Tujuan utama manajemen lingkup proyek adalah agar proyek memasukkan semua lingkup pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek dan hanya lingkup yang diperlukan tersebut yang dilaksanakan oleh proyek dalam pemenuhan tujuan proyek. Fokus manajemen lingkup adalah pada pendefinisian lingkup pekerjaan proyek termasuk yang bukan termasuk lingkup pekerjaan, dan deteksi seawal mungkin adanya potensi penyimpangan lingkup untuk dapat ditentukan langkah-langkah preventif yang efektif melalui analisis akar masalah yang memadai.
Terdapat beberapa faktor-faktor kritis yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan lingkup proyek agar berhasil. Berdasarkan berbagai referensi, faktor-faktor kritis pengelolaan lingkup dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Tingkat pemahaman bisnis – Faktor ini merupakan tingkat pemahaman atas bisnis terutama yang terkait dengan kelayakan proyek secara finansial. Faktor ini akan menyelaraskan dan mengoptimalkan lingkup dengan tujuan bisnis atau organisasi.
2. Kejelasan tujuan proyek – Faktor kejelasan tujuan proyek juga akan menyelaraskan dan mengoptimalkan lingkup yang sesuai dengan tujuan proyek. Faktor ini mirip dengan faktor tingkat pemahaman bisnis, namun lebih terperinci di tingkat proyek.
3. Komitment dan konsistensi stakeholder kunci – Komitmen dan konsistensi stakeholder kunci menjadi faktor penting dalam menjaga lingkup yang sesuai dengan tujuan proyek dan juga tujuan bisnis atau organisasi.
4. Tingkat ketepatan WBS – WBS merupakan acuan lingkup bagi proyek. Tingkat ketepatan WBS akan sangat menentukan kualitas pada seluruh perencanaan proyek lainnya yang pada akhirnya menentukan keberhasilan proyek dalam mencapai tujuannya. Faktor ini termasuk infrastruktur dan kompetensi SDM dalam membuat WBS.
5. Kualitas pengendalian perubahan lingkup – Adanya perubahan lingkup harus dikendalikan secara terpadu karena memiliki keterkaitan yang sangat luas dengan elemen project management lainnya. Di samping itu, perubahan lingkup berpotensi menghasilkan proyek yang menyimpang dari tujuan proyek dan tujuan bisnis atau organisasi. Pengendalian perubahan lingkup agar proyek tetap sejalan dengan tujuannya dan tujuan organisasi menjadi sangat penting.
6. Tingkat realistis dan akurasi asumsi-asumsi proyek – Faktor ini juga menentukan dalam menjaga lingkup dari perubahan yang signifikan. Asumsi-asumsi proyek yang tidak realistis atau tidak akurat akan menghasilkan perubahan lingkup yang berisiko dalam penyelesaian proyek yang sesuai obyektif.
7. Perubahan atau kompleksitas proyek, sumberdaya, tingkat kesulitan teknis, dan pendanaan – Faktor-faktor ini berperan penting dalam menjaga lingkup dari perubahan yang signifikan. Sehingga harus dipastikan bahwa perencanaan proyek yang baik yang terkait dengan faktor-faktor ini
8. Stabilitas politik internal organisasi – Perubahan kebijakan akibat perubahan situasi politik di internal organisasi akan mengubah tujuan organisasi. Hal ini seringkali berdampak pada perubahan tujuan proyek dan akhirnya pada rencana lingkup proyek. Perubahan politik internal organisasi bahkan sering berdampak pada terhentinya proyek karena dianggap tidak sesuai dengan kebijakan politik yang baru.
9. Stabilitas politik eksternal pada organisasi – Perubahan situasi politik secara eksternal organisasi akan berpotensi mengubah strategi organisasi. Perubahan strategi organisasi akan mengubah tujuan dan bahkan rincian lingkup proyek. Perubahan ini akan menyebabkan perubahan besar pada lingkup proyek.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery