Teknik-teknik kreatifitas kelompok merupakan salah satu alat dan teknik pada proses pengumpulan persyaratan. Teknik kreatifitas seperti brainstorming, nominal group technique, mind mapping, affinity diagram, dan multicriteria decision analysis. Teknik ini bertujuan untuk identifikasi produk dan persyaratannya. Teknik ini dapat dilakukan pada kondisi atau situasi dimana ekspektasi stakeholder belum definitif, atau ekspektasi stakeholder yang relatif banyak, dan perlu dibuat alternatif pilihan lingkup definitif yang potensial. Teknik yang dipilih harus menyesuaikan permasalahan dan peserta.
Terdapat lima teknik kreatifitas kelompok yang direkomendasikan oleh PMBOK 5th Edition. Penjelasan, tujuan, dan rekomendasinya secara khusus disajikan pada Tabel berikut ini :
Diagram Afinitas (Affinity Diagram) sering disebut juga dengan Metode K-J ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang Ahli Antropologi Jepang yang bernama Jiro Kawakita pada tahun 1960-an. K-J adalah singkatan dari Kawakita Jiro. Berikut dibawah ini adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat Diagram Afinitas.
- Mengumpulkan karyawan-karyawan atau anggota kelompok untuk melakukan curah pendapat (brainstorming).
- Menuliskan semua ide untuk permasalahan yang dibahas pada kertas Post-it atau Sticky Notes.
- Kumpulkan semua kertas Post-it/Sticky Notes yang telah ditulis dengan berbagai ide tesebut ke satu tempat (seperti meja, papan tulis, lantai ataupun dinding).
- Menyortir (sorting) dan mengklasifikasikan ide-ide tersebut menjadi beberapa kelompok berdasarkan pendapat tim/kelompok.
- Berikan nama ataupun judul pada kelompok-kelompok ide tersebut.
Melalui Diagram Afinitas ini, kita dapat mengetahui ide-ide ataupun pendapat-pendapat dari karyawan/anggota tim kita dan meng-transformasikan ke tindakan-tindakan nyata. Kita juga dapat mengembangkan Diagram Afinitas ini menjadi alat-alat lainnya seperti Fishbone Diagram (Diagram Sebab Akibat).
Teknik kelompok nominal (NGT) adalah proses yang melibatkan identifikasi masalah, generasi solusi, dan pengambilan keputusan pemecahan masalah kelompok. Hal ini dapat digunakan dalam kelompok berbagai ukuran, yang ingin membuat keputusan dengan cepat, karena dengan suara, tetapi ingin pendapat orang diperhitungkan (sebagai lawan voting tradisional, di mana hanya kelompok terbesar dianggap).
Dalam proses pengambilan keputusan, para pembuat keputusan dihadapkan pada beberapa situasi yang membutuhkan alternatif pilihan strategi atau keputusan agar dapat mencapai sasarannya. Alternatif keputusan dibutuhkan sebagai pembanding seluruh keputusan yang mungkin diambil, yaitu keputusan yang paling mampu meningkatkan keberhasilan suatu strategi, memperbesar nilai (value) yang didapatkan atau mengurangi efek negatif yang diterima sebagai konsekuensi suatu peristiwa. Teknik analisis keputusan multi kriteria atau MCDA (Multi Criteria Decision Analysis) merupakan salah satu pendekatan yang mampu memilah mana keputusan yang lebih baik atau sesuai dengan kondisi yang ada.
Dalam melakukan teknik kreatifitas kelompok ini terdapat beberapa rekomendasi umum, yaitu :
- Semakin banyak dan semakin variatif anggota atas peran, spesialisasi, pengalaman, dan pendidikan akan semakin baik.
- Moderator harus mampu meyakinkan tiap anggota atas keterbukaan dan kebebasan ide.
- Memberikan contoh aplikasi atas teknik yang digunakan akan mempercepat pemahaman anggota.
- Melakukan kombinasi beberapa teknik kreatifitas sekaligus yang sesuai masalah dan kondisi peserta.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery