Tujuan proses manajemen biaya proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai dengan anggaran dan atau dalam batas cadangan biaya manajemen yang telah ditentukan diawal untuk menjaga tujuan bisnis organisasi. Proses ini akan fokus untuk melakukan estimasi yang seakurat-mungkin sesuai tingkat definisi proyek dan pengendalian biaya handal yang mampu mendeteksi adanya penyimpangan seawal-mungkin untuk mendapatkan tindakan perbaikan yang seefektif-mungkin.
Perencanaan biaya yang baik yang didukung oleh pengendalian biaya yang memadai, merupakan kunci sukses utama dalam pengelolaan biaya proyek. Perencanaan biaya yang baik akan menghasilkan suatu estimasi biaya dan anggaran proyek yang handal dan realistis yang efektif untuk dijadikan acuan pelaksanaan. Pengendalian biaya yang memadai akan mampu mendeteksi penyimpangan biaya seawal mungkin sehingga adanya penyimpangan akan dapat segera ditindaklanjuti dengan tindakan-tindakan preventif dan korektif yang efektif dalam mengatasi penyimpangan dan mitigasi potensi penyimpangan lainnya.
Setiap organisasi harus mengembangkan metodologi pengelolaan biaya proyek yang efektif dari berbagai pengalaman dan lesson learned pelaksanaan proyek. Berdasarkan berbagai pengalaman dan lesson learned serta berbagai referensi, terdapat beberapa faktor kritis dalam pengelolaan biaya, yaitu :
Kualitas implementasi manajemen biaya – Merupakan faktor yang paling utama yang harus menjadi fokus dan perhatian utama dalam pengelolaan biaya di proyek. Faktor ini terdiri atas elemen perencanaan dan pengendalian biaya. Termasuk dalam hal ini adalah kesesuaian dan ketepatan atau efektifitas penggunaan alat dan teknik dalam pengelolaan biaya.
Efektivitas manajemen waktu dan kualitas – Manajemen waktu dan kualitas sangat terkait dengan manajemen biaya. Hal ini karena biaya yang memiliki fungsi atas elemen waktu dan kualitas. Keterkaitan tinggi atas ketiga elemen ini dikenal dengan the triple constraints. Pengelolaan waktu yang baik akan mampu menjaga waktu sesuai target sehingga biaya tambahan atas percepatan dan risikonya akan dapat dikendalikan. Pengelolaan kualitas yang baik akan meminimalkan kegagalan terkait kualitas yang berdampak biaya tinggi seperti reject dan repair.
Efektivitas pengelolaan kompleksitas proyek – Merupakan tingkat efektifitas dalam identifikasi, menilai, dan strategi khusus yang mengurangi tingkat kompleksitas proyek yang berdampak pada obyektif biaya. Pembahasan mengenai pengelolaan kompleksitas proyek telah dibahas pada Subbab 3-5.
Perencanaan proyek yang baik – Merupakan tingkat kualitas keseluruhan perencanaan proyek baik dari aspek teknis maupun manajerial. Aspek perencanaan teknis seperti disain rekayasa, persyaratan dan spesifikasi yang lengkap, jelas dan tidak ambigu, tidak keliru atau sesuai dengan aturan dan kaidah dasar teknis terkait. Di samping itu juga berupa perencanaan metode pelaksanaan. Sedangkan aspek perencanaan manajerial berupa semua aspek atau pengetahuan dalam standar manajemen proyek.
Kinerja utama project manager – Merupakan kinerja project manager atas biaya, mutu, dan waktu secara historis berdasarkan pengalaman dalam memimpin pelaksanaan proyek-proses sebelumnya.
Tingkat keterlibatan dan dukungan tim proyek – Merupakan faktor seberapa banyak dan tinggi keterlibatan dan dukungan tim proyek di proyek. Keterlibatan dan dukungan tim proyek yang tinggi terkait pengelolaan biaya, akan berdampak signifikan atas keberhasilan pengelolaan biaya.
Efektivitas manajemen risiko – Merupakan tingkat efektifitas identifikasi dan penilaian risiko proyek. Termasuk di dalamnya adalah strategi mitigasi yang sesuai dan pengendalian risiko yang memadai.
Efektivitas manajemen klaim – Merupakan tingkat efektifitas atas identifikasi potensi klaim, perhitungan besaran nilai klaim, dan strategi penyelesaian klaim di proyek.
Tingkat kreativitas dan kapabilitas inovasi tim proyek – Merupakan tingkat kemampuan tim proyek untuk mendapatkan berbagai alternatif biaya yang lebih murah seperti sumber daya, motode pelaksanaan, sistem manajemen, dan lainnya. Termasuk dalam faktor ini adalah kapasitas inovasi tim proyek untuk menghasilkan inovasi dengan dampak cost reduction yang signifikan (lihat penjelasan rinci pada Subbab 9-9).
Kualitas budaya, struktur, dan aset-aset proses organisasi – Merupakan faktor kritis yang berasal dari internal proyek atau organisasi. Elemen budaya seperti tingkat detail dalam mengelola biaya, budaya boros, budaya KKN, dan budaya inovasi. Struktur organisasi akan menentukan pada tingkat fokus pengelolaan biaya oleh posisi tertentu dalam organisasi termasuk hierarki pengambilan keputusan penting terkait pengelolaan biaya. Aset proses organisasi berupa kebijakan dan prosedur organisasi yang mempengaruhi metodologi pengelolaan biaya yang efektif.
Berbagai faktor kritis (critical success factors) di atas akan menjadi perhatian penting dalam mengembangkan strategi dan metodologi pengelolaan biaya yang efektif dan stratejik di proyek. Setiap organisasi sangat direkomendasikan untuk mengembangkan metodologi ini yang unik untuk berbagai industri, peran, dan budaya organisasi.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery