Menurut PMBOK 5th Edition, proses perencanaan pengelolaan stakeholder adalah proses yang mengembangkan strategi manajerial yang paling sesuai dalam melibatkan stakeholder sepanjang siklus hidup proyek secara efektif yang berdasarkan hasil analisa atas kebutuhan, kepentingan, dan dampak potensial mereka atas kesuksesan proyek. Proses ini akan memberi manfaat utama berupa memberikan arah atau strategi yang jelas kepada project manager untuk berinteraksi secara efektif dan efisien kepada para stakeholder dalam rangka mencapai tujuan dan kesuksesan proyek.
Proses merencanakan manajemen stakeholder tersebut direkomendasikan untuk dirinci menjadi beberapa kegiatan untuk memudahkan dalam pelaksanaan proses ini. Adapun rekomendasi rincian kegiatan tersebut ditunjukkan pada Tabel di bawah ini :
Rekomendasi kegiatan proses perencanaan pengeloalan stakeholder ini telah diimplementasikan dalam pelaksanaan proyek dan telah memberi hasil yang positif. Adapun penjelasan kegiatan-kegiatan yang merupakan rincian proses merencanakan manajemen stakeholder adalah sebagai berikut :
1. Melakukan analisis gap posisi stakeholder – Merupakan kegiatan yang menilai dan memetakan posisi seluruh stakeholder saat ini yang membandingkannya dengan posisi yang seharusnya. Kegiatan ini akan efektif jika fokus pada perbedaan atau gap yang terjadi pada key stakeholder.
2. Menentukan strategi – Setelah perbedaan posisi stakeholder teridentifikasi, project manager harus mendiskusikan dan menentukan strategi yang efektif dalam mengubah posisi stakeholder yang berbeda tersebut. Terdapat empat formulasi strategi pengelolaan stakeholder yang dapat dipertimbangkan (Lim, Ahn & Lee, 2005), yaitu :
- Reactive – Strategi dengan sikap mengabaikan tanggung jawab. Tindakan pada stakeholder dapat berupa mengerjakan lebih sedikit dari yang diminta dan tidak mendukung atau melibatkan karyawan dan top manager.
- Defensive – Strategi dengan sikap menerima tanggung jawab namun berusaha menolaknya. Tindakan pada stakeholder dapat berupa mengerjakan sesedikit mungkin yang diminta dan keterlibatan yang sedikit atas karyawan dan top manager.
- Accomodative – Strategi dengan sikap yang menerima tanggung jawab. Tindakan pada stakeholder dapat berupa mengerjakan semua persyaratan yang diminta, dan beberapa keterlibatan atas karyawan dan top manager.
- Proactive – Strategi dengan sikap mengantisipasi tanggung jawab. Tindakan pada stakeholder dapat berupa melakukan lebih dari yang disyaratkan atau diminta, dan banyak melibatkan karyawan dan top manager.
3. Menentukan rencana mitigasi – Selanjutnya adalah membuat rencana mitigasi atas risiko yang mungkin dapat ditimbulkan oleh stakeholder.
4. Menganalisis kebutuhan komunikasi stakeholder – Merupakan kegiatan yang mengidentifikasi kebutuhan informasi semua stakeholder dan metode komunikasi yang sesuai dengan strategi mengatasi perbedaan posisi semua stakeholder. Kegiatan ini juga termasuk menentukan petugas yang tepat dan waktu atau frekuensi komunikasi yang memadai.
5. Membuat rencana manajemen stakeholder – Merupakan langkah yang terakhir dimana semua hasil kegiatan dirangkum dan diolah menjadi rencana manajemen stakeholder.
Adapun sebagai contoh atas rencana manajemen stakeholder, berikut ini diberikan suatu resume rencana manajemen stakeholder proyek pada Tabel di bawah ini :
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery