Dasar-dasar Mengelola Keterlibatan Stakeholder

Menurut PMBOK 5^th Edition, proses ini adalah proses bekerja sama dan berkomunikasi dengan para stakeholder untuk memenuhi kebutuhan dan ekspektasi mereka, mengatasi isu yang terjadi dan menjalankan strategi melibatkan stakeholder secara sesuai sepanjang siklus hidup proyek. Manfaat utama proses ini adalah meningkatkan dukungan dan meminimalisasi hambatan dari stakeholder serta meningkatkan kesempatan mencapai kesuksesan proyek.

Adapun rincian dan alur proses mengelola keterlibatan stakeholder dapat dilihat pada Tabel di bawah ini :

Proses ini dilakukan berdasarkan rencana manajemen stakeholder, rencana manajemen komunikasi dan acuan proses yang ada dalam aset-aset proses organisasi. Data dan informasi yang akan diproses berasal dari catatan harian perubahan (change log). Menurut PMBOK 5^th Edition, beberapa aktivitas yang termasuk dalam proses ini antara lain :

• Melibatkan stakeholder pada tahap proyek yang sesuai untuk memastikan kelanjutan komitmen mereka atas kesuksesan proyek.
• Mengelola ekspektasi stakeholder melalui negosiasi dan komunikasi untuk memastikan tujuan proyek dapat tercapai.
• Menyampaikan hal potensial yang belum menjadi isu dan mengantisipasi masalah yang dapat muncul di kemudian hari yang harus didiskusikan segera untuk menilai risiko atas masalah tersebut dan rencana mitigasinya.
• Mengklarifikasi dan menyelesaikan isu yang telah teridentifikasi.

Proses ini direkomendasikan menjadi rangkaian kegiatan-kegiatan untuk memudahkan pemahaman dan implementasi proses. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :

1. Melaksanakan strategi melibatkan stakeholder.
2. Melakukan komunikasi dan negosiasi.
3. Mengidentifikasi dan analisis issue
4. Menentukan rekomendasi pengembangan strategi

Proses mengelola keterlibatan stakeholder akan menghasilkan beberapa keluaran. Beberapa diantaranya adalah :

1. Issue log.
2. Permintaan perubahan.
3. Pembaruan rencana manajemen proyek, dan
4. Pembaruan dokumen-dokumen proyek.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

_{Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery}