Proses pengumpulan persyaratan proyek merupakan salah satu proses yang sangat penting atau kritikal bagi kesuksesan proyek. Hal ini karena hasil proses ini akan menghasilkan output yang digunakan pada proses selanjutnya dalam pengelolaan lingkup termasuk proses membuat WBS yang menjadi acuan hampir semua perencanaan proyek lainnya. Oleh karena itu proses ini cukup kompleks dan membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk menghasilkan kumpulan persyaratan yang komprehensif dan memadai dalam menghasilkan output perencanaan proyek penting lainnya.
Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian alternatif dan penjelasannya diberikan pada Tabel di bawah ini :
Terdapat sangat banyak pilihan alat dan teknik yang memiliki variasi tingkat detail dan tingkat kualitas komunikasi yang harus dipilih satu atau lebih secara cermat atas pertimbangan efektifitas dan efisiensi proses manajemen lingkup. Adapun penjelasan yang lebih rinci mengenai alat dan teknik yang dapat digunakan pada proses ini adalah sebagai berikut :
Interview – Merupakan suatu cara untuk mendapatkan informasi langsung dari para stakeholder dengan mengajukan pertanyaan yang telah disiapkan. Teknik ini berutujuan untuk mendapatkan informasi yang mendalam dari para stakeholder kunci. Teknik ini direkomendasikan pada kondisi atau situasi stakeholder kurang mampu berkomunikasi dengan baik dan jika informasi yang dicari mengandung kerahasiaan bisnis atau organisasi. Teknik ini dapat dibantu dengan adanya tabel rincian pertanyaan yang akan dikonfirmasi dalam interview.
Focus groups – Merupakan teknik dengan diskusi interaktif antara stakeholder dengan ahli terkait untuk memahami ekspektasi para stakeholder atas produk, jasa, atau hasil yang diusulkan. Teknik ini digunakan untuk identifikasi persyaratan proyek yang direkomendasikan untuk digunakan jika ekspektasi banyak, tinggi, sulit diterjemahkan atau memerlukan keahlian khusus, atau apabila diperlukan diskusi secara tim untuk menyatukan persepsi.
Facilitated workshops – Merupakan proses diskusi lintas fungsional atas definisi lingkup. Untuk identifikasi persyaratan secara cepat dan menyatukan perbedaan pendapat antar stakeholder. Teknik ini dapat dilakukan apabila ekspektasi para stakeholder berbeda-beda dan membutuhkan konsensus, atau dibutuhkan tim lintas-fungsi untuk memahami perbedaan ekspektasi yang ada pada stakeholder, atau jika keputusan harus cepat diambil.
Teknik-teknik kreatifitas kelompok – Teknik kreatifitas seperti brainstorming, nominal group technique, mind mapping, affinity diagram, dan multicriteria decision analysis. Teknik ini bertujuan untuk identifikasi produk dan persyaratannya. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana ekspektasi stakeholder belum definitif, atau ekspektasi stakeholder yang relatif banyak, dan perlu dibuat alternatif pilihan lingkup definitif yang potensial. Teknik yang dipilih harus menyesuaikan permasalahan dan peserta.
Teknik-teknik pengambilan keputusan kelompok – Teknik pengambilan keputusan seperti unanimity, majority, plurality, dan dictatorship. Teknik ini digunakan untuk memutuskan, mengklasifikasikan, dan memprioritaskan persyaratan produk. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana terdapat beberapa alternatif pilihan lingkup yang dapat dipilih, perlu prioritas alternatif lingkup dimana dapat dibuat dalam 2-3 skala. Prioritas utama harus pada persyaratan bisnis dan dari stakeholder kunci. Teknik harus sesuai permasalahan dan peserta.
Kuesioner dan survey – Teknik mendapatkan informasi dengan menyebarkan pertanyaan tertulis. Untuk mendapatkan informasi banyak pihak dengan cepat. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana banyak pihak tersebar luas dan jauh dan hasil proses harus cepat, Jika informasi banyak dan rumit, perlu tertulis dan perlu analisis khusus.
Observasi – Teknik pengamatan langsung atas bagaimana orang bekerja atau menggunakan produk. Untuk mendapatkan informasi persyaratan dari orang-orang yang menggunakan produk. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana sumber informasi dinilai kurang akurat dan perlu diperhatikan langsung, atau sumber informasi kurang bisa mengkomunikasikan ekspektasinya.
Prototype – Teknik membuat model atas produk yang diusulkan yang tergambar sangat jelas. Untuk mendapatkan umpan balik yang cepat atas usulan persyaratan dan sebagai validasi atas persyaratan yang diusulkan. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana produk sulit dijelaskan secara verbal atau tulisan, atau dikhawatirkan berpotensi terjadi miskomunikasi. Prototype dapat berupa gambar 3D, maket, atau model skala penuh (mock-up) dimana pemilihannya akan tergantung kebutuhan dan waktu yang tersedia.
Benchmarking – Teknik membandingkan antara rencana proyek dengan aktual yang telah ada pada untuk dibuat perbandingan. Untuk identifikasi best practice, menghasilkan ide-ide pengembangan dan memberikan acuan pengukuran kinerja. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana gambaran produk masih belum bisa didefinisikan secara jelas dan atau telah ada produk sejenis pada organisasi lain, atau jika diinginkan pengembangan produk yang cepat dengan trial-error yang minimal.
Context diagrams – Untuk identifikasi best practice, menghasilkan ide-ide pengembangan dan memberikan acuan pengukuran kinerja. Merupakan pemodelan dalam bentuk diagram terkait lingkup. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana dapat diaplikasikan pada pemetaan proses atau produk, dan hubungan data antar proses atau jika tidak memerlukan gambaran secara visual.
Analisis dokumen – Berbagai analisis atas berbagai data. Untuk identifikasi informasi yang relevan dengan persyaratan. Seperti dokumen rencana bisnis, literatur pemasaran, perjanjian, dan lain-lain. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana jika telah terdapat berbagai dokumen penunjang yang penting terkait persyaratan-pesyaratan proyek. Bentuk teknik analisis harus sesuai jenis data dan informasi yang ada.
Proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition akan menghasilkan beberapa keluaran seperti yang disampaikan pada Tabel berikut ini :
Dokumentasi persyaratan akan menjadi pedoman dalam menerjemahkan persyaratan menjadi komponen lingkup yang lebih definitif. Disarankan untuk dibuat dalam bentuk tabel yang minimal atas kelompok stakeholder dan prioritas pada proyek tidak kompleks. Pada proyek kompleks, dapat lebih rinci atas beberapa tabel dengan tambahan kesimpulan, deskripsi rinci, dan lampiran. Direkomendasikan untuk disetujui oleh Komite.
Matriks ketelurusan persyaratan akan memberikan jalur telusur untuk memastikan bahwa persyaratan dapat memenuhi tujuan proyek. Direkomendasikan berbentuk tabel yang dikelompokkan minimal atas hasil pekerjaan utama, deskripsi dan referensi sumber. Pada proyek yang kompleks dapat ditambah informasi lain seperti kebutuhan bisnis, peluang, tujuan, disain produk, pengembangan produk, persyaratan utama, dan lain-lain.
Kedua keluaran berupa dokumen yang saling melengkapi. Keduanya harus lengkap dan jelas dimana terukur dan dapat diuji, serta dapat telusuri sumbernya.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery