Proses merencanakan manajemen lingkup direkomendasikan untuk dirinci menjadi beberapa kegiatan untuk memudahkan dalam pelaksanaannya. Adapun rekomendasi rincian kegiatan tersebut ditunjukkan pada Tabel di bawah ini :
Adapun penjelasan kegiatan-kegiatan yang merupakan rincian proses merencanakan manajemen lingkup adalah sebagai berikut :
Merumuskan pedoman proses – Merupakan kegiatan untuk merangkum dan memahami berbagai prosedur dalam aset proses organisasi dan rencana manajemen proyek terkait seluruh proses manajemen lingkup. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara pendapat ahli dan rapat proyek. Aset-aset proses organisasi pada proses ini berupa kebijakan-kebijakan, berbagai prosedur, informasi historis, dan lesson learned basis pengetahuan. Adapun beberapa contoh lesson learned terkait proses ini seperti :
- Teridentifikasinya beberapa elemen WBS tertentu yang membutuhkan waktu yang lama untuk pengadaannya yang sering tidak dimasukkan dalam daftar WBS.
- Terjadinya dispute proyek akibat tidak adanya elemen WBS tertentu dalam RAB namun terdapat pada RKS atau ada elemen WBS tertentu dalam RAB yang tidak terdapat pada dokumen gambar dan atau RKS.
- WBS yang menjadi basis pembuatan RAB yang tidak sistematis, dimana hanya mempertimbangkan pengelolaan biaya dan tidak memperhatikan pengelolaan waktu proyek.
Menentukan faktor pengaruh proses – Kegiatan yang menggali dan menentukan berbagai faktor eksternal dan internal dari lingkungan perusahaan yang berpotensi mempengaruhi semua proses dalam manajemen lingkup. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara pendapat ahli dan rapat. Contoh hasil penentuan daftar faktor lingkungan usaha pada proyek EPC high rise building di Jakarta dengan standar green building adalah :
- Budaya organisasi – Faktor budaya organisasi ini adalah berupa perhatian pada detail pekerjaan yang dalam hal ini adalah elemen WBS.
- Infrastruktur – Ketersediaan infrastruktur yang mendukung dalam perencanaan manajemen lingkup seperti database WBS.
- Kondisi pasar – Kondisi WBS dari konsultan yang sering dalam kondisi yang kurang memadai.
Menginterpretasi project charter dan rencana manajemen proyek – Merupakan kegiatan yang mempelajari dan menginterpretasi project charter dan rencana manajemen proyek untuk memahami kondisi proyek yang akan dikerjakan dan rencana pengelolaannya terkait dengan perencanaan manajemen lingkup yang sesuai dan efektif pada proyek.
Membuat rencana manajemen lingkup – Merupakan kegiatan yang membuat berbagai pedoman melaksanakan proses pengelolaan lingkup seperti proses mendefinisikan lingkup, proses membuat WBS, proses validasi lingkup, dan proses pengendalian lingkup. Dalam membuat rencana manajemen lingkup ini, akan berdasarkan pada rumusan proses yang ada di organisasi, resume faktor pengaruh proses, dan hasil interpretasi project charter. Untuk melihat bagaimana contoh hasil perencanaan pengelolaan lingkup, dapat melihat kembali artikel “Proses Perencanaan Pengelolaan Lingkup yang Efektif“
Membuat rencana manajemen persyaratan – Merupakan kegiatan yang membuat rencana manajemen persyaratan berdasarkan rumusan pedoman proses, daftar faktor pengaruh proses, dan dokumen project charter. Isi rencana manajemen persyaratan adalah seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery