Proses mengumpulkan persyaratan direkomendasikan untuk dirinci menjadi beberapa kegiatan untuk memudahkan dalam pelaksanaannya. Adapun rekomendasi rincian kegiatan tersebut ditunjukkan pada Tabel di bawah ini :
Adapun penjelasan kegiatan-kegiatan yang merupakan rincian proses mengumpulkan persyaratan adalah sebagai berikut :
Merencanakan proses pengumpulan data dan informasi persyaratan – Kegiatan ini merupakan kegiatan yang mempersiapkan proses pengumpulan data dan informasi persyaratan agar dapat berlangsung secara efektif. Kegiatan ini akan mengacu pada project charter, daftar stakeholder yang akan dimintakan data dan informasi persyaratan, dan rencana manajemen stakeholder.
Mengumpulkan data dan informasi persyaratan – Terdapat cukup banyak data dan informasi yang harus diperoleh dan dianalisa untuk mendapatkan dokumentasi persyaratan yang memadai untuk proyek. Alat dan teknik yang dapat digunakan adalah interview, focus groups, facilitated workshops, teknik-teknik kreatifitas kelompok, teknik-teknik pengambilan keputusan kelompok, kuesioner dan survey, serta observasi. Alat dan teknik yang digunakan harus menyesuaikan kondisi proyek yang ada.
Pengumpulan data dan informasi pada proyek tidak kompleks dan atau biasa dilakukan dapat menggunakan alat dan teknik interview dan atau focus group. Sedangkan pada proyek yang kompleks, dapat menggunakan beberapa atas alat dan teknik lain yang sesuai.
Proses analisis data atau analisis dokumen seperti analisis logis dapat dilakukan secara sederhana pada proyek tidak kompleks. Sedangkan analisis rumit seperti aplikasi analisis statistik deskriptif, korelasi dan regresi, atau lainnya mungkin berguna pada proyek yang kompleks.
Mendokumentasikan persyaratan – Merupakan kegiatan yang mendokumentasikan persyaratan-persyaratan yang telah disetujui dalam bentuk model yang telah ditandatangani dan matrik ketelusuran persyaratan atau bentuk lainnya. Pada contoh kasus yang telah diberikan rencana manajemen lingkup, dapat dibuat dokumentasi persyaratan yang diberikan dalam Tabel berikut ini :
Dokumen matrik ketelusuran secara prinsip mendokumentasikan sumber persyaratan, rincian persyaratan, tujuan bisnis, perkiraan hasil pekerjaan dan referensi serta tanggalnya. Tabel berikut adalah contoh dari matrik ketelusuran persyaratan dengan contoh kasus yang sama pada Tabel sebelumnya.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery