary di proyek termasuk fasilitasnya tanpa mengurangi target perusahaan atas standart tersebut.
  2. Mengidentifikasi syarat kontrak atas bangunan temporary. Cek syarat kontraktual ini dengan standart perusahaan untuk menghindari double cost. Lakukan optimasi setelahnya.
  3. Mencari peluang penghematan energi pada aspek design dan operasional kantor dan bangunan temporary lainnya. Seperti menggunakan AC atau lampu hemat energi.
  4. Melakukan evaluasi efektifitas dan efisiensi pengadaan fasilitas kantor. Contohnya adalah jumlah printer yang banyak dapat dikurangi dengan printer central dengan multi fungsi seperti scan, foto copy, dan lainnya.
  5. Memilih mess yang letaknya dekat dengan lokasi proyek. Banyak manfaat atas lokasi mess yang dekat.
  6. Mengusahakan lokasi barak yang dekat dengan lokasi proyek sedemikian tidak diperlukan kendaraan khusus untuk transportasi pekerja.
  7. Membuat sumber air dengan sumur dalam dan mengupayakan untuk dapat menggunakan sumber listrik PLN. Jika tidak tersedia listrik PLN, maka disarankan menggunakan genset berbahan bakar gas.
  8. Menentukan lokasi temporary building sedekat mungkin dengan lokasi pekerjaan proyek. Hal ini karena jarak yang jauh adalah sumber inefisiensi.

 

D.  Risiko Proyek

  1. Menentukan item risiko proyek berdasarkan hasil pengembangan checklist dan juga berdasarkan kondisi unik proyek sedetil mungkin.
  2. Semaksimal mungkin melakukan risk transfer dan risk sharing untuk mengurangi biaya atas risk contigency.
  3. Dalam mempelajari proyek termasuk dokumen dan situasinya, agar menemukan sebanyak mungkin opportunity. Ini akan menjadi counter atas besarnya biaya risk contigency.
  4. Kejelasan dokumen lelang terkait kemudahan dalam perhitungan biaya untuk penawaran.
  5. Meningkatkan akurasi perhitungan volume dengan menggunakan software khusus atau membuat simulasi 3 dimensi atas proyek yang akan dibangun. Ini terutama untuk proyek dengan jenis kontrak lump sum fix price. Akurasi yang tinggi akan mengurangi risiko kesalahan perhitungan volume pekerjaan.
  6. Gunakan checklist yang berisi rincian item pekerjaan yang umumnya ada pada suatu jenis proyek tertentu.
  7. Mempersiapkan langkah-langkah khusus sebagai antisipasi terjadinya keterlambatan. Hal ini untuk mengurangi risiko keterlambatan proyek.
  8. Memastikan pihak asuransi telah mencover segala risiko pelaksanaan yang berpotensi terjadi di proyek sebagai bagian dari risk transfer. Namun perlu dievaluasi pula jika terdapat risiko yang dicover namun memiliki probability yang sangat kecil. Ini adalah langkah optimasi biaya premi asuransi.
  9. Mendapatkan informasi mengenai komitmen pemilik terhadap pembayaran. Komitmen pembayaran dari pemilik yang baik akan meniadakan biaya risiko.

 

E.  K3, QC, dan Kebersihan

  1. Mendapatkan data identifikasi bahaya kecelakaan dan cara penanganannya.
  2. Optimasi cara penanganan bahaya kecelakaan untuk menekan biaya K3
  3. Identifikasi syarat K3 yang ada di kontrak
  4. Menghitung biaya K3 berdasarkan standar perusahaan.
  5. Optimasi cara penanganan bahaya kecelakaan untuk menekan biaya K3
  6. Membuat sistem pengelolaan sampah yang efisien.
  7. Berusaha menggunakan kembali sampah untuk pekerjaan lainnya. Misalnya sisa potongan besi untuk kaki ayam
  8. Mencari pembeli potensi atas sampah konstruksi untuk mengurangi biaya kebersihan.
  9. Identifikasi jenis dan jumlah test yang harus dilakukan. Di samping itu juga identifikasi lokasi tempat melakukan test, sehingga teridentifikasi tidak hanya biaya test, tapi juga biaya transportasinya.
  10. Mengadakan alat test uji kualitas secara investasi untuk mengurangi biaya test material.
  11. Mengusulkan standart dan code yang tata cara test uji kualitas dengan biaya yang lebih murah.

 

F.  Aspek Lainnya

  1. Identifikasi pajak-pajak yang harus dibayar.
  2. Membuat aturan main tentang penggunaan biaya tidak langsung yang dapat menghemat biaya ini di proyek
  3. Identifikasi kondisi dan kebiasaan masyarakat sekitar terhadap adanya proyek, seperti biaya preman, koordinasi lingkungan, ganti rugi, dan lain-lain.
  4. Menilai tingkat keamanan proyek dan menentukan tingkat pengamanan yang harus dilakukan yang akan menjadi input dalam biaya keamanan.
  5. Menggunakan rate fee admin bank yang paling kompetitif.
  6. Mengusulkan term of payment yang tidak terjadi negatif cash flow kepada pemilik proyek saat tender dan mendesign term of payment yang seimbang kepada vendor. Ini bertujuan untuk menghindari adanya biaya bunga bank.
(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya, Manajemen Risiko and tagged , . Bookmark the permalink.

One Response to Perencanaan Biaya Tidak Langsung yang Lebih Baik

  1. Pingback: Rekomendasi Langkah Peningkatan Sistem Pengendalian Biaya Tidak Langsung | Manajemen Proyek Indonesia

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>