Diperlukan beberapa aktifitas yang umumnya berupa proyek untuk menjalankan strategi organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pengelolaan beberapa aktifitas atau proyek tidak akan efektif dan efisien jika dilakukan secara individual. Agar efektif dan efisien, maka pengelolaan proyek-proyek tersebut dikelompokkan ke dalam suatu program yang terdiri atas beberapa proyek yang memiliki tujuan tertentu yang berkaitan. Strategi organisasi umumnya memiliki beberapa program dalam portofolio rencana strategis secara keseluruhan.

Definisi Proyek, Program, dan Portofolio

Untuk memahami hubungan antara proyek, program dan portofolio, berikut disampaikan definisi ketiganya secara ringkas sebagai berikut :

  • Proyek – Proyek merupakan usaha atau kerja yang bersifat sementara dan tidak rutin dimana macam kegiatan dan intensitas yang berubah sepanjang siklus hidupnya yang dilakukan untuk membuat produk (deliverables), jasa, pengembangan produk, atau lainnya yang dibatasi oleh biaya, mutu, dan waktu.
  • Program – Program terdiri atas proyek, subprogram, dan aktifitas program terkait yang dikelola dalam suatu cara yang telah dikoordinasi untuk memberikan manfaat atau untuk tujuan tertentu. Suatu proyek dapat merupakan bagian atau tidak atas suatu program tapi suatu program akan selalu memiliki proyek.
  • Portofolio – Portofolio terdiri atas proyek, program, subportofolio, dan dikelola sebagai suatu kelompok untuk mencapai sasaran strategis. Suatu portofolio dapat terdiri atas beberapa program.

Hubungan Proyek, Program, dan Portfolio Serta Pengelolaannya

Proyek, program, dan portofolio memiliki hubungan yang bersifat saling mempengaruhi. Hubungan antara proyek, program, dan portofolio beserta komponen hubungannya, dijelaskan pada Gambar di bawah ini :

Hubungan Proyek, Program, dan Portfolio (PMBOK 5th)

Pada Gambar di atas diperlihatkan bahwa bagian yang lebih tinggi yaitu portofolio atas subportofolio, program, dan proyek, memiliki beberapa peran, yaitu :

  • Menentukan strategi dan prioritas pelaksanaan subportofolio, program, dan proyek yang terkait dengan tujuan organisasi dan ketersediaan sumberdaya.
  • Melaksanakan elaborasi yang progresif.
  • Menetapkan tata kelola dalam pengelolaan dan pelaksanaan portofolio, program, dan proyek.
  • Melakukan disposisi atas permintaan perubahan yang terjadi dalam masa pelaksanaan.
  • Menerima dampak atas perubahan yang terjadi pada portofolio, program, dan proyek yang lain.

Sedangkan bagi bagian yang dikoordinasi akan melaporkan kinerja program atau proyek dan memberikan permintaan perubahan dengan dampak pada portofolio, program, atau proyek lainnya. Untuk menjembatani strategi organisasi dan realisasi bisnis yang sukses, diperlukan aplikasi manajemen portofolio, manajemen program, dan manajemen proyek. Berikut penjelasannya (PMBOK 5th Edition).

  1. Manajemen proyek – Merupakan aplikasi pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik pada aktifitas proyek untuk mencapai persyaratan proyek yang dikerjakan dengan aplikasi yang sesuai dan terintegrasi atas 47 proses manajemen proyek yang logis yang dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu: Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling, dan Closing.
  • Manajemen program – Manajemen program merupakan aplikasi pengetahuan, keahlian, alat dan teknik pada suatu program untuk memenuhi persyaratan program dan memberikan manfaat dan pengendalian yang tidak didapat jika dikelola secara individu. Manajemen program fokus pada ketergantungan antar proyek, membantu optimasi penggunaan sumber daya, menyelaraskan arah strategis yang berdampak pada tujuan dan sasaran proyek dan program, menyelesaian isu dan manajemen perubahan.
  • Manajemen portofolio – Manajemen portofolio adalah manajemen secara terpusat atas satu atau lebih portofolio untuk mencapai sasaran strategis organisasi. Manajemen portofolio fokus untuk memastikan proyek dan program di-review untuk memprioritaskan alokasi sumber daya, yang sejalan dengan strategi organisasi.

Pengelolaan proyek, program, portofolio memiliki peran dan fungsinya masing-masing yang berbeda-beda terutama dari sisi ukuran lingkup, namun saling terkait dan saling ketergantungan. Pengelolaan yang efektif akan mendorong optimasi nilai bisnis. Sehingga dibutuhkan lembaga khusus dalam organisasi perusahaan yang melakukan pengelolaan atas portofolio program dan proyek tersebut. Lembaga ini disebut sebagai Project Management Office (PMO). Tabel berikut menjelaskan kesimpulan perbedaan antara ketiganya.

Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management

Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery

10 thoughts on “Hubungan Proyek, Program, dan Portofolio”

Leave a Reply to Tugas Manajemen Proyek Sistem Informasi – Tugas 1 – achtrihamsyah Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code