Untuk mengatasi berbagai risiko di atas, maka direkomendasikan beberapa strategi yang berdasarkan berbagai referensi, lesson learned atas pengalaman, dan memperhatikan faktor kritis atas pengelolaan lingkup, yaitu :
1. Mengembangkan proses standar prosedur manajemen lingkup proyek – Prosedur pengelolaan atau manajemen lingkup di proyek dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :
- Mengembangkan prosedur manajemen lingkup berdasarkan standar seperti PMBOK 5th Edition yang disesuaikan dengan kondisi lingkungan dan jenis proyek yang ada.
- Menyiapkan petunjuk yang mudah untuk melaksanakan proses ini.
- Membuat contoh perencanaan pengelolaan lingkup yang dianggap memadai oleh organisasi.
2. Pembuatan database standar lingkup – Dengan adanya database atas berbagai standar lingkup pekerjaan terutama yang sering dikerjakan, akan sangat membantu dalam mengelola lingkup pekerjaan proyek. Database akan menjadi acuan penting atas lingkup. Database harus dikembangkan oleh organisasi berdasarkan pengalaman dan lesson learned pada pelaksanaan proyek yang telah dilakukan oleh organisasi.
3. Peningkatan kompetensi yang diperlukan dalam pengelolaan lingkup – Dapat dilakukan dengan cara training dan workshop untuk berbagai kompetensi terkait seperti manajemen lingkup secara umum, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen administrasi kontrak, kompetensi teknis proyek atau produk yang akan dikerjakan, bekerja secara detail, kompetensi dan keahlian komunikasi.
4. Project charter yang realistis dan jelas – Project charter adalah sumber utama dalam mendefinisikan lingkup. Kualitas project charter menjadi kritis dalam definisi lingkup yang baik. Oleh karena itu, project charter harus dibuat dengan realistis dan jelas dalam mendeskripsikan ekspektasi project sponsor.
5. Melakukan analisis persyaratan yang memadai – Persyaratan proyek adalah faktor kritis kedua setelah project charter. Di sini diperlukan analisis yang memadai terhadap persyaratan yang telah dikumpulkan. Persyaratan yang tidak dianalisis, akan menghasilkan dokumentasi persyaratan yang tidak lengkap, ambigu, overlap atau redundan, boros atau berlebihan, kurang sesuai dengan tujuan proyek, dan sebagainya.
6. Melibatkan end user sejak awal dan saat pengembangan – Keterlibatan end user sejak awal dan saat pengembangan lingkup, akan sangat membantu dalam mendapatkan lingkup proyek yang handal. Perubahan lingkup akan dapat ditekan secara maksimal.
7. Perencanaan lingkup dengan sudut pandang klien – Dalam perencanaan lingkup, hasil perencanaan akan terlihat lebih baik dan lebih dapat diterima apabila perencana lingkup menggunakan sudut pandang klien. Strategi ini dapat menjadi alternatif apabila sulit melibatkan end user pada saat definisi lingkup dan pengembangannya.
8. Visualisasi rencana lingkup – Dengan memvisualisasi rencana lingkup, maka gambaran akan produk dan proyek akan menjadi sangat jelas dan efektif menghindari miskomunikasi dan perbedaan persepsi atas lingkup. Visualisasi rencana lingkup pada berbagai jenis proyek seperti konstruksi dapat dilakukan dengan cara membuat gambaran tiga dimensi atas proyek, membuat model, miniatur, dan contoh produk secara nyata dengan skala penuh (skala 1:1) seperti mock-up. Adapun contoh visualisasi rencana lingkup dapat dilihat pada Gambar 7.3.
9. Frekuensi pengendalian lingkup yang memadai – Mengendalikan lingkup harus dengan frekuensi yang memadai untuk menghindari terjadinya krisis atas scope creep yang sering terjadi karena jarangnya frekuensi pengendalian atau bahkan tanpa pengendalian lingkup.
10. Fokus menghindari perubahan lingkup yang terlalu sering dan scope creep – Lingkup adalah sumber utama hampir semua perencanaan proyek. Lingkup yang terlalu sering berubah atau bertambah sedikit demi sedikit tanpa ada adjustment pada biaya dan waktu, akan mengacaukan perencanaan proyek. Sehingga berdampak pada pelaksanaan proyek yang tidak terkendali. Oleh karena itu, penting untuk fokus menghindari tingginya perubahan lingkup dan scope creep.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery