Proses penentuan anggaran proyek merupakan proses menghitung kebutuhan biaya total proyek dengan menjumlahkan semua biaya aktivitas atau paket pekerjaan yang akan menjadi acuan biaya pelaksanaan proyek. Proses ini disebut juga dengan proses pembuatan Rencana Anggaran Biaya (RAB). Proses ini juga membagi biaya berdasarkan waktu pelaksanaan dalam bentuk cashflow dalam satuan waktu durasi proyek yang menghasilkan kebutuhan pendanaan proyek.
Proses ini merupakan proses lanjutan dari proses estimasi biaya proyek yang melakukan estimasi biaya pada level aktivitas proyek. Penentuan anggaran proyek hanya dapat dilakukan apabila seluruh aktivitas proyek telah dilakukan proses estimasi biayanya. Adapun rincian dan alur proses penentuan anggaran yang berdasarkan pada PMBOK 5th Edition dapat dilihat pada Tabel di bawah ini
Proses penentuan anggaran proyek dilakukan berdasarkan metodologi rencana manajemen biaya proyek dan acuan lingkup dengan menggunakan acuan kebijakan, prosedur, petunjuk, dan template yang ada dalam aset-aset proses organisasi. Data dan informasi yang akan diproses berupa kalender sumber daya, penjanjian-perjanjian kontraktual, estimasi biaya aktivitas dan dasar estimasi.
Terdapat beberapa alat dan teknik dalam melakukan proses penentuan anggaran proyek yaitu penjumlahan biaya, pendapat ahli, analisis cadangan, hubungan historis, dan rekonsiliasi batas pendanaan. Keseluruhan alat dan teknik tersebut hampir selalu digunakan pada suatu proyek. Sehingga perlu untuk diketahui dan dikuasai oleh tim proyek, terutama manajer proyek dan bagian anggaran biaya proyek.
Proses penentuan anggaran biaya proyek direkomendasikan untuk diuraikan menjadi rangkaian kegiatan-kegiatan untuk memudahkan pemahaman dan implementasi proses ini. Penjelasan rinci tiap kegiatan dibahas secara khusus pada bagian lain pada subbab ini. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
- Menjumlahkan seluruh biaya aktivitas.
- Menjumlahkan seluruh biaya SDM dan overhead.
- Menghitung real cost.
- Menghitung beban pajak secara keseluruhan proyek.
- Membuat acuan biaya.
- Menentukan cadangan manajemen.
- Menentukan kebutuhan pendanaan.
Hasil dari proses ini adalah kebutuhan pendanaan proyek, acuan biaya dan pembaruan dokumen-dokumen proyek. Penjelasan kegunaan hasil-hasil proses ini adalah sebagai berikut :
- Kebutuhan pendanaan proyek yang berisi proyeksi pengeluaran dan antisipasi kewajiban akan digunakan pada proses pengendalian biaya.
- Acuan biaya akan menjadi bagian dari proses membuat rencana manajemen proyek.
- Hasil lain berupa pembaruan berbagai dokumen proyek untuk dikomunikasikan.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery