Proses pengumpulan persyaratan proyek adalah proses yang menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan stakeholder dan persyaratan untuk memenuhi obyektif proyek. Dimana proses ini akan memberikan memberikan basis dalam mendefinisikan dan mengelola lingkup proyek termasuk lingkup produk. Proses ini jelas sangat menantang, tidak hanya pada bagaimana seluruh persyaratan dapat didokumentasikan, tapi juga bagaimana membuat stakeholder penting terkait dapat menyampaikan kebutuhannya secara baik, lengkap, dan jelas.
Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :
Berdasarkan tabel di atas, terdapat lima komponen yang dibutuhkan dalam proses pengumpulan persyaratan. Pada dasarnya, komponen daftar stakeholder akan menjadi komponen yang sangat menentukan. Hal ini mengingat dalam proses pengumpulan persyaratan, akan sangat intens untuk mendapatkan informasi yang komprehensif dari pada stakeholder atas persyaratan proyek yang dibutuhkan. Kegagalan atas daftar stakeholder yang lengkap dan sesuai kebutuhan akan berdampak sangat besar bagi proyek. Oleh karena itu, direkomendasikan untuk kembali memerika daftar stakeholder oleh expert sebelum memulai proses pengumpulan persyaratan.
Persyaratan proyek termasuk kondisi atau kapasitas produk, jasa, atau hasil dimana merupakan basis penting dalam pembuatan WBS, perencanaan biaya, waktu, kualitas, dan procurement. Persyaratan utama dapat dikelompokkan ke dalam enam kelompok berdasarkan PMBOK 5th Edition, yaitu :
- Persyaratan Bisnis – Merupakan persyaratan utama atas persyaratan suatu organisasi seperti peluang pengembangan, penyebab lahirnya proyek, persyaratan atas eksistensi, dan lainnya. Adapun contohnya adalah persyaratan kelas, jenis atau kategori tenant tertentu atas rencana pasar, disain unik dan menarik namun tidak mengurangi kapasitas parkir, dan lainnya.
- Persyaratan Stakeholder – Merupakan persyaratan stakeholder utama proyek. Adapun contohnya adalah luas area tenant tertentu, air dan listrik mencukupi kapasitas, dan lain-lain.
- Persyaratan Solusi – Merupakan persyaratan yang menyelesaikan tuntutan persyaratan bisnis dan stakeholder yang cenderung merupakan solusi teknis. Adapun contohnya adalah tenant menengah ke atas dan lokal.
- Persyaratan Transisi – Merupakan persyaratan yang diperlukan dalam penyelesaian proyek namun belum dimiliki saat ini. Adapun contohnya adalah syarat kapasitas back-up genset, perlunya MoU dengan tenant, survey karyawan dan tamu, dan lain-lain.
- Persyaratan Proyek – Merupakan persyaratan atas berbagai aktivitas, tindakan, proses, dan lain-lain yang diperlukan oleh proyek. Adapun contohnya adalah Tim inti proyek harus kompeten dan pengalaman, supplier mampu design and build, perencana harus cepat, dan lain-lain.
- Persyaratan Kualitas – Merupakan kondisi atau kriteria yang diperlukan untuk pemenuhan semua persyaratan. Adapun contohnya adalah kapasitas listrik 50 kVA, façade yang low maintenance, dan lain-lain.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery