Dalam pengelolaan lingkup, sering terjadi berbagai permasalahan yang membuat hasil pekerjaan proyek tidak sesuai dengan rencana lingkup yang seharusnya yang sesuai dan mendukung tujuan proyek dan organisasi. Beberapa permasalahan yang sering terjadi terkait dengan pengelolaan lingkup di proyek adalah sebagai berikut :
- Lingkup proyek tidak lengkap yang umumnya diketahui saat proyek dalam pelaksanaan, sehingga membuat overtime dan over budget.
- Lingkup proyek yang berlebihan atas tujuan proyek dan tujuan organisasi.
- Lingkup yang ambigu sehingga memiliki kesulitan untuk dilaksanakan.
- Lingkup proyek yang tidak rinci sehingga kurang jelas untuk dibuat berbagai perencanaan proyek lainnya seperti biaya, waktu, risiko, pengadaan, dan lainnya.
- Lingkup proyek yang terlalu rinci sehingga terkesan menjadi micro management yang tidak efisien karena menimbulkan kompleksitas yang tinggi dalam pengelolaan proyek.
- Lingkup yang kurang sistematis.
- Lingkup sulit untuk digunakan dalam perencanaan dan pengendalian waktu karena hanya fokus untuk pengelolaan biaya.
- Lingkup yang terlalu sering mengalami perubahan akibat dari proses perencanaan yang terburu-buru, dan atau tidak dilakukan dengan metode yang benar.
Permasalahan-permasalahan terkait lingkup di atas, sering terjadi dan sering menyebabkan pengelolaan proyek menjadi tidak optimal, bermasalah, hingga sulit untuk dilaksanakan. Lingkup proyek yang bermasalah memiliki dampak yang sangat signifikan terhadap obyektif proyek terutama atas obyektif biaya, mutu, dan waktu. Permasalahan-permasalahan terkait lingkup di atas, disebabkan oleh berbagai faktor risiko. Beberapa faktor risiko penyebab permasalahan terkait dengan pengelolaan lingkup tersebut di atas antara lain adalah :
- Kualitas prosedur manajemen lingkup yang tidak memadai – Dapat berupa ketiadaan prosedur pengelolaan lingkup atau prosedur dengan kualitas yang rendah. Faktor ini membuat proses pengelolaan lingkup di proyek tidak dapat dilakukan dengan baik.
- Lemahnya kompetensi pengelolaan lingkup – Terutama kompetensi atas teknis produk dan metode pekerjaan yang akan dikerjakan, alat dan teknik dalam mendefinisikan lingkup dan membuat WBS, dan teknik komunikasi dengan key stakeholder.
- Lemahnya pengelolaan komunikasi proyek – Komunikasi yang baik sangat penting dalam mendefinisikan lingkup. Namun dalam mendefisinikan lingkup sering terjadi miskomunikasi antar stakeholder dan antara stakeholder dengan tim proyek. Ilustrasi dampak fatal terkait komunikasi dapat dilihat pada Gambar 7.2. Lemahnya komunikasi atas adanya perubahan merupakan faktor yang sering terjadi dan dengan dampak yang signifikan terhadap obyektif proyek.
- Tingkat dan pengelolaan kompleksitas proyek – Tingkat kompleksitas proyek yang tinggi dan atau kurang dikelola baik karena unsur underestimate kompleksitas lingkup, sering menjadi penyebab terjadinya risiko-risiko yang berdampak pada terjadinya scope creep.
- Perencanaan lingkup yang tidak komprehensif – Banyak kasus yang terjadi sebagai sumber masalah dalam pengelolaan lingkup proyek adalah perencanaan lingkup yang tidak komprehensif dimana acuan lingkup yang direncanakan tidak dengan detil yang memadai, tidak lengkap, dan tidak distrukturkan secara sistematis.
- Gold Plating – Gold Plating merupakan istilah dimana pada rencana lingkup yang telah ada berusaha ditambahkan fitur tertentu atau dinaikkan tingkat kualitas hasil tertentu pada beberapa bagian dari lingkup yang di luar dari lingkup awal yang kurang berdampak positif pada tujuan proyek. Gold plating pada akhirnya hanya sering menambah waktu dan biaya proyek tanpa manfaat yang signifikan pada tujuan proyek
- Tingkat perubahan yang tinggi – Perubahan yang terlalu sering terjadi akan meningkatkan kompleksitas proyek terutama kompleksitas perencanaan dan pengendalian lingkup. Hal ini akan meningkatkan potensi terjadinya scope creep.
- Lemahnya pengendalian perubahan – Pengendalian perubahan yang lemah, akan membuat adanya penyimpangan lingkup menjadi tidak terkendali sejak awal. Perubahan yang tinggi dengan pengendalian yang lemah, akan membuat masalah serius pada proyek.
- Budaya organisasi yang kurang menguntungkan – Dalam hal ini budaya organisasi yang cenderung kurang memperhatikan tingkat detail membuat pengelolaan lingkup menjadi kurang baik. Hal ini karena mengelola lingkup akan menghadapi berbagai aktivitas yang memperhatikan tingkat detail yang cukup tinggi.
- Tingkat maturitas manajemen lingkup yang rendah – Berbagai institusi yang biasa dalam membuat RAB seperti quantity surveyor, konsultan perencana, dan pemilik proyek cenderung tidak membuat RAB dengan struktur WBS yang benar dimana harus memperhatikan tingkat pengelolaan biaya dan waktu yang memadai.
- Administrasi kontrak yang lemah – Lingkup proyek yang harus dikerjakan sering terikat oleh kontrak dengan pihak lain. Pemahaman dan pengelolaan administrasi kontrak yang lemah, berpotensi menghasilkan lingkup proyek yang tidak sesuai dengan tuntutan kontrak tersebut.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery