Tingginya Kegagalan Proyek dan Faktornya
Dalam pelaksanaannya, proyek-proyek yang dikerjakan untuk mencapai tujuan organisasi atau bisnis sering mengalami kegagalan (project failures). Telah banyak survey dilakukan untuk mengetahui tingkat kegagalan dan penyebabnya. Salah satu survey dilakukan oleh Standish Group International pada 2009 pada 2500 peserta training manajemen proyek seperti yang terlihat pada Gambar di bawah, menunjukkan bahwa terdapat lebih dari 50% proyek mengalami kegagalan dimana sebagian besar kegagalan disebabkan oleh empat faktor utama, yaitu :
- Organisasi dan praktik manajemen proyek yang tidak baik.
- Tujuan proyek tidak terdefinisi dengan baik.
- Perencanaan proyek yang tidak efektif.
- Kurangnya SDM proyek.
Terdapat banyak survey lain oleh berbagai lembaga penelitian yang menyimpulkan hasil yang hampir sama. Kegagalan proyek atas berbagai sebab utama di atas, berdampak pada tidak tercapainya tujuan organisasi atau bisnis. Kondisi ini menghasilkan pertimbangan perlunya suatu unit atau departemen dalam organisasi yang khusus mengatasi penyebab atas kegagalan-kegagalan proyek tersebut agar proyek dapat sejalan dengan tujuan organisasi atau bisnis. Unit departemen ini dalam konteks manajemen stratejik dan manajemen proyek disebut Project Management Office (PMO).
Definisi PMO dan Perannya
PMO pada dasarnya adalah struktur manajemen yang dapat berupa suatu departemen atau divisi yang menstandarkan proses tata kelola dan proses-proses manajemen proyek serta memfasilitasi penggunaan bersama sumber daya, metodologi, alat, dan teknik. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan manfaat yang optimal atas penggunaan sumber daya untuk mencapai sasaran organisasi.
Organisasi PMO adalah organisasi stratejik yang bersifat ad-hoc yang dibentuk sesuai kebutuhan organisasi terkait implementasi rencana stratejik organisasi. Organisasi ini sedemikian penting hingga secara best practice ditempatkan langsung di bawah Board of Directors (BoD) atau berada pada divisi khusus yang menangani urusan stratejik. PMO dapat dibubarkan apabila serangkaian program dan proyek telah diselesaikan dengan baik.
PMO menjadi sangat dibutuhkan apabila terdapat cukup banyak proyek yang dilaksanakan. Adapun peran dan tanggung jawab PMO dapat disimpulkan sebagai berikut (PMBOK 5th Edition) :
- Menyediakan dukungan manajemen proyek hingga bertanggung jawab pada pengelolaan langsung satu atau beberapa proyek atau program.
- Mengintegrasikan data dan informasi dari proyek strategis perusahaan dan mengevaluasi seberapa pencapaian sasaran strategis.
- Memiliki otoritas untuk bertindak sebagai stakeholder terpadu dan pengambil keputusan kunci sepanjang perjalanan masing-masing proyek, untuk membuat rekomendasi, atau menghentikan proyek atau mengambil tindakan lain yang diperlukan agar tetap pada sasaran bisnis.
- Terlibat dalam pemilihan, pengelolaan, prioritas, dan penyebaran sumberdaya proyek.
- Mendukung project manager seperti mengelola sumberdaya bersama atas semua proyek yang diatur oleh PMO, identifikasi dan pengembangan metode, best practice, dan standar manajemen proyek, melakukan coaching, mentoring, dan training.
- Monitoring pemenuhan atas standar, kebijakan, prosedur, dan template manajemen proyek dengan cara audit proyek.
- Pengembangan dan mengelola kebijakan, prosedur, templates, dan dokumentasi bersama lainnya sebagai aset proses organisasi.
- Koordinasi komunikasi lintas proyek.
Menurut PMBOK 5th Edtion, terdapat beberapa tipe struktur PMO dalam organisasi yang berbeda tingkat pengendalian dan pengaruh, yaitu :
- Mendukung (Supportive). PMO pendukung memberikan suatu peran konsultatif pada proyek dengan memberikan templates, best practice, training, akses informasi dan lesson learned dari proyek lainnya. Tipe ini memiliki tingkat pengendalian yang rendah.
- Mengendalikan (Controlling). PMO pengendali memberikan dukungan dan mensyaratkan pemenuhan melalui berbagai arti. Pemenuhan dapat mencakup adopsi metodologi dan framework manajemen proyek, penggunaan spesifik templates, format, dan alat atau kesesuaian dengan tata laksana. Tipe ini memiliki tingkat pengendalian yang moderate.
- Mengarahkan (Directive). PMO pengarah mengambil alih proyek dengan mengelola proyek secara langsung. Tipe ini memiliki tingkat pengendalian yang tinggi.
Manfaat PMO
Sesuai dengan perannya, implementasi PMO diharapkan akan memberikan banyak manfaat, diantaranya adalah :
- Peningkatan jumlah proyek yang mampu mencapai target yaitu sesuai waktu dan biaya serta lingkup pekerjaan.
- Investasi proyek menjadi lebih sejalan dengan strategi perusahaan.
- Pengelolaan yang lebih efisien atas sumber daya perusahaan seperti SDM, teknis, dan keuangan.
- Menurunkan tingkat risiko dan insiden yang lebih kecil.
- Mengurangi biaya overhead proyek dan birokrasi.
- Meningkatkan kemampuan organisasi untuk merencanakan hasil proyek masa depan.
Manfaat aplikasi PMO pada berbagai organisasi bisnis telah disurvey oleh beberapa lembaga penelitian. Hasil survey menunjukkan bahwa aplikasi PMO secara garis besar telah memberikan dampak positif atas kinerja proyek. Salah satu survey yang dilaporkan oleh Project Management Institute (PMI) atas penerapan PMO pada tahun 2010, memberikan hasil sebagai berikut :
- Penurunan tingkat kegagalan proyek sebesar 31%.
- Sebanyak 30% Proyek mengalami under budget.
- Sebanyak 21% proyek mengalami peningkatan produktifitas.
- Menghasilkan 19% proyek yang selesai lebih cepat dari target waktu.
- Efisiensi rata-rata per proyek sebesar US$567.000 atau sekitar Rp 7,65 miliar (1 US$ = Rp 13.500,-).
Bagi perusahaan konstruksi, manajemen operasi akan banyak mengadopsi manajemen PMO dimana tim manajemen operasi bersifat dedicated. Portofolio proyek akan dikelompokkan berdasarkan spesialisasi, wilayah, atau nilai kontrak. Walaupun demikian, manajemen operasi ini bukanlah PMO dimana perbedaan yang paling nyata adalah bahwa PMO mengelola berbagai program dan proyek strategis organisasi, sedangkan manajemen operasi mengelola berbagai proyek operasi perusahaan konstruksi.
Referensi : Buku Advanced and Effective Project Management
Untuk melihat daftar artikel ⇒ Table of Content, dan konsultasi Project Management ⇒ Konsultasi. Daftar karya ada pada ⇒ Innovation Gallery, dan daftar riset pada ⇒ Research Gallery