Mengelola biaya merupakan rangkaian proses yang merencanakan dan mengendalikan biaya proyek agar proyek yang dikerjakan dapat sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Manajemen biaya proyek yang baik akan menunjang organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya. Masih tingginya tingkat kegagalan atas biaya di proyek, menunjukkan kemampuan pengelolaan biaya yang masih lemah. Bentuk kegagalan atas biaya seperti cost overrun atau kerugian proyek akan berdampak secara langsung pada tidak tercapainya tujuan organisasi terutama dalam mendapatkan keuntungan finansial. Di samping itu, cost overrun yang tinggi akan menurunkan tingkat kelayakan proyek secara aktual.
Perencanaan biaya yang baik yang didukung oleh pengendalian biaya yang memadai, merupakan kunci sukses utama dalam pengelolaan biaya proyek. Perencanaan biaya yang baik akan menghasilkan suatu estimasi biaya dan anggaran proyek yang handal dan realistis yang efektif untuk dijadikan acuan pelaksanaan. Pengendalian biaya yang memadai akan mampu mendeteksi penyimpangan biaya seawal mungkin sehingga adanya penyimpangan akan dapat segera ditindaklanjuti dengan tindakan-tindakan preventif dan korektif yang efektif dalam mengatasi penyimpangan dan mitigasi potensi penyimpangan lainnya. Setiap organisasi harus mengembangkan metodologi pengelolaan biaya proyek yang efektif dari berbagai pengalaman dan lesson learned pelaksanaan proyek.
Tujuan proses manajemen biaya proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai dengan anggaran dan atau dalam batas cadangan biaya manajemen yang telah ditentukan diawal untuk menjaga tujuan bisnis organisasi. Proses ini akan fokus untuk melakukan estimasi yang seakurat-mungkin sesuai tingkat definisi proyek dan pengendalian biaya handal yang mampu mendeteksi adanya penyimpangan seawal-mungkin untuk mendapatkan tindakan perbaikan yang seefektif-mungkin. Manajemen biaya proyek berdasarkan standar PMBOK 5th Edition terdiri atas empat proses. Rincian, alur proses, dan hubungan ke-empat proses tersebut dijelaskan pada Tabel di bawah ini :
Berdasarkan Tabel di atas, terdapat empat proses dalam manajemen biaya. Prinsip masing-masing proses dapat disimpulkan garis-besarnya sebagai berikut :
Merencanakan manajemen biaya – Merupakan proses yang merencanakan bagaimana biaya akan diestimasi tiap aktivitas, penentuan anggaran biaya, dan pengendalian biaya saat proyek dilaksanakan.
Estimasi biaya aktivitas – Merupakan proses yang termasuk dalam kelompok proses-proses perencanaan (planning processes group). Proses ini akan memperkirakan biaya pada tiap aktivitas dengan alat dan teknik yang sesuai dengan tingkat definitif-nya.
Pembuatan anggaran – Proses ini termasuk kelompok proses-proses perencanaan (planning processes group). Proses ini akan menentukan anggaran biaya dengan mengaggregasi seluruh estimasi biaya dari level aktivitas, elemen WBS, hingga level proyek. Selanjutnya ditentukan cadangan manajemen untuk menjadi suatu anggaran biaya proyek.
Pengendalian biaya – Proses ini termasuk kelompok proses-proses pemantauan dan pengendalian (monitoring and controlling processes group). Proses ini berupaya untuk menjaga agar biaya aktual pelaksanaan tidak lebih dari yang telah dianggarkan pada proses penentuan anggaran.
Organisasi direkomendasikan untuk mengembangkan proses merencanakan manajemen biaya secara terus menerus untuk meningkatkan kehandalan dan kualitas manajemen biaya proyek yang efektif dan stratejik. Pengembangan proses dapat dengan mengacu pada best practice, pengalaman, lesson learned, dan referensi-referensi relevan terbaik sebagai benchmarking.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery