Rekomendasi Langkah Peningkatan Sistem Pengendalian Biaya Subkontraktor

Pengendalian biaya subkontraktor pada dasarnya yang paling mudah. Aspek penting pengendalian adalah kendali waktu pelaksanaan, kemampuan subkontraktor, dan kemungkinan adanya klaim dari subkontraktor. Tulisan berikut memberikan langkah dan penjelasan mengenai langkah pengendalian biaya ini.

 

Proses pengendalian biaya subkontraktor dimulai saat kick-off meeting. Pada saat itu, dipertegas kembali mengenai paket pekerjaan termasuk lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan, target kualitas, kondisi kontrak berupa hak dan kewajiban, tata cara komunikasi, dan hal lain yang dianggap perlu.

Berikut diberikan langkah dan penjelasan atas proses pengendalian biaya yang lebih baik yang juga mengacu pada pengalaman mengerjakan proyek, faktor penting biaya subkontraktor dan perencanaan biaya subkontraktor.

 

A. Pengendalian Waktu Pelaksanaan

  • Meminta subkontraktor untuk memberikan schedule pelaksanaan yang lebih detil yang terlihat jalur kritisnya.
  • Meminta subkontraktor untuk melakukan presentasi awal sebagai persiapan pekerjaannya. Dalam rapat presentasi ini agar ditentukan milestone penting dalam kendali waktu pelaksanaan.
  • Meminta subkontraktor untuk melaporkan persiapan pelaksanaan dalam bentuk monthly dan weekly report. Berdasarkan laporan tersebut, akan diketahui progress pekerjaan subkontraktor termasuk persiapannya.
  • Meminta subkontraktor untuk membuat program kerja mingguan dan bulanan yang dimasukkan dalam laporan mereka.
  • Melakukan updating schedule pelaksanaan di lapangan. Hal ini akan dikomunikasikan kepada subkontraktor untuk melakukan penyesuaian jadwal.
  • Melakukan rapat mingguan koordinasi lapangan. Dalam rapat tersebut adanya keterlambatan selain dari pihak subkontraktor yang dimaksud, harus dicarikan jalan keluar agar tidak terjadi klaim. Jika keterlambatan terjadi pada subkontraktor yang dimaksud, maka harus disepakati langkah-langkah percepatan yang harus dilakukan.
  • Melakukan rapat khusus problem solving terhadap subkontraktor tertentu yang dianggap menjadi prioritas karena pengaruhnya terhadap keberhasilan proyek yang besar.
  • Membuat kesepakatan atas tenggat waktu untuk merespon suatu komunikasi untuk menjamin tidak terjadi keterlambatan akibat proses komunikasi yang lambat.

 

B. Pengendalian Kemampuan Subkontraktor

  • Melakukan evaluasi terhadap kemampuan subkontraktor secara aktual di lapangan dengan memperhatikan aspek ketepatan waktu, kecepatan pekerjaan, tingkat keahlian, kemampuan manajemen proyek, kelancaran dan kemudahan berkomunikasi, pemenuhan komitmen, dan aspek penting lainnya.
  • Pada subkontraktor dengan load pekerjaan yang sudah tinggi karena mengerjakan beberapa proyek, perlu untuk ditingkatkan fokus pada evaluasi kemampuannya. Jika diperlukan, dapat meminta schedule pelaksanaan subkontraktor pada proyek yang lain.
  • Jika terdapat indikasi kemampuan subkontraktor tidak memadai, maka harus cepat diambil tindakan tertentu seperti pengurangan lingkup.
  • Meminta subkontraktor untuk membuat mock-up pekerjaan. Dari hasil mock up tersebut dapat diketahui tingkat kualitas pekerjaan yang akan dibuat. Hasil mock-up yang disepakati harus menjadi pedoman kualitas dalam pekerjaan.

 

C. Pengendalian Klaim

  • Mengevaluasi apakah dalam pelaksanaan proyek, subkontraktor mengalami kerugian atau tidak. Hal ini karena umumnya subkontraktor yang mengalami rugi akan berupaya mencari peluang untuk melakukan klaim. Dapat juga dengan menanyakan apakah subkontraktor masih untung dalam mengerjakan proyek.
  • Mengamati kejadian risiko yang mungkin dialami oleh subkontraktor. Harus dicek apakah risiko tersebut masih mampu ditangani atau tidak oleh subkontraktor tersebut. Jika terjadi risiko yang tidak mampu diatasi, maka kejadian risiko tesebut harus dapat dinegosiasikan karena jika dipaksakan ditangani oleh subkontraktor, maka berpotensi menjadi bom waktu dikemudian hari.
  • Menjaga cashflow subkontraktor. Jika kondisi cashflow main contractor sedang tidak baik maka sebaiknya dilakukan negosiasi pembayaran atas hak subkontraktor sedemikian kondisi cashflow subkontraktor tidak terlalu berat yang berpotensi menghambat pekerjaan dan berpotensi klaim.
  • Melakukan analisis kontrak untuk mengetahui potensi klaim dan counter klaim. Kondisi potensi klaim dan counter claim harus diresume dan menjadi perhatian bagi seluruh tim proyek.
  • Melakukan record khusus apabila ada hal yang dapat menjadi counter claim untuk mengatasi adanya klaim dari subkontraktor seperti kejadian keterlambatan subkontraktor.
  • Berhati-hati dalam memberikan instruksi khusus kepada subkontraktor. Terutama jika instruksi tersebut berpotensi klaim.
  • Memberikan peluang yang besar kepada subkontraktor untuk melakukan VE. Adanya VE akan menguntungkan kedua belah pihak sehingga dapat mengurangi potensi klaim.
  • Berdiskusi dengan subkontraktor atas peluang pekerjaan tambah pada pekerjaan yang dianggap menguntungkan dan diperlukan oleh pemilik proyek. Adanya pekerjaan tambah dapat mengatasi kerugian subkontraktor.
  • Mendukung usaha subkontraktor dalam melakukan efisiensi tanpa mempengaruhi target kinerja pelaksanaan proyek. Upaya ini jika perlu dilakukan secara bersama-sama agar menghasilkan keuntungan bagi kedua belah pihak.

 

Terlihat bahwa langkah pengendalian subkontraktor cenderung pada aspek waktu dan klaim. Sehingga pelaku konstruksi harus menjadikannya prioritas dalam mengendalikan biaya ini. Semoga bermanfaat.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya, Manajemen Klaim, Manajemen Pengadaan, Manajemen Risiko and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>