Proses perencanaan pengelolaan stakeholder (Stakeholder Management Plan) merupakan proses lanjutan dari proses identifikasi stakeholder. Dasar-dasar atas proses ini dapat dibaca pada artikel “Dasar-dasar Perencanaan Pengelolaan Stakeholder“. Proses ini bermanfaat untuk memberikan arah atau strategi yang jelas kepada project manager untuk berinteraksi secara efektif dan efisien kepada para stakeholder dalam rangka mencapai tujuan dan kesuksesan proyek.
Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :
Rincian rencana manajemen proyek yang dapat mempengaruhi rencana manajemen stakeholder menurut PMBOK 5th Edition adalah sebagai berikut :
- Proses-proses yang dilaksanakan pada tiap fase proyek.
- Metode pelaksanaan proyek.
- Strategi bagaimana memenuhi persyaratan SDM dan bagaimana membuat peran dan tanggung jawab, hubungan pelaporan, dan pengelolaan staf proyek akan dilakukan dan distrukturkan.
- Rencana pengelolaan perubahan yang akan mendokumentasikan bagaimana memantau dan mengendalikan perubahan-perubahan di proyek.
- Kebutuhan dan teknik dalam berkomunikasi pada para stakeholder.
Dalam melakukan proses ini terdapat beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan yang merupakan standar PMBOK 5th Edition. Rincian dan penjelasan diberikan pada Tabel di bawah ini :
Alat dan teknik pendapat ahli dan rapat dalam manajemen stakeholder secara umum telah dijelaskan sebelumnya. Untuk teknik-teknik analitis, PMBOK 5th Edition memberikan contoh analisis perbedaan (gap analysis) atas tingkat keterlibatan Stakeholder saat ini secara aktual terhadap yang seharusnya dalam rangka mencapai tujuan proyek yang ditunjukkan pada Tabel 6.12. Dengan teridentifikasinya gap, maka akan dapat dilakukan rencana atau strategi khusus untuk mengatasi gap tersebut.
Pada tabel di atas, terlihat stakeholder #1 saat ini dalam kondisi yang netral. Namun berdasarkan analisis dalam rangka mencapai kesuksesan proyek, stakeholder #1 harus dalam posisi yang mendukung. Strategi mengubah posisi stakeholder tersebut harus direncanakan oleh project manager dan tim proyek termasuk stakeholder lainnya. Kumpulan strategi yang mengubah posisi semua stakeholder saat ini untuk menjadi yang seharusnya dirangkum menjadi bagian utama dari rencana manajemen stakeholder proyek.
Hasil proses ini yang penting adalah rencana manajemen stakeholder yang merupakan bagian dari rencana manajemen proyek yang sangat penting bagi project manager dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan para stakeholder. Beberapa informasi penting dalam rencana manajemen stakeholder, yaitu :
- Perbedaan tingkat keterlibatan stakeholder kunci antara aktual saat ini dan yang seharusnya.
- Lingkup dan dampak perubahan pada stakeholder.
- Identifikasi keterkaitan dan potensi overlap antar stakeholder.
- Strategi mengelola, berinteraksi atau berkomunikasi dengan stakeholder.
- Rencana mitigasi atas risiko yang dapat ditimbulkan oleh stakeholder.
- Kebutuhan komunikasi stakeholder.
- Data informasi yang harus didistribusikan pada stakeholder termasuk alasan pendistribusian.
- Jangka waktu dan frekuensi distribusi informasi kepada para stakeholder.
- Metode pembaruan rencana manajemen stakeholder.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery