Perencanaan Biaya Alat yang Lebih Baik

Selama ini dalam merencanakan biaya alat, kebanyakan orang melakukannya dengan menentukan alat, jenis dan kapasitasnya, lalu merencanakan penggunaan alat tersebut secara bulanan termasuk rate komponen biayanya. Padahal mestinya tidak sesederhana itu.

Memahami karakter alat dan juga komponen biayanya serta kondisi yang terkait dengannya adalah penting dalam perencanaan biaya alat, termasuk fakta yang terjadi dalam aplikasinya. Berikut adalah beberapa fakta aplikasi terhadap komponen biaya alat tersebut.

  • Jika proyek mengalami keterlambatan maka durasi penggunaan alat ikut bertambah.
  • Cara sewa adalah dalam satuan jam-jaman. Biaya yang include adalah perawatan alat dan oli. Sedangkan biaya lainnya seperti bbm dan terkait operator dibebankan kepada penyewa seperti upah operator, makan operator, dan keamanan alat.
  • Perawatan alat cenderung kurang baik.
  • Umur alat cenderung sudah tua. Sulit mendapatkan alat dengan umur yang masih relatif baru.
  • Pemilik cenderung tidak bertanggung jawab atas kerugian keterlambatan jika terjadi kerusakan alat. Kalaupun ada nilainya cukup kecil.
  • Perbaikan alat jika terjadi kerusakan membutuhkan waktu beberapa hari.
  • Produktifitas sulit dijaga. Hal ini karena pemilik sering berfikir bahwa dengan menurunkan produktifitas, maka durasi sewa akan lebih banyak. Terlebih operator harus dari orang yang ditunjuk oleh pemilik alat.
  • Pada saat tertentu terkait dengan musim, produktifitas alat akan turun drastis seperti saat musim hujan.
  • Jika alat tidak bekerja karena faktor dari pihak penyewa, maka alat tetap dianggap bekerja. Kadang biaya sewa didiscount 50%.
  • Cara pembayaran dimuka yang sering memberatkan dan membuat penyewa kalah dalam bargaining position saat menekan pemilik jika alat rusak atau produktifitas rendah.
  • Durasi minimum sewa umumnya 200 jam. Kadang ada juga yang 100 jam.
  • Terdapat cukup banyak broker sewa alat yang membuat rantai komunikasi semakin panjang dan juga biaya yang lebih tinggi.

Terlihat bahwa risiko pemilik alat jauh lebih rendah ketimbang pihak penyewa alat dan terdapat kecenderungan untuk menurunkan produktifitas alat untuk mendapatkan masa sewa lebih panjang. Namun pemilik memiliki bargaining position yang kuat. Kombinasi hal tersebut akan membuat biaya alat sangat gampang membengkak.

Berdasarkan faktor penting biaya alat, fakta aplikas dan juga pengalaman, berikut diberikan rekomendasi langkah perencanaan manajemen biaya alat dalam rangka menghindari cost overrun pada kelompok biaya ini.

 

Kontrak

  1. Menegosiasikan cara sewa yang bersifat lump sum jika semua pendukung telah siap. Kontrak seperti ini pada akhirnya menjadi subkontraktor alat.
  2. Pada pekerjaan dengan volume kecil atau pemakaian rendah usahakan memperkecil durasi minimum sewa. Jika semula 200 jam maka dinegosiasikan menjadi 100 jam atau lebih kecil yang sesuai kebutuhan.
  3. Cara pembayaran sebaiknya menggunakan sistem uang muka (DP). Pembayaran selanjutnya dengan berdasarkan durasi minimum dengan tempo 14 hari kerja.
  4. Melakukan evaluasi pada cara pemeliharaan alat sebelumnya. Ini untuk mengetahui seberapa baik pemeliharaan yang dilakukan.
  5. Memasukkan klausa syarat minimum produktifitas
  6. Memasukkan ketentuan mengenai pemeliharaan alat
  7. Memasukkan klausa tentang penyediaan spare part yang sering rusak
  8. Memasukkan ketentuan mengenai mekanisme apabila terjadi kerusakan alat dimana dibatasi masa perbaikan dan denda yang lebih besar apabila terjadi kerusakan alat yang lebih dari batas waktu tertentu.
  9. Menegosiasikan rate sewa apabila dilakukan secara overtime. Harga sewa overtime harus lebih kecil dari jam kerja normal.
  10. Memasukkan ketentuan biaya charge apabila alat tidak bekerja karena faktor dari pihak penyewa. Nilai charge hanya pada komponen biaya yang aktual.

 

Seleksi Alat

  1. Menentukan alat yang paling tepat yang sesuai dengan kapasitas dengan jumlah yang sesuai kebutuhan.
  2. Memilih alat dengan umur relatif baru atau dengan tingkat pemeliharaan alat yang paling baik. Dapat juga memilih alat dengan tingkat efisiensi yang paling baik, walaupun harga sedikit lebih mahal.
  3. Mengambil alat dari sumber yang terdekat. Hal ini karena biaya mob-demob alat cenderung mahal.
  4. Memprioritaskan vendor alat yang telah terbukti memiliki komitment yang baik pada pekerjaan sebelumnya.
  5. Negosiasi langsung dengan pemilik alat. Hindari negosiasi dengan broker karena akan membuat proses lebih lama dan biaya yang lebih tinggi.

 

Perencanaan Resources

  1. Rencanakan pemakaian alat dengan tepat baik dari segi kapasitas maupun jumlah yang dibutuhkan.
  2. Rencanakan waktu pemakaian alat dengan baik. Hindari sewa alat pada saat tertentu dimana produktifitas alat menjadi rendah seperti pada musim hujan yang membuat alat yang bekerja terkait dengan tanah akan turun produktifitasnya.
  3. Lakukan perencanaan pekerjaan dengan checklist resources yang dibutuhkan untuk menghindari adanya mismatch. Pastikan alat datang saat semua pendukungnya telah siap.

 

Perubahan dan Optimasi

  1. Optimasi metode pelaksanaan sebelum mulai pekerjaan, terutama pada item pekerjaan yang dianggap memiliki tingkat kesulitan yang relatif tinggi. Metode pelaksanaan yang baik adalah apabila metode itu dinilai mudah untuk dilaksanakan. Semakin mudah akan semakin baik. Hal ini karena akan mendukung produktifitas pekerjaan.
  2. Lakukan perubahan jika terdeteksi rugi biaya alat pada suatu pekerjaan tertentu dengan cara perubahan metode pelaksanaan yang semula cenderung dengan banyak alat atau alat dengan syarat lebih tinggi menjadi lebih sedikit alat atau dapat menggunakan alat biasa atau tindakan lain seperti perubahan lingkup, value engineering, atau perubahan lingkup.

 

(Untuk berdiskusi dan konsultasi terkait permasalahan Project Management yang sedang dihadapi, silahkan klik – Konsultasi. Untuk melihat lengkap seluruh judul posting, silahkan klik – Table of Content.)
Did you like this? Share it:
This entry was posted in Manajemen Biaya and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

     

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>