Terdapat beberapa masukan dalam melakukan proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition. Komponen beserta definisi atau rincian atau penjelasan singkat terkait diberikan pada Tabel di bawah ini :
Menurut PMBOK 5th Edition, proses ini dilakukan dengan teknik variance analysis atau teknik yang menganalisis perbedaan. Untuk menentukan sebab dan tingkat perbedaan atas perubahan dan acuannya. Termasuk pengukuran kinerja proyek untuk menilai tingkat variasi dari acuannya. Direkomendasikan dilakukan dalam frekuensi yang memadai dan konsisten. Proposal tindakan baik preventif maupun korektif direkomendasikan berdasarkan analisis akar masalah untuk strategi tindakan yang efektif.
Analisis akar masalah (root cause analysis) dapat menjadi alat yang efektif dalam mendapatkan penyebab utama perubahan untuk ditentukan strategi yang tepat dalam bentuk tindakan preventif maupun korektif. Pada berbagai kasus, tindakan preventif akan lebih baik menyelesaikan masalah, namun harus dilakukan seawal mungkin. Sehingga proses ini harus dilakukan lebih ketat di awal pelaksanaan proyek dimana pengendalian dapat melingkupi proses disain dan perencanaan produk, jasa, atau hasil proyek.
Proses ini berdasarkan standar PMBOK 5th Edition akan menghasilkan beberapa keluaran seperti yang disampaikan pada Tabel berikut ini :
Permintaan perubahaan terutama adalah perubahan-perubahan untuk pemenuhan persyaratan proyek. Perubahan harus terdeteksi seawal mungkin. Tindakan direkomendasikan melalui proses analisis akar permasalahan (Root Cause Analysis atau RCA) untuk mendapatkan rencana tindakan yang efektif.
Ada tiga jenis perubahan lingkup, yaitu perubahan akibat kegagalan pelaksanaan, perubahan aktual dimana pekerjaan telah dilakukan tanpa persetujuan, dan perubahan untuk menaikkan nilai tambah. Pada dasarnya permintaan perubahan tidak selalu berdampak negatif. Value engineering, dapat memberikan nilai tambah bagi proyek melalui perubahan design.
Perubahan selalu terjadi pada proyek. Proses pengendalian lingkup harus sedemikian rupa tidak terjadi scope creep, dan semua perubahan harus dianalisa, diproses, dan disetujui agar pekerjaan proyek dapat memenuhi tujuan proyek tanpa mengubah biaya, mutu, waktu secara signifikan. Adanya permintaan perubahan harus melalui prosedur resmi yang disetujui dengan cara yang sama dengan persetujuan acuan lingkup awal.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery