Perencanaan Biaya Subkontraktor yang Lebih Baik

Perencanaan biaya subkontraktor memegang peranan penting dalam menjaga tidak terjadi penyimpangan biaya ini. Banyak langkah persiapan yang harus dilakukan. Seperti apa? Silahkan disimak.

Mengacu pada faktor penting biaya subkontraktor dan pengalaman selama mengerjakan proyek, berikut perencanaan pada biaya subkontraktor:

A.  Paket Pekerjaan

• Penentuan paket harus tepat yang dapat berupa berapa paket pekerjaan dalam satu jenis pekerjaan dan lingkup pekerjaannya. Jika kompleksitas pekerjaan subkontraktor sangat kompleks, maka paket dapat dipecah menjadi lebih dari satu paket. Dapat pula membagi lingkup pekerjaannya. Seperti paket pekerjaan hanya pemasangan tanpa pengadaan material. Perlu memperhatikan kejelasan interface dan risiko yang muncul akibat pembagian paket ini.
• Optimasi design. Sebelum membuat paket pekerjaan, disarankan untuk melakukan optimasi design. Hal ini karena optimasi pada tahap ini sangat mempengaruhi biaya pekerjaan subkontraktor.
• Melakukan evaluasi apakah ada elemen biaya subkontraktor yang terlihat memiliki rantai supply chain yang panjang. Pengambilalihan item pekerjaan yang rantai supply chain panjang, akan dapat menurunkan biaya subkontraktor cukup signifikan.
• Data-data harus dibuat lengkap dan sangat jelas untuk menghindari dispute dalam pelaksanaan termasuk aturan mainnya.
• Persiapan paket pekerjaan harus disipersiapkan dalam waktu yang cukup untuk memastikan bahwa paket pekerjaan dapat dipersiapkan dengan sebaik-mungkin.
• Waktu pelaksanaan pekerjaan paket oleh subkontraktor dan durasinya harus ditentukan dengan tepat untuk menghindari adanya klaim akibat kerugian subkontraktor karena ketidaksiapan pekerjaan sebelumnya atau menghindari keterlambatan subkontraktor yang dapat menjadi klaim subkontraktor lainnya. Berdasarkan hal ini, master schedule harus dibuat lebih akurat.

B.  Pemilihan Subkontraktor

• Subkontraktor yang akan dipilih sebaiknya adalah subkontraktor yang dipercaya. Ini dengan evaluasi pengalaman bekerja sama sebelumnya.
• Jika subkontraktor tergolong baru pertama kali akan bekerja sama, maka perhatikan track record pengalaman pekerjaan. Dapat melakukan cek pada kontraktor tempat subkontraktor tersebut bekerja.
• Melakukan evaluasi rasio profitabilitas pada laporan keuangan subkontraktor minimal 3 tahun terakhir. Pilihlah subkontraktor yang memiliki rasio profitabilitas yang terbaik karena akan memiliki kemampuan menghasilkan laba yang lebih baik. Kemampuan ini penting karena jika subkontraktor mengalami kerugian, maka akan terjadi banyak klaim.
• Subkontraktor yang akan dipilih juga harus memiliki ruang atas kapasitas / load pekerjaan. Jangan memilih subkontraktor yang sudah overload karena akan berisiko pada menurunnya kemampuan subkontraktor tersebut.
• Jumlah subkontraktor yang akan dipilih sebaiknya minimal berjumlah tiga untuk dapat memastikan proses seleksi berjalan baik. Pada dasarnya semakin banyak semakin baik, namun perlu effort besar dalam melakukan evaluasi.

C.  Risiko dan Kontrak

• Menekan adanya unsur ketidakpastian dalam pekerjaan subkontraktor. Ini dapat dilakukan dengan memberikan data penjelas dan melakukan rapat penjelasan paket pekerjaan.
• Risiko dalam pekerjaan subkontraktor haruslah sesuai dengan kemampuannya. Jangan pernah mendistribusikan risiko yang diragukan dapat diatasi oleh subkontraktor karena risiko tersebut umumnya akan kembali ke main contractor saat waktu untuk melakukan mitigasi sudah terbatas.
• Pasal-pasal kontrak harus dibuat jelas dan fit atas distribusi risiko. Draft kontrak agar diberikan bersamaan dengan paket pekerjaan sebelum penawaran harga. Ini akan berguna untuk memberikan penjelasan yang lebih detil akan risiko yang harus dipertimbangkan oleh subkontraktor.
• Pasal-pasal terkait klaim subkontraktor harus dikaji dengan baik dan dibuat antisipasi apabila subkontraktor menggunakan pasal tersebut secara tidak fair.
• Jenis kontrak sebaiknya memperhatikan kondisi yang ada. Tidak mesti harus lump sum fix price. Gunakan acuan terbaik dalam menentukan jenis kontrak yang akan digunakan. Misal jika data dianggap kurang memadai, maka dapat menggunakan jenis kontrak unit price.
• Adanya asuransi yang telah dicover oleh main contractor, agar dikomunikasikan kepada subkontraktor. Ini akan menurunkan biaya penawaran subkontraktor.

D.  Pendanaan

• Kondisi cashflow main contractor harus menjadi dasar dalam menentukan term of payment karena tidak selamanya kondisi cashflow mampu membayar termijn subkontraktor. Kondisi defisit cashflow harus menjadi perhatian untuk di atasi.
• Atas suatu term of payment yang dinegosiasikan, agar diupayakan tidak terjadi defisit cashflow pada subkontraktor dan tidak terjadi pula surplus yang berlebihan. Jika terjadi salah satu kondisi tersebut, maka term of payment harus dioptimasi.
• Jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan jasa bank dengan berbagai fitur pembayarannya, maka pilihlah fitur pembayaran via bank yang paling murah dan pilihlah bank yang memberikan rate yang paling murah.
• Ketepatan pembayaran harus dijaga karena menjadi suatu persepsi risiko tersendiri yang pada akhirnya atas persepsi risiko keterlambatan pembayaran, subkontraktor akan menaikkan harga penawarannya karena mencadangkan bunga bank pinjaman.

E. Faktor Internal

• Kemampuan negosiasi dalam procurement subkontraktor harus tinggi. Bukan hanya pada kemampuan mendapatkan discount harga, tapi juga melakukan negosiasi hal yang lain seperti risiko.
• Sistem birokrasi harus dibuat sederhana untuk memberikan kesan proses yang mudah bagi subkontraktor. Kesan yang sulit, akan membuat subkontraktor enggan untuk bekerja sama karena dianggap risiko tersendiri.
• Hindari intervensi oleh pihak manapun.
• Dalam melakukan lelang, disarankan untuk membuat SOP komunikasi yang lancar dan tidak berbelit-belit.
• Sistem tender harus dibuat sedemikian hingga dapat mencapai semua tujuan yang ada. Seperti melakukan sistem tender khusus pada jenis pekerjaan tertentu. Berdasarkan pengalaman, sistem tender terbaik adalah dengan melakukan klarifikasi pekerjaan dan volume pekerjaan, penawaran terbuka, dan klarifikasi final.
• Di Indonesia, faktor attitude petugas procurement sangat penting untuk menghindari praktik KKN. Di samping itu kemampuan spesialis bidang procurement juga harus dikuasai.

F. Faktor Eksternal

• Untuk menghindari gejolak ekonomi dan harga akibat instabilitas sosial-politik-keamanan, dapat dilakukan dengan pengikatan harga dengan uang muka dan pembayaran pertama, dan memasukkan ketentuan mengenai penyesuaian harga dalam kontrak.
• Harus dicermati adanya kemungkinan praktik ekonomi yang tidak baik seperti monopoli dan kartel atau adanya main mata diantara para subkontraktor. Agar mengantisipasi kemungkinan terjadinya hal tersebut.
• Memperhatikan kebijakan dan peraturan pemerintah termasuk perubahannya agar ketentuan yang digunakan dalam tender tidak menyalahi aturan.
• Mempelajari situasi aturan lokal setempat yang kemudian dibahas bersama dengan subkontraktor untuk langkah penanganannya.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}