Dalam pengelolaan biaya, sering terjadi berbagai permasalahan yang membuat biaya proyek mengalami penyimpangan biaya (cost overrun). Beberapa permasalahan terkait dengan pengelolaan biaya adalah sebagai berikut :
- Biaya yang tidak realistis karena kesalahan perhitungan estimasi biaya.
- Terjadi cost overrun dengan tingkat penyimpangan yang cukup besar atau cost overrun yang tidak terdeteksi sejak awal yang karena lemahnya pengendalian biaya.
- Cost overrun sulit di-recovery karena ketiadaan cadangan biaya yang memadai.
- Budget yang tidak mencukupi pelaksanaan proyek karena lemahnya akurasi estimasi biaya.
- Kesulitan pembayaran akibat kekeliruan dalam prediksi cash flow.
Berbagai permasalahan dalam pengelolaan biaya tersebut disebabkan oleh banyak sekali faktor risiko yang kurang dimitigasi dengan baik. Faktor risiko tersebut dapat berupa aspek teknis maupun manajerial dan atau dari internal maupun eksternal. Beberapa faktor risiko yang dianggap dominan berdasarkan pengalaman, lesson learned, dan berbagai referensi adalah sebagai berikut :
Kualitas prosedur manajemen biaya yang rendah – Faktor ini dapat berupa ketiadaan prosedur pengelolaan biaya atau prosedur dengan kualitas yang rendah. Faktor ini membuat proses pengelolaan biaya di proyek tidak dapat dilakukan dengan baik.
Lemahnya kompetensi pengelolaan biaya – Faktor terutama adalah faktor tingkat kompetensi atas estimasi biaya dimana seringkali terjadi estimasi biaya yang tidak sesuai dengan kondisi aktual. Di samping itu adalah kompetensi dalam pemantauan dan pengendalian biaya.
Tingginya kompleksitas dalam pengelolaan biaya – Mengelola biaya memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi karena banyaknya elemen manajemen biaya yang harus diperhatikan dengan banyak variasi di dalamnya. Kompleksitas yang tinggi dalam mengelola biaya akan sulit terlaksana baik apabila dikerjakan secara manual karena potensi human error yang besar.
Kualitas acuan lingkup yang rendah – Berupa tingkat kelengkapan dan kejelasan lingkup seperti kesalahan dalam membuat WBS dan aktivitas pekerjaan. Termasuk dalam kelompok faktor ini adalah tingkat kehandalan lingkup atas perubahan yang mungkin terjadi seperti kesalahan disain perencanaan oleh konsultan, serta disain dan RKS yang tidak detil dan tidak jelas atau ambigu. Kondisi ini akan berpotensi menyebabkan pembengkakan biaya.
Akurasi dan kualitas penjadwalan yang rendah – Berupa tingkat kualitas dan akurasi jadwal aktivitas proyek seperti kesalahan dalam penentuan durasi dan urutan aktivitas. Dapat juga berupa jadwal yang tidak realistis, sehingga diperlukan banyak program percepatan yang menambah biaya.
Rencana kualitas yang tidak memadai – Berupa tingkat kualitas dan akurasi jadwal aktivitas proyek seperti kesalahan dalam penentuan durasi dan urutan aktivitas. Dapat juga berupa jadwal yang tidak realistis, sehingga diperlukan banyak program percepatan yang menambah biaya.
Pengelolaan risiko yang tidak efektif – Risiko merupakan potensi biaya. Semakin banyak risiko dan semakin risiko tidak dikelola dengan baik, maka potensi biaya akan bertambah besar. Termasuk dalam kelompok faktor ini adalah minimnya cadangan biayay ang diperlukan untuk mitigasi risiko yang berdampak pada biaya proyek.
Fluktuasi harga yang sulit diprediksi – Semakin dinamisnya ekonomi secara global, menyebabkan harga sumber daya proyek semakin sulit untuk diprediksi. Hal ini sering membuat akurasi estimasi yang rendah.
Seringnya terjadi perubahan – Perubahan akan membuat kompleksitas proyek meningkat. Kompleksitas merupakan risiko pada biaya. Semakin sering terjadi perubahan, berarti kompleksitas proyek semakin tinggi dan risiko pada biaya semakin tinggi.
Tingginya tingkat klaim dan dispute – Kejadian dispute di proyek sering menghambat pelaksanaan yang secara tidak langsung menambah biaya akibat keterlambatan proyek di samping itu memicu klaim atas biaya yang merugikan.
Lemahnya dukungan – Dalam hal ini adalah dukungan dari key stakeholder atau top management atas ketersediaan sumber daya yang utama yaitu SDM dan keuangan serta motivasi. Di samping itu juga adalah kurangnya dukungan dari tim proyek yang membuat proses pengelolaan biaya menjadi sulit untuk terlaksana baik.
Budaya organisasi yang tidak mendukung – Dalam hal ini budaya organisasi yang cenderung kurang memperhatikan tingkat detail dan tertib administrasi yang membuat pengelolaan biaya menjadi kurang baik. Di samping itu, adanya budaya tertentu yang merugikan seperti budaya KKN di internal organisasi dan rasa memiliki yang rendah, akan sangat menyebabkan proses manajemen biaya menjadi sulit berjalan dengan baik.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery