Elemen lingkup proyek bersifat fundamental bagi elemen proyek lainnya. Hampir semua area pengetahuan manajemen proyek menggunakan lingkup sebagai dasar dalam berbagai perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian. Pengelolaan lingkup proyek yang baik merupakan salah satu faktor kunci utama keberhasilan proyek.

Mengelola lingkup proyek pada dasarnya adalah mendefinisikan apa saja yang harus dikerjakan oleh proyek secara komprehensif sehingga dapat menjadi dasar yang memadai untuk proses-proses manajemen proyek lainnya. Di samping itu, mengelola lingkup juga adalah memastikan apa saja yang bukan dan tidak perlu untuk dilakukan terkait pencapaian obyektif proyek. Hal ini juga untuk menghindari dampak risiko pengelolaan lingkup yang paling berbahaya untuk obyektif proyek yaitu scope creep yang berupa penambahan lingkup tanpa terkendali tanpa penyesuaian waktu dan biaya. Scope creep berpotensi menyebabkan kegagalan proyek.

Ilustrasi Scope Creep

Tujuan utama manajemen lingkup proyek adalah agar proyek memasukkan semua lingkup pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek dan hanya lingkup yang diperlukan tersebut yang dilaksanakan oleh proyek dalam pemenuhan tujuan proyek. Fokus manajemen lingkup adalah pada pendefinisian lingkup pekerjaan proyek termasuk yang bukan termasuk lingkup pekerjaan, dan deteksi seawal mungkin adanya potensi penyimpangan lingkup untuk dapat ditentukan langkah-langkah preventif yang efektif melalui analisis akar masalah yang memadai.

Manajemen lingkup proyek berdasarkan standar PMBOK 5th Edition terdiri atas enam proses. Rincian, alur proses, dan hubungan ke-enam proses tersebut dijelaskan pada Tabel di bawah ini :

Berdasarkan Tabel di atas, terdapat enam proses dalam manajemen lingkup. Adapun prinsip masing-masing proses adalah sebagai berikut :

1. Merencanakan manajemen lingkup – Merupakan proses perencanaan lingkup yang merencanakan bagaimana pengelolaan lingkup di proyek melalui proses-proses perencanaan, validasi lingkup, dan pengendalian lingkup.

2. Mengumpulkan persyaratan – Merupakan proses perencanaan lingkup yang mengumpulkan berbagai persyaratan atas proyek dari berbagai stakeholder kunci yang terkait. Persyaratan ini harus sejalan dengan tujuan proyek dan tujuan organisasi.

3. Mendefinisikan lingkup – Merupakan proses perencanaan lingkup yang mendefinisikan lingkup berdasarkan hasil analisa dan resume persyaratan yang telah dikumpulkan. Lingkup didefinisikan dalam bentuk pernyataan lingkup proyek yang terdiri atas deskripsi produk atau proyek, tujuan proyek, kriteria penerimaan, rencana hasil pekerjaan utama, informasi pekerjaan yang bukan termasuk dalam lingkup pekerjaan, target biaya, target waktu atau milestone, target kualitas, kendala-kendala proyek, dan asumsi-asumsi proyek.

4. Membuat WBS – Merupakan proses perencanaan lingkup yang merinci lingkup hingga menjadi elemen WBS dalam tingkat detail tertentu yang dianggap optimal atas kehandalan dan kemudahan pengelolaan. Lingkup dirinci dengan mengacu pada pernyataan lingkup proyek dengan dua pendekatan utama, yaitu pendekatan produk dan pendekatan proses.

5. Validasi lingkup – Merupakan proses pelaksanaan dan pengendalian lingkup yang memvalidasi lingkup pekerjaan yang telah diselesaikan dan sesuai dengan target kualitas atau kriteria penerimaan. Proses ini juga dapat merekomendasikan permintaan perubahan apabila terdapat hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan persyaratan.

6. Pengendalian lingkup – Merupakan proses pelaksanaan dan pengendalian lingkup yang  berupaya menjaga lingkup dari perubahan yang tinggi yang membahayakan tujuan proyek dan tujuan organisasi. Proses ini juga memastikan pekerjaan yang bukan termasuk ke dalam lingkup pekerjaan.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code